Preguntas frecuentes
¿Que es un almacen concepto?
Un almacen es un lugar fisico donde se guardan y gestionan bienes, productos o materiales antes de su distribucion o uso. Su proposito es almacenar inventario de manera organizada para facilitar el acceso, control y movimiento eficiente de los productos.
¿Como definir almacen?
Un almacen es un espacio fisico destinado a guardar, organizar y gestionar inventarios de bienes o materiales hasta que sean necesarios para produccion, venta o distribucion.
¿Cual es la funcion principal de un almacen?
La funcion principal de un almacen es almacenar y gestionar inventarios de bienes o materiales, asegurando su disponibilidad y organizacion eficiente para su uso o distribucion futura.
¿Cual es el significado de almacen?
Un almacen es un lugar donde se guardan o depositan mercancias, productos u otros objetos, generalmente de forma temporal, para su posterior distribucion o venta.
¿Por que se llama almacen?
Se llama almacen porque proviene del arabe «al-majzan», que significa «el deposito». Es un lugar donde se almacenan o guardan cosas.
¿Que es un almacen?
El almacen es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracion, la produccion o al venta de articulos o mercancias.
El almacen puede considerarse redituable para un negocio segun el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: produccion y ventas. En vez de verlo como un mal necesario, existen muchas oportunidades para que nuestros almacenes nos aporten valor.
Aunque el manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, su control y manejo efectivo presenta oportunidades para un mejor control, optimizacion y logro de su funcion, conservando y proveyendo los articulos necesarios de acuerdo a un plan maestro con el minimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacion.
Organizacion de un almacen
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de un lider de equipo en cada almacen. El personal de cada almacen debe ser asignado a funciones especializadas de recepcion, almacenamiento, registro, revision, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Los estantes o “racks” de almacenaje deben conservarse en buenas condiciones, con los productos identificados y su ubicacion codificada de manera que por sistema se puedan encontrar y obtener eficientemente.
La disposicion del almacen debera ser lo mas flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con minima inversion.
Control de perdidas en un almacen
Algunos conceptos practicos de esta importante funcion de un almacen tienen que ver con la parte fisica y distribucion del mismo. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al dia de todas las entradas y salidas.
Toda operacion de entrada o salida del almacen requiriere documentacion autorizada segun sistemas existentes. La entrada al almacen debe estar prohibida a toda persona que no este asignada a el, y estara restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacen (entradas y salidas) y a programacion de y control de produccion sobre las existencias. Se debe asignar una identificacion a cada producto y unificarla por el nombre comun y conocido de compras, control de inventario y produccion. Cada material o producto se tiene que ubicar segun su clasificacion e identificacion en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacion.
El area ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequena como lo permitan las condiciones de operacion.
Especial enfasis se debe poner al control de aquellos materiales o componentes que tengan una vida util o sean sujetos a vencimientos u obsolescencia. La organizacion y control de estos elementos es muy importante y aplicar una identificacion y control que asegure sean utilizados antes de su fecha limite.
Funciones del almacen
La manera de organizar y administrar el almacen depende de varios factores tales como el tamano, el grado de descentralizacion deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura. La programacion de la produccion establece los parametros que seran claves para los disenos futuros de almacenes.
Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepcion de materiales
- Control de calidad del material entrante
- Registro de entradas y salidas del almacen
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y del almacen
- Despacho de materiales
- Coordinacion del almacen con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
- Efectuar las tareas de control de inventarios
Tipos de almacen
Existen distintos tipos de almacen de acuerdo con su localizacion y la funcion para la que fueron creados. Los tipos de almacen son:
Almacen Central
Este almacen se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos.
El diseno esta mas enfocado a la especializacion de paquetes ideales para su consumo inmediato, adecuado para recibir grandes cantidades de material y con una zona de separacion para distribuir los productos en grupos pequenos como kits de materiales utilizados en las lineas de manufactura o consumo final.
La ruta de distribucion de los productos del almacen a los centros de consumo no debe ser superior a un dia.
Almacen Regional
Este almacen es creado para disminuir los costos ya que se situan lo mas cerca posible a las plantas de produccion con lo que la distancia y la velocidad son factores criticos para su diseno.
Una de las funciones que tiene el almacen de este tipo es suministrar productos a los almacenes regionales. Por lo general en estos almacenes se busca consolidar volumenes importantes de material para disminuir lo mas posible el manejo de pequenas cantidades de material que incrementan el costo en recursos y tiempo para manipular cargas pequenas.
Almacen de Transito
Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la recepcion y expedicion rapida de productos.
Se suele localizar en algun punto intermedio entre el almacen regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay una distancia que se tarda en cubrir un tiempo superior a un dia. Suele aplicar equipos y sistemas de almacenaje sencillos.
Almacen en Punto de Uso
Estos almacenes son ubicados en los centros de produccion colocados a una distancia accesible para los operadores que fabrican algun producto o ensamblan componentes.
Se suele localizar en el lugar de consumo, por lo general se almacenan componentes que por su volumen y peso resulta mas economico tenerlos en cantidades suficientes para un dia de produccion que enviarlos varias veces en el dia.
Metricas de un almacen
Rotacion
El almacen debe contribuir a mejorar la rotacion de los inventarios a su cargo. Lo almacenado debe tener un movimiento rapido de entrada y salida, o sea una rapida rotacion. Contaremos cuantas vueltas da el inventario en un ano.
Rotacion de inventario = Costo de los productos vendidos / Inventario promedio
Nuestro equipo del almacen esta en buena posicion para identificar las existencias de movimiento lento, informar de las mismas y poner en marcha estrategias de reduccion de inventario.
Eficiencia de recepcion
Si registramos el tiempo en que entran los articulos y en que tiempo ya estan en su ubicacion y listos en inventario, obtendremos una medicion del tiempo promedio que nos estamos tardando en el proceso. El uso de codigos de barras, y la asignacion de SKUs por familia o tipo de articulo, nos podran ayudar a ir reduciendo estos tiempos.
Conteos ciclicos
Podemos establecer un programa en el cual revisaremos si las existencias en nuestro inventario en el almacen estan correctas en cuanto a su ubicacion, si es el producto y la cantidad correctos de acuerdo con nuestros registros. Este tipo de inventario lo podemos hacer en base a dar prioridad a contar mas de aquellos productos clasificacion “A” o de mayor movimiento, luego los “B” y por ultimo los “C”.
Conclusiones
Las areas de almacen de nuestra organizacion deben contribuir a la productividad y eficiencia global del negocio. Es importante gestionarlas de manera profesional, con un equipo de trabajo bien integrado y sus funciones bien definidas. Se debe contar con equipo y software para el control de los inventarios, mantener el control fisico del material y finalmente, administrarlo en base a indicadores de desempeno bien disenados y ejecutados.
Articulo por SPC Consulting Group en colaboracion con el Ingeniero Jaime Rodriguez y el Ingeniero Gustavo Gutierrez.
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¿Que es un Almacen?
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