Los 7 Principios de una Auditoría

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Implementar un sistema de calidad es un trabajo bastante arduo. Se requiere definir el alcance y los objetivos, identificar los procesos clave: Se deben identificar los procesos clave de la organización e identificar las oportunidades de mejora y los riesgos asociados. Haremos un plan de acción para implementar los procedimientos y documentación para el sistema, daremos capacitación y comunicaremos todos estos aspectos al personal.

Pero después de tanto trabajo, de tanto esfuerzo (y desveladas) nos falta un paso muy importante: Auditar el sistema.

Las auditorías internas son una herramienta clave para evaluar la eficacia del sistema de calidad. Para asegurarnos de que realmente lo implementamos y que esta funcionando correctamente. Y no solo esto, también nos sirven para identificar oportunidades de mejora y asegurarnos de que se están logrando los objetivos del sistema de calidad.

Una de las mejores oportunidades para desarrollarte y crecer dentro de tu organización es ofrecerte de manera voluntaria para ser auditor interno.

Todos los sistemas de gestión de calidad requieren auditores internos calificados que ayuden a la detección de oportunidades de mejorar en la efectividad y eficiencia de los diferentes procesos en los sistemas de gestión.

Para realizar una auditoría interna deberás recibir capacitación en la interpretación de la norma del sistema de gestión que desees auditar (ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001, etc.) además deberás desarrollar las habilidades del auditor.

Un buen auditor, no solamente debe poseer habilidades, conocimientos y herramientas técnicas. También se requieren personas honestas, con un criterio justo y bien fundamentado, y que demuestren apego a los principios fundamentales que vamos a presentar a continuación.

Estos son los principios de auditoría básicos que según la norma ISO 19011:2018 «Auditoría de Sistemas de Gestión» deben ser respetados en cualquier auditoría para que esta sea efectiva.

El principio de integridad implica que los auditores internos deben mantener una actitud honesta, imparcial, justa y ética en el desempeño de sus funciones. Esto implica no solo seguir las políticas y procedimientos establecidos, sino también ser transparentes y actuar con responsabilidad en el manejo de la información y los recursos de la organización.

Para aplicar el principio de integridad en las auditorías, los auditores internos deben asegurarse de que todas las actividades de auditoría sean realizadas de manera profesional y objetiva. Esto implica evitar cualquier conflicto de intereses o apariencia de conflicto, abstenerse de aceptar regalos o favores de los auditados, y mantener la confidencialidad de la información que se maneja durante el proceso de auditoría.

Los auditores internos también deben asegurarse de que se cumplan los estándares éticos y profesionales aplicables, por ejemplo, el código de ética del IIA (Institute of Internal Auditors) y que se respeten las leyes y regulaciones pertinentes. Deben tener la capacidad de hacer preguntas difíciles y cuestionar los procesos y procedimientos existentes si es necesario, sin temor a represalias o presiones indebidas.

Los auditores internos pueden demostrar su cumplimiento del principio de presentación imparcial mediante la documentación completa y clara de los hallazgos y conclusiones obtenidos durante la auditoría. También pueden presentar la información de manera visual, utilizando gráficos y tablas para ilustrar los hallazgos y conclusiones. Es importante que los auditores internos presenten la información de manera objetiva y sin sesgos, evitando cualquier prejuicio o suposición personal.

Además, los auditores internos pueden demostrar su compromiso con el principio de presentación imparcial siendo transparentes y abiertos en sus comunicaciones con los auditados y otros miembros de la organización. También pueden estar dispuestos a explicar y justificar las conclusiones y recomendaciones presentadas, y tomar medidas para abordar cualquier inquietud o crítica en relación con los hallazgos y conclusiones obtenidos.

Para aplicar el principio del debido cuidado profesional, los auditores internos deben asegurarse de que cuentan con el conocimiento, habilidades y experiencia necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva. También deben estar familiarizados con los estándares y métodos de auditoría aplicables, y aplicarlos de manera consistente y rigurosa.

Además, los auditores internos deben ser proactivos y diligentes en su trabajo, asegurándose de identificar y evaluar adecuadamente los riesgos, y aplicar los controles y procedimientos necesarios para abordarlos. También deben trabajar en estrecha colaboración con los auditados y otros miembros de la organización para asegurarse de que se aborden las deficiencias y se implementen mejoras en el sistema de control interno.

Los auditores internos también pueden demostrar su compromiso con el principio del debido cuidado profesional manteniéndose actualizados en cuanto a los estándares y métodos de auditoría aplicables, asistiendo a cursos de capacitación y desarrollo profesional, y buscando la retroalimentación y el asesoramiento de otros miembros de la organización.

El auditor debe ser discreto en el uso de la información recolectada durante la auditoría. El principio de confidencialidad es esencial para los auditores internos y se espera que mantengan la privacidad y protección de la información confidencial obtenida durante la auditoría.

Para aplicar este principio, los auditores internos deben estar al tanto de las políticas y procedimientos de confidencialidad de la organización, proteger la información confidencial y tomar medidas para prevenir el acceso no autorizado. Para demostrar su cumplimiento, los auditores internos deben proteger la información confidencial durante la auditoría, mantener su conducta profesional y ética, y manejar la información confidencial de manera responsable.

El principio de independencia significa que los auditores internos deben ser imparciales y objetivos en su trabajo, y no estar influenciados por intereses personales, políticos o financieros que puedan comprometer su capacidad para emitir una opinión justa y equilibrada. Esto significa que los auditores internos deben ser libres de cualquier presión, influencia o conflicto de intereses que pueda comprometer su capacidad para llevar a cabo una auditoría de manera independiente.

Los auditores internos pueden demostrar su cumplimiento del principio de independencia a través de su capacidad para llevar a cabo su trabajo de manera objetiva, crítica e imparcial, sin influencias externas o conflictos de intereses. Esto puede incluir no aceptar regalos, beneficios o cualquier otro tipo de favores que puedan influir en su capacidad para realizar una auditoría independiente y objetiva. También pueden demostrar su compromiso con este principio a través de su capacidad para comunicar cualquier problema o preocupación de manera abierta y transparente, y tomar medidas para abordarlos de manera efectiva.

El enfoque basado en la evidencia significa que los auditores internos deben obtener y evaluar evidencias objetivas y verificables para respaldar sus conclusiones y recomendaciones. Esto puede incluir documentos, registros, informes, entrevistas y observaciones directas. Las evidencias deben ser suficientes, competentes, relevantes y fiables para respaldar las conclusiones y recomendaciones.

Para aplicar el enfoque basado en la evidencia, los auditores internos deben llevar a cabo una auditoría sistemática y rigurosa, utilizando técnicas y herramientas de auditoría adecuadas para recopilar y evaluar las evidencias necesarias. Deben seguir un enfoque estructurado y basado en objetivos, identificar las fuentes de información relevantes, recopilar y analizar los datos, y evaluar los resultados para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y justificadas.

Además, los auditores internos deben ser críticos y objetivos en su evaluación de las evidencias y no permitir que los sesgos o suposiciones personales influyan en sus conclusiones y recomendaciones. También deben ser capaces de comunicar claramente sus hallazgos y conclusiones de manera adecuada, utilizando un lenguaje claro y directo que sea fácil de entender.

Este enfoque de auditoría considera los riesgos y oportunidades. El enfoque basado en riesgos debería contribuir en la planificación, la realización y la presentación de informes de auditoría con el propósito de asegurar que las auditorías se enfoquen en asuntos que son importantes para el cliente y para lograr cumplir los objetivos del programa de auditoría.

Ser auditor interno te puede traer muchos beneficios. Al realizar auditorías internas, se desarrollan habilidades como la capacidad de análisis, la resolución de problemas y la comunicación efectiva. Estas habilidades pueden ser transferibles y aplicarse en otras áreas de la organización.

El desarrollarte como auditor es un camino emocionante lleno de experiencias y oportunidades.

¡Te deseamos mucho éxito en tus auditorías!

Artículo por SPC Consulting Group en colaboración con el Ingeniero Gustavo Gutiérrez.

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