Se ha reconocido durante los últimos 30 años que la gestión de proyectos es una herramienta eficiente para manejar el desarrollo de un producto o servicio ya sea simple o complejo. Es más eficiente que los métodos tradicionales de gestión, como la práctica de las divisiones funcionales en una organización jerárquica formal, para manejar tales situaciones.
El proceso de poner en marcha nuevos proyectos y ponerlos en el mercado impone exigencias a las organizaciones y requiere técnicas de gestión diferentes de las necesarias para mantener las operaciones diarias.
El uso de la gestión de proyectos se ha asociado con problemas complejos y novedosos, que inevitablemente le denominan proyecto. En consecuencia, el éxito de la gestión del proyecto a menudo se ha asociado con el resultado final del proyecto.
Con el tiempo se ha demostrado que la gestión y el éxito del proyecto no están necesariamente relacionados. Los objetivos tanto de la gestión del proyecto como del proyecto son diferentes, el control del tiempo, el costo y el progreso, que a menudo son los objetivos de la gestión del proyecto, no debe confundirse con la medición del éxito del proyecto.
Proyecto de éxito o fracaso
La definición de un proyecto ha sugerido que existe una orientación hacia objetivos superiores y a largo plazo. Los parámetros importantes dentro de los objetivos serán el retorno de la inversión, la rentabilidad, la competencia y la capacidad del mercado.
Existe una serie de variables y factores que afectarán la capacidad de lograr estos objetivos
- Un objetivo realista
- Competencia
- Satisfacción del cliente
- Un objetivo definido
- Rentabilidad
- Terceros
- Disponibilidad del mercado
- El proceso de implementación
- El valor percibido del proyecto
Solo dos de los elementos de esta lista estarían directamente dentro del alcance de la gestión del proyecto como se definió anteriormente.
Estas son, las definiciones de un objetivo y el proceso de implementación. Esto indicaría que la gestión del proyecto y sus técnicas son solo un subconjunto del contexto más amplio del proyecto.
La gestión del proyecto desempeña un papel en el éxito del proyecto, pero ese papel se ve afectado por muchos otros factores fuera del control directo del gerente del proyecto. Esto comenzaría a explicar por qué los proyectos pueden tener éxito o fracasar independientemente del proceso de gestión del proyecto.
Durante la definición en la gestión de un proyecto se sugiere un plazo más corto y un contexto más específico para el éxito. Los resultados del éxito de la gestión de proyectos son muchos. Incluirían los indicadores obvios de finalización del presupuesto, la satisfacción del cronograma del proyecto, los estándares de calidad adecuados y el cumplimiento del objetivo del proyecto. Los factores que pueden hacer que la administración del proyecto no logre estos objetivos incluyen:
- Base inadecuada para el proyecto;
- Persona equivocada como gerente de proyecto;
- La alta gerencia no apoya;
- Tareas inadecuadamente definidas;
- Falta de técnicas de gestión de proyectos;
- Técnicas de gestión mal utilizadas;
- Cierre del proyecto no planificado;
- Falta de compromiso con el proyecto.
Estos factores sugerirían que la gestión exitosa del proyecto requiere planificación con el compromiso de completar el proyecto; nombramiento cuidadoso de un gerente de proyecto calificado; dedicar tiempo a definir el proyecto adecuadamente; planificar correctamente las actividades en el proyecto; asegurar flujos de información correctos y adecuados; generar actividades cambiantes para lograr cambios frecuentes con dinámica; direccionar las metas personales de los empleados con su desempeño y recompensas; y comenzar de nuevo cuando se han identificado errores en la implementación.
La adaptación entre el proyecto y la gestión del proyecto
Anteriormente se sugirió que existe una relación muy estrecha entre la gestión de proyectos y los proyectos, ya que el primero es un subconjunto del segundo. Sin embargo, existe confusión entre los dos en la práctica. Esta confusión podría haber surgido debido a tres factores:
1. Administración del tiempo: el éxito del proyecto a menudo se comenta al final de la fase de gestión del proyecto. En este momento se conocerá el conocimiento sobre el éxito de la gestión del proyecto porque se pueden medir el presupuesto, el calendario y los criterios de calidad. Aquí cada una de las partes podrá comparar los requisitos de datos originales con lo que se logra. En términos de estándares de calidad, podría ser monitoreado por la cantidad de re trabajo o por el grado de satisfacción del cliente.
2. Confusión de objetivos: los objetivos del éxito del proyecto y el éxito de la gestión del proyecto a menudo están entrelazados. En lugar de identificar claramente a los dos como grupos separados, se muestra que son un solo conjunto homogéneo.
Debido a esta falta de distinción, se considera que los dos conjuntos de objetivos están correlacionados.
3. Facilidad de medición: dos de los objetivos dentro de la gestión de proyectos son comunes en todos los proyectos y son fáciles de medir cuantitativa mente. Estos son el cumplimiento del presupuesto y el calendario. Debido a estas medidas fácilmente identificables, es fácil concentrarse en la gestión del proyecto y su éxito en lugar del contexto más amplio del proyecto.
Conclusiones
Hemos resaltado la superposición que existe entre los proyectos y la gestión de proyectos y la confusión que puede surgir del uso común de estos términos. También hemos tratado de resaltar cómo los objetivos de un proyecto y la gestión del proyecto son diferentes y cómo el énfasis de la gestión del proyecto es lograr objetivos específicos y a corto plazo en comparación con los objetivos más amplios de un proyecto.
La conclusión es que hacer que el equipo de gestión del proyecto sea totalmente responsable del éxito parecería inapropiado y que el cliente debería tener un mayor interés en el desarrollo y uso del proyecto.
En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y entrenamientos para implementar Project Management, en tu empresa, mediante nuestros Servicios de Consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones prácticas y efectivas.
Si deseas saber más sobre este artículo, o requieres consultoría especializada para tu empresa comunícate hoy con nosotros, o te invitamos a nuestros próximos entrenamientos en las ciudades de Monterrey, Querétaro, Guadalajara, León y Ciudad de México. Para acceder a nuestro catálogo completo de cursos 2020 haz click aquí.