¿Qué es Kanban? La herramienta táctica del Just in Time

Preguntas frecuentes

Hoy en dia, la necesidad de producir eficientemente sin causar problemas ni retrasos en la entrega de materiales para la fabricacion de un producto es un factor determinante para las empresas que desean permanecer activas en el mercado, el cual exige respuestas rapidas y cumplimientos en calidad, cantidad y tiempos de entrega. Por lo tanto, la implementacion de sistemas de produccion mas eficientes como Kanban ha llegado a ser un factor crucial para las plantas de manufactura que busquen eficiencia y eficacia en sus procesos.

La traduccion de Kanban es la siguiente:

• Kan que significa senal visual o signo
• Ban que significa tablero

Kanban es una herramienta de senalizacion desarrollada por Toyota para el movimiento de partes en un sistema de produccion por demanda, generalmente mediante el uso de una tarjeta fisica. 

El objetivo de Kanban es minimizar el inventario entre los procesos. Para lograr esto, el metodo Kanban se asegura que el proceso anterior produzca partes, solo si el proceso posterior las necesita.

Kanban es una tecnica de gestion de produccion basada en un Sistema Pull (jalar) que se fundamentan en la autogestion de los procesos, dejando de lado la programacion centralizada. Se produce y transporta unicamente lo que se requiere en los procesos de consumo, manteniendo en circulacion solo las cantidades necesarias para asegurar la continuidad del consumo. Si el consumo se detiene, la produccion tambien se interrumpe. Esta es una estrategia para lograr la produccion Justo a Tiempo (JIT).

1. Visualizacion: Kanban permite tener una visualizacion total del desarrollo de las tareas de la cadena de produccion, lo que facilita la organizacion y la realizacion de modificaciones si fuera necesario en el equipo
2. Calidad: Es importante que en Kanban todo lo que se haga se deba hacer bien desde el principio
3. Disminucion de los desperdicios: Hacer lo justo y necesario
4. Priorizacion: Realizar una gestion adecuada del tiempo con un orden coherente para facilitar el trabajo de todo el equipo. De acuerdo con Kanban las tareas se pueden priorizar.
5. En proceso: Kanban promueve la continua modificacion de las actividades a realizar
6. Mejora continua: La mejora es infinita por lo que se debe mejorar continuamente los procesos en funcion de los objetivos definidos en Kanban.

Las 6 reglas de Kanban son:

• • Regla 1: No se debe enviar producto defectuoso a los procesos subsecuentes
  • Regla 2: Los procesos subsecuentes requeriran solo lo que es necesario
  • Regla 3: Producir solamente la cantidad exacta requerida por el proceso subsecuente
  • Regla 4: Balancear la produccion
  • Regla 5: Kanban es un medio para evitar especulaciones
  • Regla 6: Estabilizar y racionalizar el proceso

Las 4 fases para implementar el Kanban son las siguientes:

• • Fase 1: Capacitar a todo el personal en los principios de Kanban y los beneficios de su uso

• • Fase 2: Introducir Kanban en los componentes mas problematicos para facilitar su fabricacion y detectar problemas ocultos. La capacitacion del personal continua en la linea de produccion

• • Fase 3: Extender Kanban al resto de los componentes. Es fundamental considerar las opiniones de los operadores, ya que ellos tienen un conocimiento profundo del sistema. Debe informarse a los operadores cuando se trabaje en su area de responsabilidad

• • Fase 4: Revisar el sistema Kanban, los puntos de orden y los niveles de reorden. Para asegurar el correcto funcionamiento del sistema, se deben seguir estas recomendaciones:

a) No realizar trabajos fuera de secuencia

b) Informar al supervisor de inmediato si se encuentra algun problema

Kanban utiliza tres tipos de tarjetas:

Tarjetas de transporte

Indican la cantidad de producto que debe reponerse para satisfacer el siguiente proceso en la cadena. Por ejemplo, en un supermercado, la tarjeta Kanban de transporte se usaria para senalar que un tipo de producto se ha vendido y necesita ser trasladado del almacen a los estantes de la tienda, en una empresa de fabricacion transmiten de una estacion a la predecesora las necesidades de material de la estacion sucesora. La informacion que contienen es la siguiente:

• • Item transportado
  • Numero de piezas por contenedor
  • Numero de orden de la tarjeta
  • Numero de ordenes por pedido

Tarjetas de fabricacion

Se usan para solicitar la fabricacion de un producto. Con el mismo ejemplo, este tipo de tarjeta Kanban la emitiria el almacen al quedarse sin stock (porque ya lo ha mandado a cliente). Se desplazan dentro de la misma estacion, como ordenes de fabricacion para la misma. La informacion que contienen es la siguiente:

• • Centro de trabajo
  • Item a fabricar
  • Numero de piezas por contenedor
  • Punto de almacenamiento de salida
  • Identificacion y punto de recogida de los componentes necesarios

Tarjetas de proveedores

Es una clase adicional de tarjetas que relacionan el centro de recepcion de materia prima R, con el centro de fabricacion F.

La metodologia Kanban permite disminuir los niveles de inventario de productos en proceso en lineas de produccion de empresas manufactureras, como resultado de producir unicamente lo necesario en aquellos procesos en que esta metodologia es aplicada. La metodologia Kanban permite coordinar las etapas de produccion y ensamblaje en plantas de manufactura, cambiando la manera de realizar y organizar el trabajo, sin necesidad de modificar la infraestructura o la tecnologia fisica existente. El unico requisito para implementar esta metodologia es capacitar al personal en Kanban y organizar los procesos adecuadamente.

La traduccion literal de Kanban en japones es tablero visual, anteriormente cuando se implemento la metodologia se utilizaban cartulinas para solicitar al proceso anterior las piezas que se necesitaban. Una vez que se completaba la orden de reposicion, la tarjeta Kanban regresaba al estante original.

Las tarjetas Kanban recogen la informacion de identificacion del producto, estas tarjetas pueden contener: Codigo del producto, tamano del lote, ubicacion de destino, linea, cliente etc. Como se menciono anteriormente las tarjetas se colocan donde se retiran los contenedores donde se encontraba el producto.

1. Identifica las etapas del proceso

Define las diferentes etapas por las que pasa el trabajo en tu proceso. 

2. Crea una estructura de tarjeta basica

Una tarjeta Kanban tipica incluye:

• • Titulo: Una breve descripcion de la tarea
  • Descripcion: Detalles adicionales sobre la tarea
  • Responsable: Quien esta encargado de la tarea
  • Fecha de inicio y fin: Fechas para seguimiento
  • Etiquetas: Para categorizar o priorizar tareas
  • Comentarios: Espacio para anotaciones adicionales

3. Disena las tarjetas

Puedes disenar tus tarjetas a mano o usar herramientas digitales como Trello, Jira, o simplemente una hoja de calculo. Si las haces a mano, utiliza papel de colores o tarjetas blancas y rotuladores para diferenciar las tareas y etapas.

4. Anade la informacion necesaria

Rellena cada tarjeta con la informacion relevante. 

Aqui tienes un ejemplo de como puede verse una tarjeta:

• • Titulo: Revisar informe mensual
  • Descripcion: Verificar datos de ventas y generar el informe mensual
  • Responsable: Juan Perez
  • Fecha de inicio: 01/06/2024
  • Fecha de fin: 05/06/2024
  • Etiquetas: Prioridad Alta, Finanzas
  • Comentarios: Asegurarse de incluir los datos de mayo

5. Organiza las tarjetas en el tablero Kanban

Coloca las tarjetas en las columnas correspondientes del tablero segun su etapa en el proceso. Mueve las tarjetas de una columna a otra a medida que avanzan las tareas.

6. Manten el tablero actualizado

Revisa y actualiza regularmente el estado de las tarjetas para reflejar el progreso real de las tareas.

Esta estructura permite un facil seguimiento y gestion de las tareas dentro de un flujo de trabajo visual, mejorando la claridad y la eficiencia en la gestion de proyectos.

Ejemplo de tarjeta Kanban:

El sistema tambien puede ser representado mediante tableros Kanban, en donde se expresan mediante varias columnas donde situar las tarjetas o etiquetas virtuales. De esta forma, cada columna indica el estado en que se encuentra cada producto y a quien le corresponde ejecutarla.

Ejemplo de tablero de Kanban

A continuacion, encontraras un ejemplo de un tablero de Kanban en donde se visualiza y controla el flujo de produccion con cuatro etapas: “pedido recibido”, “por producir”, “fabricado” y “entregado”.

Tal como se puede ver en el ejemplo, se puede observar de forma rapida donde se tiene el cuello de botella y en donde tendriamos que enfocar nuestros esfuerzos.

Se asignan elementos de trabajo individuales en notas colocadas en las columnas o en tarjetas de Kanban, estas columnas representan el flujo de trabajo que le va a dar valor agregado al producto, las tarjetas o notas se iran moviendo a traves de las columnas a medida que el trabajo avance.

Los pasos para realizar un Kanban son los siguientes:

1. Determinar los pasos del flujo de trabajo:

En un tablero o en un archivo de computadora se divide el flujo de trabajo desde que inicia hasta que termina y esta division se aplica a cada columna:

2. Identificar las variantes de trabajo o actividades que se realizan:

Decide como se clasifican tus trabajos o actividades puede ser mediante color en el diseno de tus tarjetas o con post-its de diferente color:

3. Llena tus tarjetas:

Escribe en tus tarjetas que actividades estas realizando de acuerdo con la clasificacion que definiste anteriormente (color) y coloca estas tarjetas en tu tablero en la ubicacion dependiendo del status en que se encuentre la actividad.

4. Tu tablero es un documento vivo:

Ve moviendo las actividades a la siguiente columna de acuerdo al avance que se vaya teniendo con estas, esta metodologia te ayudara a saber el estado en que se encuentra la actividad y a quien le corresponde ejecutarla.

5. Aplica mejora continua:

Al observar la vision general del tablero, se pueden identificar cuellos de botella o algun rezago de alguna actividad, lo que mas te puede ayudar es limitar las actividades de acuerdo a tu flujo de trabajo.
Por ejemplo, en el tablero de abajo se puede observar que ya tenemos 4 actividades en “fabricado” y que no aceptaremos un pedido mas hasta que alguno de este pase a entregado.

Al ponernos esas limitantes evitamos que se generen cuellos de botella y nos ayuda a enfocarnos en las actividades que estan sin terminar.

La aplicacion del Kanban va a depender del area en que se desee utilizar.

El metodo Kanban se aplica para organizar el reaprovisionamiento de stock en diferentes almacenes, por ejemplo, si estamos trabajando con un almacen interno, el sistema Kanban detecta agotamiento de stock en las ubicaciones del almacen y por medio de tarjetas, tableros o algun sistema se programa la reposicion entre los diferentes procesos de produccion internos. 

En el caso de que estemos trabajando con un componente que nos surte el proveedor, el sistema al detectar el agotamiento de stock notifica al proveedor de esta falta de componentes y realiza el pedido para reponer la misma cantidad de componentes que estan faltando, estas cantidades fueron anteriormente establecidas tomando en cuenta los tiempos de entrega del proveedor para evitar problemas de reabastecimiento.

En el caso de que estemos trabajando en una fabrica en donde las materias primas se surten de diferentes almacenes en diferentes locaciones se debe tener un sistema informatizado que este verificando las cantidades en stock en el sitio de fabricacion y pueda controlar que no se produzca ninguna rotura de stock, el sistema lanza ordenes de trabajo a la fabrica y monitoriza el stock disponible de cada tipo de materia prima.

Este metodo provee una serie de soluciones a las empresas las cuales brindan una serie de beneficios, se recomienda aplicar la tecnica del Kanban para mejorar sustancialmente el control de los inventarios, el Kanban se recomienda en empresas que han experimentado cambios en las condiciones del mercado o han tenido inconvenientes en el control de sus stocks. Al implementar esta metodologia, la empresa puede identificar el stock de material que fabrican sus empleados, cuanta cantidad de material pueden soportar de forma simultanea y si el estado de entregas satisface las necesidades de los clientes. Una vez que implemente la metodologia de Kanban la empresa podra determinar cual es la mejor forma de trabajar y establecer estrategias de mejora y obtener un flujo de produccion sostenible y optimo para la demanda de los clientes.

Algunos de los beneficios al aplicar la metodologia Kanban:

• • Reduccion de tiempos de espera, y tiempos de salida al mercado mas eficientes

• • Incremento en las tasas de rendimiento de produccion

• • Aumento de la productividad del personal

• • Impulsa la reduccion de variaciones en la produccion

• • Cumplimiento en entregas a los clientes

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¿Que es Kanban? La herramienta tactica del Just in Time
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