8D’s: ¿Qué son las 8 Disciplinas?

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Las 8 Disciplinas (8D’s) es la metodología para el análisis y resolución de problemas, en los últimos años ha sido una excelente herramienta utilizada por las organizaciones para estandarizar el correcto seguimiento a los problemas reportados.

Mediante la formación de un equipo “competente” y “multidisciplinario”, siguiendo el proceso de análisis y el uso de las diferentes herramientas de calidad, acompañado de una toma de decisión estructuradas en 8 disciplinas, permite resolver los problemas, basando en datos objetivos y no en opiniones subjetivas.

El uso de la metodología ayuda a una comunicación efectiva en la organización de los problemas presentados, que una vez que han sido resueltos y las acciones permanentes han sido implementadas, se deben validar para evitar una recurrencia del problema.

Se le llama 8D porque son 8 Disciplinas las se deben de poner en práctica durante el desarrollo de la metodología.

A continuación, daremos un breve repaso en cada una las 8 Disciplinas:

D0 Respuesta a la emergencia

En es la etapa inicial del problema, donde se recibe la notificación del problema presentado y declara el síntoma presentado, es decir lo que el cliente percibe.

En esta etapa es muy importante la mayor información que se pueda obtener del problema presentado, para determinar la criticidad del problema y evaluar el riesgo del problema presentado. Para definir con el cliente las acciones inmediatas a tomar una vez evaluado el problema, así como el inicio de la metodología 8D por parte del proveedor.

D1 Definir equipo de trabajo

En esta metodología se realiza la organización del grupo de personas, que tenga las habilidades, la experiencia y la autoridad necesaria para colaborar en la resolución del problema y la implementación de las acciones resultantes de los análisis. Un punto importante a considerar es la disponibilidad de tiempo de los integrantes del equipo para poder asistir a las reuniones periódicas. Es por eso la importancia de nombrar un “champion” y un líder de equipo para asegurar la asignación de recursos, así como la definición de roles y responsabilidades durante el desarrollo de la metodología, para la eficaz participación del equipo “multidisciplinario”

D2 Descripción del problema

La definición del problema es muy importante para poder solucionarlo y prevenir su recurrencia, es por eso que debemos saber claramente que fue lo que falló o no salió como esperábamos. Se debe de realizar la descripción del problema de una forma clara y concisa, para tener una mayor probabilidad de éxito, podemos hacer el uso de algunas herramientas como la recolección de datos, análisis de paretos, es/no es, etc. Esto para ayudarnos a describirlo de una manera más detallada.

D3 Implementación de acciones de contención

Para la implementación de una acción correctiva permanente no puede ser inmediata, por lo tanto, se necesita “contener” el problema, es decir poner un “parche” con una acción provisional que evite que el cliente siga teniendo el problema, esto nos ayuda a tener tiempo para el correcto análisis de causa raíz del problema.

Es muy importante retirar la acción de contención una vez que el problema ha sido resuelto y validadas sus acciones permanentes de solución.

D4 Identificación de Causa Raíz

En esta disciplina se tiene el objetivo del análisis de las posibles causas, una de las herramientas más usadas en el diagrama de causa-efecto (Ishikawa), muy efectivo debido a la que considera las 6M más comunes (máquina, mano de obra, medición, medio ambiente, materiales, métodos) que pudieran afectar al proceso. Y aunque se pueden aportar muchas ideas durante el desarrollo de la metodología, unas pocas de ellas son las verdaderas culpables del problema. Es por eso que él es clave el equipo de trabajo para determinar las son las causas se deben analizar. El 5 por qué es una técnica también de mucha utilidad en el análisis.

D5 Definición de acciones correctivas permanentes

En esta etapa se deben de validar las causas que generaron el problema, esto con la finalidad de asegurar la eliminación de la causa raíz y establecer un plan de acción en el que se detalla las actividades a realizar, el responsable y el tiempo definido para la implementación.

D6 Implementación y validación de acciones correctivas permanentes

En esta disciplina se tiene como objetivo ejecutar el plan de acción para implementar las acciones permanentes. Se debe seguir el plan de validación para asegurar la eficacia de estas soluciones y de este modo asegurar que el problema no volverá a ocurrir.

Recuerda que en este paso debemos asegurar de retirar las acciones de contención.

D7 Acciones preventivas

Una vez que se ha realizado la validación de las acciones, debemos prevenir cualquier recurrencia del problema. Es muy importante revisar todo el sistema administrativo, de operación, procedimientos, documentación, etc. La estandarización nos ayuda a voltear a ver otros procesos, productos similares que pudieran presentar el problema y poder prevenir la ocurrencia.

Actualizar nuestro sistema de lecciones aprendidas, nos ayudará a tener una idea de qué acciones se implementaron en caso de ser necesario con algún problema similar.

D8 Reconocimiento al equipo

El llegar el cierre exitoso de un 8D, es la muestra de la participación ordenada y efectiva del equipo de trabajo, la organización debe establecer sistema de reconocimiento a dicho trabajo, donde se incentive la participación y colaboración de la organización en la metodología.

En el uso de las 8 Disciplinas podría aplicar el refrán “Un capitán no se hace experto en mares tranquilos, sino en las peores tormentas” es así como las organizaciones ponen en práctica esta metodología para desarrollar la habilidad de resolver problemas dentro de los equipos de trabajo en las situaciones más críticas.

 

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