SIPOC “Cómo realizar un Mapeo de Proceso de Clase Mundial”

¿Qué es?

Sin duda el diagrama de flujo es la herramienta más indicada para representar los pasos de un proceso, pero antes de entrar en estos detalles, nos conviene tener claridad de cómo el proceso se adaptará al resto de la organización. Aquí es donde entra el diagrama SIPOC; su nombre proviene de las iniciales en inglés de Proveedores (Suppliers), Entrada (Input), actividades clave de Proceso (Process), Salida (Output) y Cliente (Customer).

Cómo desarrollarlo

  1. El primer paso es identificar el proceso que representaremos, es decir, el título del proceso. Posteriormente describiremos los pasos 4 o 5 pasos claves del proceso, aquí nos podemos apoyar en un sencillo diagrama de flujo que nos ayude a entender de manera rápida y sencilla el proceso a analizar.
  2. Una vez realizado esto, describiremos las salidas del proceso, ya sea documentos, productos o información generada. Más adelante se hará referencia al cliente final o a las personas dentro de la empresa que recibirán las salidas del proceso.
  3. Lo que sigue es definir las entradas o insumos necesarios para el funcionamiento del proceso.
  4. Finalmente debemos especificar que proveedores internos o externos nos facilitaran dichos insumos. Al realizar este diagrama será más sencillo dar el seguimiento a todo ya que se tiene trazado a nivel general las actividades claves del proceso. Además, conoceremos los insumos que necesitamos y podremos especificar como los obtendremos. Además, al tener muy claras las salidas y los clientes que las recibirán podremos definir las actividades mas efectivas.

Para qué se utiliza

Se trata de un sistema de ayuda que permite establecer de mejor manera una serie de ideas, con el propósito de satisfacer las necesidades de un cliente, es decir, que también facilita el entendimiento entre ambas partes para generar una mayor efectividad desde el momento de la recopilación o ingreso de datos, hasta la salida o muestreo a los usuarios.

También permite un mayor conocimiento o entendimiento de la manera en que se trabaja y se efectúan los procedimientos, dando una descripción asertiva de lo que se hace, impidiendo así también la aparición de posibles errores o fallas durante los procesos, siguiendo una serie de normas establecidas para mejorar la gestión en calidad.

¿Cuáles son los beneficios que obtienes?

  • Es bastante simple de usar y no requiere de costosas herramientas o software (se pueden crear utilizando una pluma y papel)
  • Funciona mejor en entornos de intercambio de ideas donde se evaluó un proceso antes de transformarse en un proyecto de mejora. El acto de 5 secciones SIPOC como un mensaje para los miembros del equipo a pensar en cada área en detalle y capturar la información clave
  • Es una representación esquemática “amplia” que tiene la facilidad de agregar el mayor detalle que se requiera en el proceso

Consejos para una mejor realización

  • Generar una lluvia de ideas en la cual se consideren las mejores y que conduzcan a procesos robustos bien formados
  • Realizar un enfoque en actividades simplificadas, es decir, eliminar al máximo los procesos incensarios que compliquen el mapeo y que lleven a una serie de actividades innecesarias o complicadas tanto para el cliente como para el usuario
  • Es muy importante iniciar con procesos que mejoren la percepción del cliente
  • Emplear palabras simples y conexiones concisas que no permitan la interpretación errónea por parte del cliente
  • Siempre definir un punto inicial con un punto de salida concreto que no deje dudas sobre la culminación del mismo
  • Usar simbologías y cuadros de referencias que permitan una mejor conectividad de ideas

El diagrama SIPOC te servirá para delimitar los alcances del proceso que se esté diseñando, y será mucho más sencillo demostrar su contribución al resto de la organización. Además, esta representación te permite encontrar los puntos débiles que generan problemas sobre tu proceso. Por otro lado, esta herramienta es muy útil cuando se ejecutan procesos muy complejos; será muy práctico incluir diagramas SIPOC en los manuales de procedimientos para que el personal entienda fácilmente los requerimientos y los resultados de sus procesos.

Conclusión:

En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y entrenamientos para implementar SIPOC en tu empresa, mediante nuestros Servicios de Consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones prácticas y efectivas.

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