Preguntas frecuentes
¿Cuales son los tipos de auditorias que existen?
Los tipos de auditorias se clasifican principalmente en funcion de la relacion entre quien realiza la auditoria y quien la recibe:
- Auditorias de Primera Parte: Realizadas por la propia organizacion. Sirven para evaluar el cumplimiento de sus propios estandares y politicas internas
- Auditorias de Segunda Parte: Realizadas por un cliente o proveedor. Su objetivo es verificar si el proveedor o cliente cumple con los requisitos establecidos en el contrato o acuerdo
- Auditorias de Tercera Parte: Realizadas por un organismo externo e independiente. Su proposito es certificar que la organizacion cumple con normas o estandares especificos (por ejemplo, ISO 9001).
¿Que es auditoria y como se clasifica?
Una auditoria es un examen sistematico y objetivo de una actividad, funcion, proceso, sistema o organizacion para determinar si se cumplen con criterios preestablecidos. En otras palabras, es una evaluacion detallada para verificar que todo se este realizando de acuerdo a normas, estandares y objetivos definidos.
Las auditorias se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo del enfoque y el objetivo de la evaluacion.
Por ejemplo:
- Auditoria de sistemas: evaluacion sistematica y objetiva de un conjunto de procesos, procedimientos y recursos de una organizacion, para determinar si cumplen con los requisitos establecidos en una norma (como ISO 9001, ISO 14001, etc.)
- Auditoria de productos: Analiza la calidad, seguridad y conformidad de productos con los requisitos establecidos
- Auditoria de procesos: Evalua la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio
¿Que tipos de auditoria interna existen?
Tipos de auditoria interna:
- Financiera: Evalua los estados financieros y los controles internos contables
- Operativa: Analiza la eficiencia y eficacia de los procesos de negocio
- De cumplimiento: Verifica que se cumplan leyes, regulaciones y normas internas
- De sistemas: Evalua la seguridad y control de los sistemas de informacion
- De calidad: Analiza los procesos y productos para asegurar que cumplen con los estandares de calidad
- De gestion de riesgos: Evalua la identificacion, evaluacion y tratamiento de los riesgos
- De recursos humanos: Analiza las politicas y practicas de gestion de personas
- Ambiental: Evalua el cumplimiento de las normas ambientales
- Social: Evalua el impacto social de las actividades de la organizacion
Pueden existir otros tipos de auditorias internas mas especificas segun las necesidades de cada organizacion
¿Cuales son los tipos de auditoria administrativa?
Tipos de auditoria administrativa:
- Funcional: Evalua el desempeno y la idoneidad de los cargos gerenciales y las dinamicas propuestas desde estos
- Del entorno: Analiza como la empresa se relaciona con su entorno externo (clientes, proveedores, competidores, etc.)
- De sistemas funcionales basicos: Se centra en areas como finanzas, produccion, marketing y recursos humanos
- Analitica: Utiliza tecnicas estadisticas y modelos matematicos para identificar desviaciones y areas de mejora
Estos son los tipos mas comunes. Sin embargo, la clasificacion puede variar segun diferentes autores y enfoques
Auditoria
Examen de un proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva a las disposiciones establecidas y si estas disposiciones se llevan a cabo y son adecuadas para alcanzar los objetivos.
Evidencia de la auditoria
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra fuente de datos que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
Criterios de la auditoria
Conjunto de politicas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.
¿Que es la auditoria de calidad?
Una auditoria de calidad es una evaluacion objetiva de la eficacia de un proceso de calidad y sus partes componentes. Una herramienta para ayudar a la mision de la mejora continua de la organizacion. Es un proceso para verificar hechos, el proposito no es controlar, sino confirmar si tenemos control o no, con la finalidad de obtener “la reduccion de la variabilidad en los procesos y en la administracion”.
Con los datos obtenidos en una auditoria, la direccion y los empleados pueden analizar, controlar y desarrollar sistemas de medida precisos y de uso facil, y entonces medir, controlar y mejorar la administracion de calidad con la finalidad de planificar para el futuro las tendencias de la Organizacion.
Objetivos de las auditorias
Hablar de Auditoria, es hablar de un tema que en muchos anos han recibido una mala reputacion. El proceso es considerado en algunos casos como una medida disciplinaria en lugar de una ayuda para reducir y eliminar los errores.
Las auditorias contribuyen al logro de objetivos, y son esenciales al proceso de verificar el cumplimiento del sistema de administracion de calidad, ademas de verificar que el sistema implementado concuerde con los programas y requerimientos del Cliente. Tambien orientan a la determinacion de la eficacia y eficiencia del sistema y la busqueda de oportunidades de mejora.
Hay una lista de otros beneficios, tales como:
- Asegurar cumplimiento con politicas y objetivos de calidad
- Medir eficacia y eficiencia del Sistema de Administracion de Calidad
- Optimizar la relacion entre el costo y la calidad a partir del analisis de tendencias
- Identificar areas de oportunidad – debilidades
- Proveer datos para cambios mayores
- Promover el entendimiento y responsabilidad entre departamentos
- Evaluar a los proveedor actuales y potenciales
- Permite compartir y desarrollar tecnologia
- Reducir PPM dentro y fuera de la Organizacion
- Agregar valor al Cliente
- Actualizar el tipo de manufactura y areas de oportunidad en la misma
Note que en todos estos ejemplos, la comunicacion entre la direccion, empleados, departamentos, proveedores, clientes y otros, es el resultado integral y positivo del proceso de la auditoria. La comunicacion aumenta y se refuerza mediante la adquisicion y diseminacion de la informacion proporcionada por las auditorias, esto derivado del seguimiento sostenido al cierre de las no conformidades encontradas en estas y dirigidas por la alta direccion.
Tipos de auditorias
En el campo de la administracion de la calidad, existen tres tipos de auditorias. Se diferencian por la naturaleza y relacion entre las organizaciones auditadas y las auditoras.
Las auditorias pueden ser:
- Auditoria de Primera Parte: en las que una organizacion evalua su propia actuacion con recursos internos (auditores internos) y/o contratando personal externo calificado o una firma de consultoria. Tambien suele utilizarse auditorias cruzadas entre plantas pertenecientes al mismo corporativo
- Auditoria de Segunda Parte: en las que una organizacion evalua las actividades de sus proveedores, agentes, etc. Este tipo de auditoria es mas formal. Es tambien aquella que es realizada por el cliente o por la organizacion a sus proveedores. Si el cliente contrata a una firma de consultoria para auditar a sus proveedores, esta es tambien considerada de segunda parte
- Auditoria de Tercera Parte: en las que un tercero, tal como una autoridad reguladora acreditada, audita una organizacion para evaluar sus actividades, documentacion y cumplimiento respecto a requisitos especificos normativos, con una validez del certificado por (3 anos) y se realizan auditorias de control ( como minimo una vez al ano)
Dentro de estos tipos, existen varias categorias de auditorias, que se extienden por el espectro de la funcion de la calidad. La forma y profundidad de su preparacion se determina por el tipo y categoria de la auditoria que se esta llevando a cabo:
a) Auditoria de Procesos VDA 6.3: el alcance de esta auditoria es para valorar y determinar la capacidad de los procesos (capacidad de proceso se entiende como la reproducibilidad exacta de resultados dentro de las tolerancias determinadas o sea si el proceso es capaz de dar un resultado reproducible.
b) Auditoria de Producto VDA 6.5: el alcance de esta auditoria observa la concordancia con la calidad de un producto con el conjunto de especificaciones del cliente, exigencias tecnicas, documentacion de control y fabricacion.
c) Auditorias de Servicio VDA 6.6: el alcance de esta auditoria es para validar servicios de fabricacion, gestion de reclamaciones, avances/flexibilidad, personal, comunicacion, medios y recursos.
d) Auditoria de Sistemas (auditoria de escritorio): esta es una auditoria del Manual de la Calidad y otra documentacion de calidad, para asegurar que cumplen los requisitos de calidad externos, tales como las series de normas de ISO 9000. Este tipo de auditoria se conoce tambien como: Auditoria del Sistema, Auditoria de Escritorio, Auditoria de Adecuacion, Auditoria de Documentacion y Auditoria del Manual de la Calidad (Referencia ISO 9001: 2008, 4.2.1).
e) Auditoria de Conformidad: esta es para determinar si la implementacion sigue los procedimientos, instrucciones de trabajo, plan de calidad, manual de calidad, normas y otros criterios.
f) Auditoria de Seguimiento: se efectua despues de que una organizacion ha obtenido la certificacion y tiene como objetivo el verificar si continua existiendo un sistema de la calidad confiable y eficaz; se lleva a cabo a intervalos de 6 meses o un ano, durante el periodo de registro.
g) Una Auditoria Completa: esta comprende realizar las dos siguientes actividades:
- Auditar el Sistema de Administracion de Calidad: evaluando el cumplimiento del Manual de Administracion de Calidad versus la especificacion tecnica o Sistema de Administracion de Calidad equivalente
- Auditar la Conformidad: una auditoria para determinar si la implementacion sigue y cumple los procedimientos y las instrucciones de trabajo establecidos en la documentacion del Sistema de Administracion de Calidad
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