Checklist / Hoja de Verificación

Preguntas frecuentes

Las Hojas de Verificación son utilizadas para realizar seguimiento y verificación de tareas, actividades o elementos específicos.

Su objetivo primordial es lograr que el recolector de la información esté en capacidad de reunir y organizar datos en un formato tal que les permita un análisis eficiente y fácil.

Las Hojas de Verificación sirven para lo siguiente:

• • Proporcionan un medio para registrar de manera eficiente los datos que servirán de base para subsecuentes análisis
  • Proporcionan registros históricos, que ayudan a percibir los cambios en el tiempo
  • Facilitan el inicio del pensamiento estadístico
  • Ayudan a traducir las opiniones en hechos y datos
  • Se pueden usar para confirmar las normas establecidas
  • Facilitan el cumplimiento del trabajo

Hay tres tipos de Hojas de Verificación que se pueden emplear:

1. Hoja para registros de datos: es una estructura organizada donde se registran datos específicos de un proceso, producto o actividad. Permite tener un registro detallado y sistemático de las mediciones, observaciones o cualquier información relevante.

Algunos elementos clave de esta hoja incluyen:

• • • Fecha y Hora: Para identificar cuándo se realizó el registro.
    • Descripción del Dato: Explicación detallada de qué se está registrando.
    • Valor o Medición: El dato cuantitativo o cualitativo que se está registrando.
    • Responsable: La persona encargada de registrar los datos.

La Hoja para Registros de Datos es esencial para el análisis posterior y la toma de decisiones basadas en datos sólidos.

2. Hoja de Localización: es fundamental para registrar la ubicación precisa de elementos dentro de un proceso, máquina, producto o cualquier área que requiera un control espacial.

Algunos aspectos clave de esta hoja incluyen:

• • • Identificación del Elemento: Número o nombre único para el elemento que se está ubicando.
    • Ubicación Específica: Detalles sobre dónde se encuentra exactamente el elemento.
    • Referencias Adicionales: Información que facilite la localización, como referencias a puntos de referencia cercanos.

La Hoja de Localización es valiosa en entornos de producción y almacenamiento para garantizar una gestión eficiente del espacio y de los elementos dentro de él.

3. Lista de Verificación: es una herramienta estructurada que ayuda a garantizar que todas las tareas, pasos o elementos esenciales de un proceso o proyecto se completen de manera adecuada y en orden.

Algunos componentes clave incluyen:

• • • Ítems a Verificar: Una lista de los elementos o pasos que deben ser revisados.
    • Estado o Verificación: Un espacio para marcar si el ítem ha sido verificado y está correcto.
    • Notas Adicionales: Espacio para comentarios o detalles relevantes.

Las Listas de Verificación son cruciales para evitar omisiones y errores en procesos críticos.

Los puntos o ítems que debe llevar una hoja de verificación pueden variar según el contexto y el propósito de uso. Sin embargo, a continuación, mencionaremos algunos elementos comunes que suelen incluirse en una hoja de verificación:

1. Título o nombre de la hoja de verificación: Esto ayuda a identificar claramente el propósito de la hoja y el proceso o actividad que se está verificando.

2. Fecha y número de versión: Registrar la fecha en la que se realiza la verificación y el número de versión de la hoja de verificación es importante para mantener un registro adecuado y permitir la revisión de versiones anteriores.

3. Descripción de la actividad o tarea: Indicar de manera clara y concisa la actividad o tarea que se va a verificar. Esto puede incluir una breve descripción de los requisitos o criterios que deben cumplirse.

4. Ítems o puntos de verificación: Aquí se enumeran los elementos específicos que deben ser verificados. Cada ítem representa un aspecto o requisito que debe cumplirse. Por ejemplo, en el caso de una hoja de verificación para la inspección de un producto, los ítems podrían incluir dimensiones, características visuales, etiquetado, embalaje, etc.

5. Criterios de aceptación o rechazo: Establecer criterios claros de aceptación o rechazo para cada ítem en la hoja de verificación ayuda a determinar si se cumple con los requisitos. Estos criterios pueden estar basados en especificaciones técnicas, normas, regulaciones o estándares de calidad.

6. Columnas para registrar los resultados: Se deben incluir columnas para que el verificador registre los resultados de la verificación. Por lo general, se utilizan marcas de verificación, cruces o indicadores visuales para indicar si se cumple o no con cada ítem.

7. Espacio para comentarios o notas adicionales: Es útil contar con un espacio adicional donde los verificadores puedan agregar comentarios, observaciones o detalles relevantes sobre cada ítem o la verificación en general.

Recuerda que la estructura y los elementos de una hoja de verificación pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada situación o proceso. Es importante que la hoja de verificación sea clara, fácil de entender y que cubra todos los aspectos relevantes que necesitan ser verificados.

1. 1. Defina claramente el propósito de la recolección de los datos
   2. Decida cómo recolectar los datos (5W1H)
   3. Estime el total de datos que serán recolectados
   4. Decida el formato de la hoja
   5. Escriba los datos en la hoja
   6. Verifique una vez más su factibilidad de uso

Un ejemplo de cómo podría quedar una hoja de verificación para contabilizar las frecuencias de llegadas por rangos de horas, con intervalos de 10 minutos entre las 12 PM y la 1 PM:

Al utilizar esta hoja de verificación, el personal del restaurante puede registrar de manera sistemática la frecuencia de llegadas por intervalos de 10 minutos durante la hora del almuerzo. Esto proporciona una visión más detallada de los patrones de llegada de los clientes y puede ayudar en la planificación y asignación de recursos.

La Hoja de Verificación que se muestra fue creada para registrar el tipo de defecto que puede ocurrir en un estado de cuenta de crédito.

El registro se lleva a cabo cada mes.

Esta Hoja de Verificación registra el tipo de defectos que puede ocurrir en la elaboración del cristal parabrisas para un automóvil.

La Hoja de Localización que se muestra es utilizada para recolectar datos acerca de los defectos encontrados en la parte frontal de la puerta de un auto. El responsable marca el lugar donde se percibe el defecto.

Es una enumeración de elementos dispuestos en una secuencia determinada. Se utiliza para evitar la omisión de pasos en procedimientos largos.

Una lista de verificación que puedes utilizar para verificar que no se omitan pasos al realizar una tarea cotidiana sencilla, como preparar una taza de café:

1. Reunir los materiales necesarios:

• • Cafetera
  • Filtro de café
  • Café molido
  • Agua
  • Taza

2. Verificar el nivel de agua en la cafetera y agregar la cantidad adecuada.

3. Colocar el filtro de café en la cafetera.

4. Medir la cantidad de café molido necesaria y agregarlo al filtro.

5. Asegurarse de que la cafetera esté correctamente enchufada.

6. Encender la cafetera y esperar a que termine el ciclo de preparación.

7. Verificar que la taza esté colocada en el lugar adecuado para recibir el café.

8. Verter el café preparado en la taza.

9. Apagar la cafetera y desconectarla.

10. Desechar el filtro de café usado y limpiar la cafetera si es necesario.

Una lista de verificación como esta, te servirá como una guía paso a paso para asegurarte de que no se omitan pasos importantes en tu proceso.

• Visualice todos los datos de manera global
• Enlace la Hoja de Verificación con las otras herramientas básicas
• La Hoja de Verificación debe de cumplir con el objetivo que se definió para su uso
• Realice las acciones correctivas tan pronto como sea posible

Una lista de verificación tiende a ser una herramienta más simple y lineal que proporciona una guía paso a paso. Por lo general su enfoque es simplemente servir como una guía de tareas, para ir confirmando que no omitamos alguno de los pasos. Mientras que una hoja de verificación es una herramienta más estructurada y completa que incluye elementos adicionales para el registro y seguimiento sistemático de la verificación, por lo general con mas criterios y la opción de anotar datos y conceptos de lo que se está registrando.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la terminología puede variar y ambos términos a menudo se utilizan de manera intercambiable en la práctica.

No existe un número estándar para una lista de verificación. Pero es importante que tu lista contenga la cantidad adecuada de ítems para cubrir todos los aspectos que necesitan ser verificados, y también debe ser lo suficientemente concisa para ser práctica. Demasiados ítems pueden hacerla complicada y llevar más tiempo completarla, mientras que muy pocos ítems pueden no abarcar todos los puntos necesarios.

El número de ítems en una lista de chequeo debe ser determinado en función de la complejidad y los requisitos específicos de la actividad o proceso, asegurando que se cubran todos los aspectos importantes sin volverse abrumadora o innecesariamente larga.

1. Abre Excel y crea un nuevo libro o hoja de cálculo.

2. Escribe los ítems de verificación en la primera columna, cada uno en una fila diferente.

3. En la columna adyacente, agrega una casilla de verificación para cada ítem. Puedes usar el formato de número de casilla de verificación en la pestaña «Inicio».

4. Copia la casilla de verificación en las celdas correspondientes a los demás ítems arrastrando la esquina inferior derecha.

5. Si deseas agregar una columna para observaciones, inserta una columna adicional a la derecha de las casillas de verificación.

6. Personaliza el formato de tu lista de verificación según tus preferencias, como agregar un título, aplicar estilos o ajustar el ancho de las columnas.

7. Guarda el archivo de Excel para conservar tu lista de verificación y compártela según sea necesario.

Una buena lista de verificación, además de ahorrarte dolores de cabeza, pérdidas de tiempo y omisiones, también nos puede asegurar que otras personas puedan llevar a cabo tareas importantes de manera consistente.

¡Son una herramienta sencilla y muy útil!

DERECHOS DE USO: Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte de este material sin la correcta atribución correspondiente o sin la autorización previa por escrito de Servicios Profesionales de Alta Consultoría S.C. (SPC Consulting Group) o de los titulares correspondientes.
Usted deberá citar este artículo copiando y pegando el siguiente texto:

Checklist / Hoja de Verificación
SPC Consulting Group
https://spcgroup.com.mx/checklist/

Si deseas saber más sobre Hojas de Verificación, comunícate hoy con nosotros, o te invitamos a nuestros próximos entrenamientos en diferentes ciudades como Monterrey, Querétaro, Guadajalara, entre otras dentro y fuera de la República Mexicana y en modalidad online desde cualquier ciudad.