¿Qué es Kanban? La herramienta táctica del Just in Time

¿Qué es Kanban? La herramienta táctica del Just in Time

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Hoy en día, la necesidad de producir eficientemente sin causar problemas ni retrasos en la entrega de materiales para la fabricación de un producto es un factor determinante para las empresas que desean permanecer activas en el mercado, el cual exige respuestas rápidas y cumplimientos en calidad, cantidad y tiempos de entrega. Por lo tanto, la implementación de sistemas de producción más eficientes como Kanban ha llegado a ser un factor crucial para las plantas de manufactura que busquen eficiencia y eficacia en sus procesos.

La traducción de Kanban es la siguiente:

• Kan que significa señal visual o signo
• Ban que significa tablero

Kanban es una herramienta de señalización desarrollada por Toyota para el movimiento de partes en un sistema de producción por demanda, generalmente mediante el uso de una tarjeta física. 

El objetivo de Kanban es minimizar el inventario entre los procesos. Para lograr esto, el método Kanban se asegura que el proceso anterior produzca partes, sólo si el proceso posterior las necesita.

Kanban es una técnica de gestión de producción basada en un Sistema Pull (jalar) que se fundamentan en la autogestión de los procesos, dejando de lado la programación centralizada. Se produce y transporta únicamente lo que se requiere en los procesos de consumo, manteniendo en circulación solo las cantidades necesarias para asegurar la continuidad del consumo. Si el consumo se detiene, la producción también se interrumpe. Esta es una estrategia para lograr la producción Justo a Tiempo (JIT).

1. Visualización: Kanban permite tener una visualización total del desarrollo de las tareas de la cadena de producción, lo que facilita la organización y la realización de modificaciones si fuera necesario en el equipo
2. Calidad: Es importante que en Kanban todo lo que se haga se deba hacer bien desde el principio
3. Disminución de los desperdicios: Hacer lo justo y necesario
4. Priorización: Realizar una gestión adecuada del tiempo con un orden coherente para facilitar el trabajo de todo el equipo. De acuerdo con Kanban las tareas se pueden priorizar.
5. En proceso: Kanban promueve la continua modificación de las actividades a realizar
6. Mejora continua: La mejora es infinita por lo que se debe mejorar continuamente los procesos en función de los objetivos definidos en Kanban.

Las 6 reglas de Kanban son:

• • Regla 1: No se debe enviar producto defectuoso a los procesos subsecuentes
  • Regla 2: Los procesos subsecuentes requerirán solo lo que es necesario
  • Regla 3: Producir solamente la cantidad exacta requerida por el proceso subsecuente
  • Regla 4: Balancear la producción
  • Regla 5: Kanban es un medio para evitar especulaciones
  • Regla 6: Estabilizar y racionalizar el proceso

Las 4 fases para implementar el Kanban son las siguientes:

• • Fase 1: Capacitar a todo el personal en los principios de Kanban y los beneficios de su uso

• • Fase 2: Introducir Kanban en los componentes más problemáticos para facilitar su fabricación y detectar problemas ocultos. La capacitación del personal continúa en la línea de producción

• • Fase 3: Extender Kanban al resto de los componentes. Es fundamental considerar las opiniones de los operadores, ya que ellos tienen un conocimiento profundo del sistema. Debe informarse a los operadores cuando se trabaje en su área de responsabilidad

• • Fase 4: Revisar el sistema Kanban, los puntos de orden y los niveles de reorden. Para asegurar el correcto funcionamiento del sistema, se deben seguir estas recomendaciones:

a) No realizar trabajos fuera de secuencia

b) Informar al supervisor de inmediato si se encuentra algún problema

Kanban utiliza tres tipos de tarjetas:

Tarjetas de transporte

Indican la cantidad de producto que debe reponerse para satisfacer el siguiente proceso en la cadena. Por ejemplo, en un supermercado, la tarjeta Kanban de transporte se usaría para señalar que un tipo de producto se ha vendido y necesita ser trasladado del almacén a los estantes de la tienda, en una empresa de fabricación transmiten de una estación a la predecesora las necesidades de material de la estación sucesora. La información que contienen es la siguiente:

• • Ítem transportado
  • Número de piezas por contenedor
  • Número de orden de la tarjeta
  • Número de órdenes por pedido

Tarjetas de fabricación

Se usan para solicitar la fabricación de un producto. Con el mismo ejemplo, este tipo de tarjeta Kanban la emitiría el almacén al quedarse sin stock (porque ya lo ha mandado a cliente). Se desplazan dentro de la misma estación, como órdenes de fabricación para la misma. La información que contienen es la siguiente:

• • Centro de trabajo
  • Ítem a fabricar
  • Número de piezas por contenedor
  • Punto de almacenamiento de salida
  • Identificación y punto de recogida de los componentes necesarios

Tarjetas de proveedores

Es una clase adicional de tarjetas que relacionan el centro de recepción de materia prima R, con el centro de fabricación F.

La metodología Kanban permite disminuir los niveles de inventario de productos en proceso en líneas de producción de empresas manufactureras, como resultado de producir únicamente lo necesario en aquellos procesos en que esta metodología es aplicada. La metodología Kanban permite coordinar las etapas de producción y ensamblaje en plantas de manufactura, cambiando la manera de realizar y organizar el trabajo, sin necesidad de modificar la infraestructura o la tecnología física existente. El único requisito para implementar esta metodología es capacitar al personal en Kanban y organizar los procesos adecuadamente.

La traducción literal de Kanban en japonés es tablero visual, anteriormente cuando se implementó la metodología se utilizaban cartulinas para solicitar al proceso anterior las piezas que se necesitaban. Una vez que se completaba la orden de reposición, la tarjeta Kanban regresaba al estante original.

Las tarjetas Kanban recogen la información de identificación del producto, estas tarjetas pueden contener: Código del producto, tamaño del lote, ubicación de destino, línea, cliente etc. Como se menciono anteriormente las tarjetas se colocan donde se retiran los contenedores donde se encontraba el producto.

1. Identifica las etapas del proceso

Define las diferentes etapas por las que pasa el trabajo en tu proceso. 

2. Crea una estructura de tarjeta básica

Una tarjeta Kanban típica incluye:

• • Título: Una breve descripción de la tarea
  • Descripción: Detalles adicionales sobre la tarea
  • Responsable: Quién está encargado de la tarea
  • Fecha de inicio y fin: Fechas para seguimiento
  • Etiquetas: Para categorizar o priorizar tareas
  • Comentarios: Espacio para anotaciones adicionales

3. Diseña las tarjetas

Puedes diseñar tus tarjetas a mano o usar herramientas digitales como Trello, Jira, o simplemente una hoja de cálculo. Si las haces a mano, utiliza papel de colores o tarjetas blancas y rotuladores para diferenciar las tareas y etapas.

4. Añade la información necesaria

Rellena cada tarjeta con la información relevante. 

Aquí tienes un ejemplo de cómo puede verse una tarjeta:

• • Título: Revisar informe mensual
  • Descripción: Verificar datos de ventas y generar el informe mensual
  • Responsable: Juan Pérez
  • Fecha de inicio: 01/06/2024
  • Fecha de fin: 05/06/2024
  • Etiquetas: Prioridad Alta, Finanzas
  • Comentarios: Asegurarse de incluir los datos de mayo

5. Organiza las tarjetas en el tablero Kanban

Coloca las tarjetas en las columnas correspondientes del tablero según su etapa en el proceso. Mueve las tarjetas de una columna a otra a medida que avanzan las tareas.

6. Mantén el tablero actualizado

Revisa y actualiza regularmente el estado de las tarjetas para reflejar el progreso real de las tareas.

Esta estructura permite un fácil seguimiento y gestión de las tareas dentro de un flujo de trabajo visual, mejorando la claridad y la eficiencia en la gestión de proyectos.

Ejemplo de tarjeta Kanban:

El sistema también puede ser representado mediante tableros Kanban, en donde se expresan mediante varias columnas donde situar las tarjetas o etiquetas virtuales. De esta forma, cada columna indica el estado en que se encuentra cada producto y a quién le corresponde ejecutarla.

Ejemplo de tablero de Kanban

A continuación, encontrarás un ejemplo de un tablero de Kanban en donde se visualiza y controla el flujo de producción con cuatro etapas: “pedido recibido”, “por producir”, “fabricado” y “entregado”.

Tal como se puede ver en el ejemplo, se puede observar de forma rápida donde se tiene el cuello de botella y en donde tendríamos que enfocar nuestros esfuerzos.

Se asignan elementos de trabajo individuales en notas colocadas en las columnas o en tarjetas de Kanban, estas columnas representan el flujo de trabajo que le va a dar valor agregado al producto, las tarjetas o notas se irán moviendo a través de las columnas a medida que el trabajo avance.

Los pasos para realizar un Kanban son los siguientes:

1. Determinar los pasos del flujo de trabajo:

En un tablero o en un archivo de computadora se divide el flujo de trabajo desde que inicia hasta que termina y esta división se aplica a cada columna:

2. Identificar las variantes de trabajo o actividades que se realizan:

Decide como se clasifican tus trabajos o actividades puede ser mediante color en el diseño de tus tarjetas o con post-its de diferente color:

3. Llena tus tarjetas:

Escribe en tus tarjetas que actividades estas realizando de acuerdo con la clasificación que definiste anteriormente (color) y coloca estas tarjetas en tu tablero en la ubicación dependiendo del status en que se encuentre la actividad.

4. Tu tablero es un documento vivo:

Ve moviendo las actividades a la siguiente columna de acuerdo al avance que se vaya teniendo con estas, esta metodología te ayudará a saber el estado en que se encuentra la actividad y a quien le corresponde ejecutarla.

5. Aplica mejora continua:

Al observar la visión general del tablero, se pueden identificar cuellos de botella o algún rezago de alguna actividad, lo que mas te puede ayudar es limitar las actividades de acuerdo a tu flujo de trabajo.
Por ejemplo, en el tablero de abajo se puede observar que ya tenemos 4 actividades en “fabricado” y que no aceptaremos un pedido más hasta que alguno de este pase a entregado.

Al ponernos esas limitantes evitamos que se generen cuellos de botella y nos ayuda a enfocarnos en las actividades que están sin terminar.

La aplicación del Kanban va a depender del área en que se desee utilizar.

El método Kanban se aplica para organizar el reaprovisionamiento de stock en diferentes almacenes, por ejemplo, si estamos trabajando con un almacén interno, el sistema Kanban detecta agotamiento de stock en las ubicaciones del almacén y por medio de tarjetas, tableros o algún sistema se programa la reposición entre los diferentes procesos de producción internos. 

En el caso de que estemos trabajando con un componente que nos surte el proveedor, el sistema al detectar el agotamiento de stock notifica al proveedor de esta falta de componentes y realiza el pedido para reponer la misma cantidad de componentes que están faltando, estas cantidades fueron anteriormente establecidas tomando en cuenta los tiempos de entrega del proveedor para evitar problemas de reabastecimiento.

En el caso de que estemos trabajando en una fábrica en donde las materias primas se surten de diferentes almacenes en diferentes locaciones se debe tener un sistema informatizado que esté verificando las cantidades en stock en el sitio de fabricación y pueda controlar que no se produzca ninguna rotura de stock, el sistema lanza órdenes de trabajo a la fábrica y monitoriza el stock disponible de cada tipo de materia prima.

Este método provee una serie de soluciones a las empresas las cuales brindan una serie de beneficios, se recomienda aplicar la técnica del Kanban para mejorar sustancialmente el control de los inventarios, el Kanban se recomienda en empresas que han experimentado cambios en las condiciones del mercado o han tenido inconvenientes en el control de sus stocks. Al implementar esta metodología, la empresa puede identificar el stock de material que fabrican sus empleados, cuánta cantidad de material pueden soportar de forma simultánea y si el estado de entregas satisface las necesidades de los clientes. Una vez que implemente la metodología de Kanban la empresa podrá determinar cuál es la mejor forma de trabajar y establecer estrategias de mejora y obtener un flujo de producción sostenible y óptimo para la demanda de los clientes.

Algunos de los beneficios al aplicar la metodología Kanban:

• • Reducción de tiempos de espera, y tiempos de salida al mercado más eficientes

• • Incremento en las tasas de rendimiento de producción

• • Aumento de la productividad del personal

• • Impulsa la reducción de variaciones en la producción

• • Cumplimiento en entregas a los clientes

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