Puntos clave en la preparación para auditar IATF 16949:2016

Para realizar auditorías internas IATF 16949:2016 eficaces es de suma importancia el asegurar con tiempo una buena preparación y evitar improvisaciones de última hora, esto además de arriesgar el objetivo de la auditoría IATF 16949:2016, pone una alta dosis de estrés al auditor interno de forma innecesaria.

Si es la primera vez que te toca participar como auditor interno y no sabes por dónde comenzar una buena preparación y estar seguro de realizar una auditoría IATF 16949:2016 efectiva, te recomiendo considerar los siguientes tres puntos clave en la preparación del auditor interno

 

1. Conocer los requerimientos aplicables al proceso que vas auditar

2. Revisar la documentación del proceso a auditar, es decir los manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, políticas, etcétera

3. Prepara tu lista de preguntas. Elabora preguntas relacionadas con los requerimientos del proceso que vas a auditar

 

De esta forma estarás mejor preparado y tendrás la confianza de poder realizar una auditoría eficaz qué te permita obtener información relevante con respecto al nivel de cumplimiento al sistema de gestión de calidad.

 

1. Requerimientos del Proceso a auditar bajo la norma IATF 16949:2016

Conocer los requerimientos aplicables al proceso qué vas auditar implica cuatro grupos o categorías a considerar

a) Requerimientos de la Norma IATF 16949:2016: Estos surgen de las cláusulas de la Norma ISO 9001: 2015 o las suplementarias de IATF 16949:2016 qué implica responsabilidades acciones y documentos que el proceso específico a auditarse debe cumplir. Para saber cuáles son estos requerimientos es necesario saber que cláusulas de IATF 16949:2016 aplican al proceso en particular a ser evaluado por el auditor interno

Esto lo podemos entender revisando las funciones y responsabilidades del proceso que auditaremos e identificando las clásulas involucradas del Sistema de Gestión de Calidad. Si tenemos alguna duda podemos apoyarnos con el auditor líder o con el Coordinador del sistema de Gestión de Calidad quienes en muchas ocasiones ya cuentan con una matriz o lista de cláusulas de la Norma por proceso en donde se aprecia claramente dicha interrelación.

Una vez conocidas las cláusulas IATF 16914:2016 que aplican al proceso a auditar es cuestión de revisar e interpretar dichos requerimientos.

b) Requerimientos específicos del cliente: Esta información parte de varias fuentes como pueden ser el manual para proveedores de nuestro cliente, los contratos entre el cliente y el proveedor, solicitudes específicas de nuestro cliente qué estén documentadas. En caso de duda también apoyarnos internamente con el coordinador del Sistema de Gestión o el área de Aseguramiento de Calidad qué da seguimiento de los clientes.

c) Requerimientos legales que puedan aplicar al proceso: En este tercer grupo es muy importante contar

con la retroalimentación de los propios dueños de los procesos o con ayuda de expertos técnicos ya sean internos o externos.

d) Requerimientos organizacionales: Estos son definidos por la propia empresa y se refieren a todo el conjunto de políticas, normas, códigos y reglamentos que determinan la manera de operar que la empresa exige o espera. Es recomendable apoyarse en la gerencia o con el área de la organización responsable de las políticas procedimientos.

 

2. Revisar la documentación del proceso

El segundo punto clave es el de revisar y familiarizarse con la documentación del proceso auditar. Esto implica tanto la documentación de apoyo al proceso, tal como son los manuales, procedimientos e instrucciones, así como la documentación que permite tener confianza en que se han cumplido los requisitos planificados como lo son cualquier tipo de registro, constancia o certificado.

Es importante hacer una lista de todos estos documentos para posteriormente revisar su contenido. Los primeros los habremos de revisar días antes de la auditoría para saber la manera en que deben realizarse las operaciones y los segundos los solicitaremos al momento de auditar para verificar apego al proceso.

 

3. Prepara tu lista de preguntas

El tercero de los puntos clave consiste en realizar una serie de preguntas para utilizarla durante las entrevistas.

Lo mejor que puede hacer uno antes de auditar es saber que preguntas hacer, por ello es clave el contar con una lista de preguntas específicas enfocadas a obtener información relevante del proceso al momento de auditar.

Aunque en muchas ocasiones el dueño del “Proceso de auditoría interna” o el propio auditor líder ya definieron y documentaron una serie de preguntas preestablecidas como guía para facilidad de los auditores, es recomendable que cada auditor haga el ejercicio de desarrollar sus propias preguntas. Éstas podrán complementar a las primeras a la vez que amplían la perspectiva de lo que hay que buscar, revisar y verificar.

Lo anterior trae consigo un beneficio adicional que es la de proveer una mayor confianza al auditor, algo sumamente importante para que este se desenvuelva con mayor naturalidad y no se distraiga por cuestiones de nerviosismo o inseguridad.

 

Conclusión

Podemos concluir en base a lo anterior que los 3 puntos clave en la preparación antes de auditar los Sistemas de Gestión de Calidad bajo la norma IATF 16949:2016 ofrecen muchos beneficios tanto al auditor interno novicio como al auditor interno experto.

1. Conocer los requerimientos aplicables
2. Revisar la documentación del proceso a auditar
3. Prepara tu lista de preguntas

Le facilitan hacer una auditoría bien planeada y organizada respetando el principio de profesionalismo que el rol exige a la vez que le proveen de la confianza y conocimiento necesario al auditor interno para el momento de estar auditando. Todo ello reduce la posibilidad de cometer errores elementales y aumenta el nivel de éxito de este proceso para asegurar que la auditoría IATF 16949:2016 alcance su objetivo en tiempo y forma.

 

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