Dentro de la industria de la manufactura o en empresas de servicios, existen diferentes procesos que interactúan entre sí, para formar un sistema o estructura de trabajo.
Estos procesos, pueden contar con maquinaria, equipo y/o infraestructura, que debe de contar con la mayor tasa de disponibilidad o uso, para poder asegurar la entrega de estos productos y servicios, y con ello buscar la satisfacción de los clientes.
Sin embargo, no debemos olvidar la importancia que tiene realizar el mantenimiento, bajo estándares y rutinas recomendadas, a un costo lo más bajo posible, o al menos controlado dentro de lo presupuestado.
Sabemos que el costo de reparaciones o del mantenimiento, es una parte más del precio final del producto, independientemente de la buena o mala gestión del mantenimiento siempre será un gasto que debemos de considerar y apegado a indicadores establecidos.
En la industria en general, podemos estimar que el costo de mantenimiento de maquinaria y equipo, se sitúa sobre el 5% al 10% del precio total del producto.
En principio está cantidad no parece elevada, pero tiene 2 características importantes:
- La primera es que, a diferencia de otras partidas como la materia prima, este costo lo fija y controla la propia empresa, pudiendo destinar mayores o menores recursos
- La segunda, es que genera un gasto que obliga a una cierta liquidez que no se recupera, (cómo el costo de la materia prima que puede ser compensando con las ventas)
Los costos de mantenimiento los vamos a diferenciar en cuatro grandes categorías:
- Costos fijos
- Costos variables
- Costos financieros
- Costos de fallas
Costos fijos
La principal característica es que son independientes del volumen de la producción y de las ventas.
Dentro de estos costos, podemos destacar los de la mano de obra indirecta, las amortizaciones tanto instalaciones productivas cómo de los edificios, los alquileres, seguros. etcétera, y los costos fijos de mantenimiento.
Estos costos fijos de mantenimiento, están compuestos, principalmente, por la mano de obra y materiales necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, predictivo y proactivo.
Dentro del punto de vista de mantenimiento, se trata de un gasto que asegura el estado de la instalación a mediano y largo plazo. La disminución del presupuesto y recursos destinados a este gasto fijo limita la cantidad de revisiones programadas y en su primer momento supone un ahorro para la empresa.
Este supuesto ahorro, implica una mayor incertidumbre sobre el estado de la instalación y por tanto de su capacidad, es decir qué va a depender de la profundidad de acciones específicas.
Costos variables
Estos costos tienen la peculiaridad de ser proporcional a la producción realizada. Podemos destacar mano de obra directa, materia prima, refacciones, instalaciones, talleres alternos o temporales, contratación o subcontratación de proveedores para proyectos específicos, energía etcétera y otros tipos de costos variables ocultos de mantenimiento, qué van a depender de la profundidad de la rutina de técnicas de mantenimiento o el detalle en el que se apliquen.
Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos básicamente con la mano de obra y los materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. Este mantenimiento correctivo, será tanto consecuencia de las averías imprevistas cómo de la reparación que se debe de hacer por indicación de los otros tipos de mantenimiento.
Pareciera ser qué es evidente, que entre más se utiliza la instalación, la maquinaria el equipo y/o la infraestructura, mayor será el número de averías que aparezcan y por lo tanto, la necesidad de dar un mantenimiento correctivo.
Por eso la importancia de la implementación de un sistema integral de mantenimiento, qué reduzca las averías que generen la necesidad de mantenimiento correctivo.
En un principio, pareciera ser imposible reducir este tipo de gasto en el mantenimiento, dado que viene directamente a la necesidad de realizar una reparación para poder seguir produciendo.
Costos financieros
Los costos financieros asociados a mantenimiento, se dan tanto al valor de los repuestos de almacén, como a las amortizaciones de las máquinas duplicadas o extras, para asegurar la producción.
El costo de todos los recambios de almacén para realizar las reparaciones suponen un desembolso para la empresa que limita su liquidez.
Sí los recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontramos con un mal menor dado que está inversión contribuye a mantener la capacidad productiva de la organización. Sin embargo, cuando las piezas de recambio y/o refacciones tardan mucho tiempo en ser utilizados, nos enfrentamos a un gasto qué de manera inicial no genera beneficio alguno para la empresa.
Dentro de los gastos financieros deben tenerse también en cuenta, el costo que supone tener ciertas instalaciones o máquinas duplicadas para obtener una mayor disponibilidad.
En determinadas circunstancias que se obliga a una disponibilidad total es necesario montar en paralelo una máquina similar que permita la reparación de una de ellas mientras la otra está en funcionamiento.
El costo de está duplicidad suele olvidarse en el cómputo de los gastos de mantenimiento, pero debe tener dado que el motivo de su presencia es el aumento de la disponibilidad y este concepto es responsabilidad de mantenimiento, o de los departamentos de proyectos, qué al momento de revisar volúmenes de producción solicita la inversión de equipo duplicado para utilizarlo en caso de ser necesario.
Costos de fallas
El costo de fallas se refiere al costo o pérdida de beneficio que la empresa soporta por causas relacionadas directamente con el mantenimiento.
Normalmente este concepto no suele tener en cuenta cuándo se habla de los gastos de mantenimiento, pero su volumen puede ser incluso superior a los gastos tradicionales (costos fijos variables y financieros) vistos anteriormente. Este concepto es aplicable a empresas productivas cómo a empresas de servicio.
Costo integral
Sí sumamos estos cuatro costos, obtendremos el costo integral de mantenimiento de la empresa. Este costo nos dará una idea mucho más global de la gestión de mantenimiento, que el análisis de cualquiera de los costos que lo componen o sí lo manejamos de forma individual.
En este análisis de costo integral se pretende relacionar no solo el gasto que el mantenimiento ocasiona a la empresa, sino también los posibles beneficios que puede generarle.
Vamos a suponer que una empresa decide reducir su plantilla de personal de mantenimiento, el cual, supone una reducción de costos fijos, pero de manera integral, es de muy costoso no contar con el personal suficiente cuando se presente una situación en equipo o infraestructura, que amerite posponer o reducir las rutinas asignadas. Poniendo en riesgo la continuidad del negocio o la producción.
Por lo tanto, el costo integral de mantenimiento, tiene en cuenta todos los factores relacionados con las condiciones de maquinaria y equipo, y no solo lo relacionado con disponibilidad de equipo.
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