Un indicador clave de desempeño es un valor medible que demuestra la eficacia con que una empresa está logrando los objetivos clave comerciales. Las organizaciones usan KPI en múltiples niveles para evaluar su éxito en alcanzar sus objetivos. Los KPI de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento general de la empresa, mientras que los KPI de bajo nivel pueden centrarse en procesos en departamentos como ventas, marketing, recursos humanos, soporte y otros.
¿Qué hace que un KPI sea efectivo?
Con demasiada frecuencia, las organizaciones adoptan ciegamente KPI reconocidos por la industria y luego se preguntan por qué ese KPI no refleja un resultado que manifieste el rumbo del negocio y no tiene afectación en algún cambio positivo del negocio. Uno de los aspectos más importantes, pero a menudo pasados por alto, de los KPI es que son una forma de comunicación. Como tal, cumplen con las mismas reglas y mejores prácticas que cualquier otra forma de comunicación. Es mucho más probable que la información precisa, clara y relevante sea absorbida y actuada.
En términos de desarrollar una estrategia para formular KPI, su equipo debe comenzar con los conceptos básicos y comprender cuáles son sus objetivos organizacionales, cómo planea alcanzarlos y quién puede actuar sobre esta información. Este debería ser un proceso interactivo que implique comentarios de analistas, jefes de departamento y gerentes. A medida que se desarrolla esta misión de búsqueda de hechos, obtendrá una mejor comprensión de qué procesos comerciales deben medirse con un panel de KPI y con quién se debe compartir esa información.
¿Cómo definir un KPI?
La definición de indicadores clave de rendimiento puede ser complicado. La palabra KPI es «indicador clave» porque cada KPI debería estar relacionado con un resultado comercial específico con una medida de rendimiento. Los KPI a menudo se confunden con las métricas empresariales. Aunque a menudo se usan con el mismo espíritu, los KPI deben definirse de acuerdo con los objetivos comerciales fundamentales o críticos.
Preguntas que nos ayudan a definir un KPI:
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- ¿Cuál es tu resultado deseado?
- ¿Por qué es importante este resultado?
- ¿Cómo vas a medir el progreso?
- ¿Cómo puedes influir en el resultado?
- ¿Quién es responsable del resultado del negocio?
- ¿Cómo sabrá que ha logrado su resultado?
- ¿Con qué frecuencia revisará el progreso hacia el resultado?
Como ejemplo, supongamos que el objetivo es aumentar los ingresos por ventas este año. Nuestro KPI se llamará Crecimiento de ventas. Así es como se puede definir un KPI:
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- Para aumentar los ingresos por ventas en un 20% este año
- Alcanzar este objetivo permitirá que el negocio sea rentable
- El progreso se medirá como aumento en los ingresos medido en pesos
- Contratando personal de ventas adicional, con promociones a clientes existentes para que compren más productos
- El director de ventas es responsable de esta métrica
- Los ingresos habrán aumentado un 20% este año
- Será revisado mensualmente
¿Qué es un KPI SMART?
Una forma de evaluar la relevancia de un indicador de rendimiento es utilizar los criterios SMART. Las letras generalmente se toman para representar las siguientes palabras en inglés. Specific (Específico), Measurable (Medible), Attainable (Alcanzable), Relevant (Relevante), Time bound (con límite de tiempo). En otras palabras:
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- ¿Su objetivo es específico?
- ¿Puedes medir el progreso hacia ese objetivo?
- ¿Es el objetivo realista alcanzable?
- ¿Cuán relevante es el objetivo para su organización?
- ¿Cuál es el marco de tiempo para lograr este objetivo?
Los criterios INTELIGENTES también se pueden ampliar para ser MÁS INTELIGENTES con la adición de evaluar y reevaluar. Estos dos pasos son extremadamente importantes, ya que aseguran que evalúe continuamente sus KPI y su relevancia para su negocio. Por ejemplo, si ha excedido su objetivo de ingresos para el año en curso, debe determinar si es porque estableció su objetivo demasiado bajo o si es atribuible a algún otro factor.
Cómo escribir y desarrollar KPI
Al escribir o desarrollar un KPI, debe considerar cómo ese KPI se relaciona con un resultado u objetivo comercial específico. Los KPI deben personalizarse para su situación comercial y deben desarrollarse para ayudarlo a alcanzar sus objetivos. Siga estos pasos cuando escriba un KPI:
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- Escribe un objetivo claro para su KPI
- Comparta su KPI con todas las partes que se relaciones con el mismo
- Revisar el KPI semanalmente o mensualmente
- Asegúrese de que el KPI sea accionable
- Evolucionar su KPI para adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa
- Verifique que el KPI sea alcanzable
- Actualice sus objetivos de KPI según sea necesario
Conclusión
Implementar el uso de KPIs en los negocios, puede ser por novedad al enterarse que los competidores los están utilizando, además los tableros son visualmente muy atractivos. Sin embargo, la decisión de utilizarlos no debe basarse solamente en seguir tendencias sino en temas estratégicos que demuestren el crecimiento de tu negocio.
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