Este artículo contiene brevemente fundamentos básicos sin importar si tu almacén esté preparado con la más alta tecnología o todavía tenga un camino largo por recorrer. A veces es poco alentador cuando todo mundo te habla de tecnologías como scanners, RFID, picking por voz, modula systems, etc… Pero en mi trayectoria me toca trabajar como Lider de Supply Chain y también como instructor y darte cuenta que este tipo de mejoras son buenas pero NO son la base de la buena Administración de un Almacén
Estos 9 Tips aunque parecen básicos, algunos Líderes de Almacén o Gerentes de Logística siguen trabajando en mejorar.
- El Almacén somos un área de servicio
La lucha eterna con los de producción, customer service u otras áreas y el buscar culparlos por pedir tarde los materiales es una mentalidad muy pobre. Recordemos que somos un área de servicio, y como tal debemos buscar entender las necesidades de nuestros clientes internos, información que nuestros almacenistas deben conocer tales como: El “rate” de producción por día, ¿Que materiales son high runners?, que materiales no se ocupan y están de más en la línea? ¿Que podría colocar en contenedores en vez de cajas? ¿Que materiales tienen problemas de calidad? Y sobre todo una actitud de servicio, empatía, escucha activa entre otras.
- Aire es espacio vital
Todos los que trabajamos en Almacén nos quejamos que “YA NO HAY ESPACIO”. Pero recuerden el tema del optimizar espacios en el aire NO solo es “Cómprame Racks”, también observemos el aire entre nuestros racks, el aire entre las cajas y el producto. Sacando producto actual en cajas con mucho aire, y re empacando en contenedores o huacales de manera más comprimida es una buena solución a nuestros esfuerzos de reducción de espacio
- Los formatos de entrada y salida tienen muchas áreas de oportunidad
Es común encontrar una inconsistencia en los formatos de salida, tales como firmas pero sin nombres, almacenes de la misma empresa y con diferentes formatos, Firmas de autorización pero sin firma de Vigilantes o viceversa. Recordemos que algunas empresas los problemas de “Compliance” (Conflictos de intereses y Business Conduct) y los grandes robos han sido en las áreas de Almacén, y reforzar los controles en algunos casos NO es opcional, ES UNA OBLIGACIÓN. Por tanto realicen auditorias, benchmarking y pruebas de confianza a nuestros empleados son una buena herramienta para detectar áreas de oportunidad
- Bitácora de Lecciones aprendidas en los Embarques
Es muy típico escuchar a los almacenistas tener problemas en el embarque tales como retrasos y fallas en la documentación y excusarse con “Es la primera vez que nos pasa”
“Me marco un error bien raro la impresora “etc… Por tanto si les digo que hagan un Ishikawa, 5 Porqués, un 8D los voy abrumar con algo que se puede evitar, con una simple bitácora de 4 columnas: 1. ¿Que nos pasó?, 2. ¿Como lo resolví? 3. ¿Quien me ayudó? (Si aplica) ? 4. ¿Cuando te pasó? . Y después obviamente ajustar nuestros procedimientos para guardar todo ese conocimiento en un documento o manual oficial para después entrenar a todo el personal con ese nuevo cambio en el manual
- Tres Consejos : Los conteos cíclicos , los conteos cíclicos y los conteos cíclicos
Aunque parece obvio, pero existen muy malas practicas, como que cada almacenista decide que contar, o los realizan a nivel monto financiero , ajustan $ 1,000 usd negativos y los compensan con $ 1,000 positivos, entre otras malas practicas. Los programas se hacen con ABC, de manera aleatoria y se actualizan conforme entran y salen nuevos Numeros de Parte, además que el métrico de los cíclicos DEBE considerar la variación absoluta, a nivel Numero de parte y por locación. NO APLICAR la “Aquí no estaba pero estaba en el otro Rack” . Además deben hacerse religiosamente de manera diaria, y mostrar los resultados con la alta Gerencia
- Conozcan sus cuellos de botella en los inventarios anuales
Si vamos a realizar un inventario anual, es importante NO parar el flujo del conteo por gente contando en básculas, falta de montacarguistas o falta de auditores. Al igual que una línea de producción, es importante conocer que equipo o que proceso corre mas lento, y de tal manera colocar mas recursos desde la planeación de nuestros inventarios anuales. Tan sencillo como rentar esos días basculas adicionales, montacargas y/o montacarguistas, y colocar mas auditores en el conteo. Parece simple y obvio ? Pero créanme que cada inventario anual es una nueva experiencia y siempre se aprende algo nuevo a donde voy
- Las caminatas Gembas en el Almacén también existen !
El Gemba no solo es en el piso del producción , también debe ocurrir en el almacén.
Basado que “Gemba” significa “lugar de trabajo”, entonces el Almacen también es un lugar de trabajo donde ocurren las cosas . En Las caminatas podemos encontrar áreas de oportunidad en 5S, issues de seguridad , pero sobretodo para que Planeadores, Compradores, en general otros miembros de Logística invitarlos a conocer físicamente los productos, donde están almacenados, como están almacenados, problemas de recibo y sobretodo empezar a crear esas conexiones con nuestros compañeros de almacen
- No olviden El área de indirectos ( MRO )
Existen materiales indirectos (MRO) que debido a que no están en el inventario, se compran a diestra y siniestra, y olvidamos que tenemos un gasto como “inventario” almacenado sin producir dinero. Por tanto, revisen sus niveles de inventarios de herramientas, cajas, bolsas,químicos,etc.. tal vez en algún lugar del ERP o alguna bitácora electrónica.
Y muy importante empezar a limpiar , desechar o inclusive buscar posibles negociaciones con proveedores para enviar de regreso productos de MRO o tal vez transferir/vender con nuestras intercompañias para asi evitarles un gasto
- Busquen el reconocimiento y el entrenamiento en sus almacenistas
Todos queremos ser reconocidos y necesitamos entrenamiento. Existe talento en el almacén ,gente que tiene ideas y ganas de hacer mejoras que después se convertirán en proyectos de ahorro. Por tanto analicen a su personal de almacén , busquen talentos que puedan desarrollar y no escatimen en entrenamientos ya sea internos/externos pero nuestros Almacenistas pueden ayudarnos a mejorar otras áreas de Logística
Estoy 100 % seguro que algunos de ustedes después de leer este breve artículo, recordaron alguno que otro Gerente de Almacén o Logística olvidando algunos de estos puntos básicos ! No duden compartirlo con ellos
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