PDCA – Plan – Do – Check – Act

Introducción

El ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) es una herramienta clave para la mejora continua y la gestión eficaz de procesos.

Aunque popularizado por Deming, fue definido originalmente por Shewhart como un “proceso metodológico elemental aplicable en cualquier campo de la actividad, con el fin de asegurar la mejora continua”.
Este ciclo permite implementar acciones cíclicas para optimizar cualquier proceso y alcanzar los objetivos planteados.

El ciclo de PDCA paso a paso

La rueda o ciclo de Deming es un proceso metodológico que tiene como objetivo aplicar a un proceso cualquiera una acción cíclica formada por cuatro pasos fundamentales:

• • P = PLAN (Planificar a fondo)
  • D = DO (Efectuar, realizar, hacer)
  • C = CHECK (Verificar, comprobar)
  • A = ACT (Actuar)

1. Plan (Planificar)

Consiste en formular un plan sobre cómo proceder. Es la fase más influyente y define una secuencia lógica de actividades:

1. 1. Definir el tema, seleccionar el tema a estudiar y definir los objetivos. Se deben utilizar todas las fuentes disponibles, indicaciones procedentes de clientes, datos y hechos, políticas de dirección, sugerencias de distintas fuentes.
   2. Seleccionar uno de los temas en función de los criterios de prioridad.
   3. El tipo y la entidad del problema deben describirse de una forma clara.
   4. Definir los objetivos cuantitativamente.
   5. Observar y documentar la situación actual, se deben recoger datos.
   6. Utilizar datos y hechos.
   7. Medir la diferencia en que los datos obtenidos difieren de los esperados.
   8. Analizar la situación actual, analizar los datos recogidos.
   9. Procesar y estratificar los datos obtenidos para tener una mayor y clara información.
   10. Determinar las causas posibles, decisiones orientadas por los datos y determinar las causas reales.
   11. Encontrar las posibles causas del problema.
   12. Algunas herramientas útiles para tal fin son: el diagrama de causa y efecto; el brainstorming (tormenta de ideas).
   13. Hay que verificar la influencia real de las causas probables a través del análisis del mayor número posible de datos o casos similares.
   14. Determinar las medidas correctivas, acciones de modificación.
   15. Una vez definidas las causas será necesario eliminar los efectos negativos del problema.

Lo ideal es adoptar siempre medidas destinadas a eliminar las causas, teniendo presente los posibles efectos derivados de las medidas correctoras. En esta primera fase se elabora un diseño de las soluciones del problema, un diseño aún teórico que tendrá que ser ratificado por los hechos.

2. Do (Hacer)

Significa hacer lo que se ha determinado en el plan. Para ello, se deben preparar las pruebas o test, indicando cómo deben desarrollarse a través de procedimientos y explicarlo a las personas que van a llevar a cabo la ejecución de las pruebas o test.

La fase de hacer incluye:

1. 1. La verificación y aplicación de las medidas correctivas definidas en el plan.
   2. La introducción de las modificaciones al plan inicial, si no ha sido positivo el resultado de las medidas correctivas.
   3. Anotar el trabajo desarrollado y los resultados obtenidos.
   4. La formación del personal que deba aplicar las soluciones propuestas; es necesario para una adecuada comprensión y familiarización con las medidas correctivas que se hayan definido.

3. Check (Controlar)

Se verifica si se ha alcanzado el objetivo. Es necesario controlar si lo que se ha definido se desarrolla correctamente. Lo primero que se debe hacer es contestar a las siguientes preguntas:

1. 1. ¿Qué vamos a controlar?
   2. ¿Cuándo lo haremos?
   3. ¿Dónde se piensa controlar?

En la fase Check se pueden controlar las causas, sobre todo las críticas, por ejemplo:

Se controla si la calidad de las materias primas corresponde a las especificaciones. Si la maquinaria, los equipos, etc. operan en la forma programada y especificada.

4. Act (Actuar)

La fase actuar sirve para normalizar la solución del problema y establecer las condiciones que permiten mantenerlo. Pueden darse dos situaciones:

1. 1. Se ha alcanzado el objetivo.
   2. No modificar la situación y normalizar las medidas correctivas, modificaciones aplicadas (procesos, operaciones y procedimientos).
   3. Ampliar la comprensión y la formación.
   4. Verificar si las medidas correctivas normalizadas se aplican correctamente y si resultan eficaces.
   5. Continuar operando en la forma establecida.

Si no se ha alcanzado el objetivo, se debe:

1. 1. Examinar todo el ciclo desarrollado para identificar errores.
   2. Empezar un nuevo ciclo PDCA.