8D: ¿Qué son las 8 Disciplinas?

Es es la etapa inicial del problema, donde se recibe la notificación del problema presentado y declara el síntoma presentado, es decir lo que el cliente percibe.

En esta disciplina es muy importante la mayor información del problema presentada, para determinar la criticidad del problema y evaluar su riesgo, para definir con el cliente las acciones inmediatas a tomar.

Por ejemplo, imaginemos el caso que la queja es relacionada con un asunto que pone en riesgo la integridad física de las personas. Antes de ponernos a analizar las causas, tenemos que efectuar acciones directas e inmediatas para responder a dicha emergencia.

En base al tipo de problema y su alcance, a que productos o servicios impacta, en esta disciplina se postula un líder para la formación de su equipo de trabajo que tenga las habilidades, la experiencia y la autoridad necesaria para colaborar en la resolución del problema y la implementación de las acciones resultantes de los análisis. Debe ser adeás interdisciplinario, con la participación de todas las funciones y niveles involucrados.

Un punto importante para ejecutar correctamente esta disciplina, es considerar es la disponibilidad de tiempo de los integrantes del equipo para poder asistir a las reuniones periódicas. Es importante nombrar un “champion” y un líder de equipo para asegurar la asignación de recursos, así como la definición de roles y responsabilidades, para la eficaz participación del equipo.

Si por ejemplo tenemos un problema recurrente de no entregar a tiempo una pieza x, entonces involucrar al personal desde la línea de producción, calidad, ingeniería, embarques, y los que sean necesarios de acuerdo al caso.

En 8Ds la definición del problema es muy importante para poder solucionarlo y prevenir su recurrencia, es por eso que debemos saber claramente que fue lo que falló o no salió como esperábamos. Se debe de realizar la descripción del problema de una forma clara y concisa en esta disciplina, para tener una mayor probabilidad de éxito, podemos hacer el uso de algunas herramientas como la recolección de datos, análisis de paretos, es/no es, etc. Esto para ayudarnos a describirlo de una manera más detallada.

Para describir correctamente un problema en 8Ds, podemos tomar en cuenta las siguientes pautas para nuestro enunciado del problema:

• • No contiene una causa
  • No contiene la contramedida
  • Dentro del alcance
  • Corto
  • Enfocado en la situación actual y el espacio
  • Claro y entendible
  • Descriptivo de la situación deseada
  • Factual
  • Medible

Un ejemplo para esta disciplina podría ser:

“El indicador de entregas a tiempo del área de STK, durante el mes de Marzo de 2022, muestra 72% incumpliendo con la meta del 98%. Los productos afectados son los STK-3 en todos los turnos. El problema es recurrente y se presentó durante el mes con 2,450 unidades de los productos elaborados en la línea STK-3 únicamente, No. de parte STK-375.Esto impacta potencialmente la entrega al cliente de su línea: ABCDEF.”

En la tercer disciplina de las 8Ds se necesita “contener” el problema, es decir una acción provisional que evite que el cliente siga teniendo el problema. Esto nos ayuda a tener tiempo para el correcto análisis de causa raíz del problema.

Para nuestro ejemplo, podemos efectuar:

• • Generación y logística de inventario de seguridad
  • Generación de tiempo extra en la línea para asegurar la producción del día

Es muy importante después de implementar la acción de contención, verificarla y asegurarnos de que está dando resultado consistentemente. Solo retirar la acción de contención una vez que el problema ha sido resuelto y validadas sus acciones permanentes.

En esta cuarta disciplina se tiene el objetivo del análisis de las posibles causas, una de las herramientas más usadas en el diagrama de causa-efecto (Ishikawa), muy efectivo debido a la que considera las 6M más comunes (máquina, mano de obra, medición, medio ambiente, materiales, métodos) que pudieran afectar al proceso.

Y aunque se pueden aportar muchas ideas durante el desarrollo de la metodología 8Ds, unas pocas de ellas son las verdaderas culpables del problema. Es por eso que él es clave el equipo de trabajo para determinar las son las causas se deben analizar. 5 porqués es una técnica también de mucha utilidad en el análisis.

Es clave el enfoque del equipo de trabajo para determinar las causas. Los 5 por qués es una técnica muy útil en el análisis. Utilizar herramientas estadísticas también es importante para realizar las pruebas e investigaciones requeridas.

En este paso es donde deberemos realmente profundizar y llegar hasta las causas de fondo de los problemas, no quedarnos en la superficie.

En este ejemplo, a través del uso del diagrama de Ishikawa, y recolección de información, se llegó a la siguiente cadena de eventos:

¿Por qué no se entrega a tiempo el producto STK-375?

El análisis de datos nos destacó que este es el único modelo que lleva la pieza bx7, un soporte mecánico guía.

Analizando el proceso en la línea STK-3 al estar procesando el modelo STK-375, se observa que la pieza bx7se atora en la máquina. Esto causa problemas y se tiene que parar y hacer ajustes, por lo cual no se cumple con la cantidad de piezas a producir y entregar. Pero ¿Por qué se atoran?

Al revisar la pieza bx7, se nota que se recibe con rebaba, esto genera el atorón. Si paramos aquí, diríamos que tenemos que rebabar (hacer otra operación adicional a la pieza) antes de meterla. Pero seguimos investigando. ¿A que se debe la rebaba?

Revisando el proceso de corte de la pieza bx7, a primera vista no se observa nada extraño. Pero después de dos turnos encontramos la rebaba. Entonces nos damos cuenta de que los discos de corte de la sierra están desafilados. Pero ¿Por qué?

Al investigar más, vemos que no tenemos un programa de afilado/cambio de sierra. Hemos encontrado la causa raíz del problema.

En esta etapa de las 8Ds se deben de validar las causas que generaron el problema, esto con la finalidad de asegurar la eliminación de la causa raíz y establecer un plan de acción en el que se detalla las actividades a realizar, el responsable y el tiempo definido para la implementación.

En nuestro ejemplo de 8Ds, se determinaron varias acciones correctivas.

En esta sexta disciplina se tiene como objetivo ejecutar el plan de acción definido. Se debe seguir el plan de validación para asegurar la eficacia de estas soluciones y de este modo asegurar que el problema no volverá a ocurrir.

Al implementar las acciones en 8Ds les damos seguimiento para verificar que el problema fue efectivamente resuelto. Nuestro indicador de entregas a tiempo volvió a cumplir con el 98%.

Recuerda que en este paso debemos asegurar de retirar las acciones de contención.

Una vez que se ha realizado la validación de las acciones con 8Ds, debemos prevenir cualquier recurrencia del problema. En la séptima disciplina es muy importante revisar todo el sistema administrativo, de operación, procedimientos, documentación, etc. La estandarización nos ayuda a voltear a ver otros procesos, productos similares que pudieran presentar el problema y poder prevenir la ocurrencia.

En el 8Ds revisamos el AMEF, plan de control y documentación del sistema de calidad, incluyendo los temas también en las auditorias por capas.

Actualizamos nuestro sistema de lecciones aprendidas, esto nos ayudará a tener una idea de qué acciones se implementaron en caso de ser necesario con algún problema similar.

El llegar el cierre exitoso de un 8D, es la muestra de la participación ordenada y efectiva del equipo de trabajo, la organización debe establecer sistema de reconocimiento a dicho trabajo, donde se incentive la participación y colaboración de la organización en la metodología.

¡Se reconoció a nuestro equipo por su valiosa participación!

En el uso de las 8 Disciplinas podría aplicar el refrán “Un capitán no se hace experto en mares tranquilos, sino en las peores tormentas” es así como las organizaciones ponen en práctica esta metodología para desarrollar la habilidad de resolver problemas dentro de los equipos de trabajo en las situaciones más críticas.