Las 9 cosas que todo Project Manager debe conocer

Preguntas frecuentes

Este articulo contiene brevemente fundamentos académicos y de otros autores, pero son más vivencias reales en manejo de proyectos, de cosas que vi triunfar y también fracasar.

Es evidente que para temas de administración de proyectos (Effective Project Management) habrá una cantidad de libros, cursos, metodologías, tal vez algunas académicas o algunas “customizadas” para cada empresa. Pero sin importar el proyecto, la empresa, la industria, etc. Estos 9 tips aunque parecen básicos ¡créanme! que algunos Project Managers siguen olvidándolos.

Empecemos con algo básico, realizar un plan de comunicación, en forma de matriz plantear: ¿Qué van reportar?, qué método… ¿mail?, ¿shared drive?, ¿juntas?, ¿cada cuándo?, ¿quién lo envía? y ¿a quién? parece tan sencillo, pero el problema es que llenan de correos innecesarios a la gente innecesaria, con reportes que nadie le interesa leer, o demasiado detallados o técnicos para un director/VP. Por otro lado irónicamente la información realmente importante no se comparte o se requiere un foro que promueva la participación de otras personas.

No subestimen a ciertos stakeholders, son sólo stakeholders que en algún momento serán pieza clave en tu proyecto. Un ejemplo claro es el típico proyecto donde olvidaste invitar al encargado de EH&S (seguridad y medio ambiente) y al principio no parece tan crítico, pero más adelante él/ella se entera de tu proyecto, y tristemente, va sabotear tu proyecto con alguna frase como “Este material, este proceso no cumple con la Ley XYZ y por tanto no podrás continuar”, y después tu respuesta ingenua es “¿por qué me dices hasta ahorita?’’ donde él te contesta (obvio agresiva y justificadamente) con una frase “pues porque no me invitaste”.

Realizar algo parecido a un AMEF para su análisis de riesgos, que para eso son este tipo de herramientas.

No tienen por qué entrar en pánico y no a todos los riesgos vamos a aplicar una acción que requiera invertir dinero, inclusive algunas estrategias de respuesta serán “aceptarlo y vivir”.

Pero si es importante tener una bitácora de riesgos, que incluya, tipo, área de impacto, síntomas, efectos, nivel de severidad y nivel de probabilidad, y después lo más importante tu estrategia de respuesta (eliminar, mitigar, transferir, aceptar, escalar).

Bien dice el dicho que el hombre es el único animal que comete el mismo error varias veces. He visto proyectos cometer los mismos errores, por eso, es valioso llevar una bitácora de “Lessons Learned”. Algo sencillo… ¿Qué paso?, ¿cómo lo resolvimos?

PMI (Project Management Institute) promueve las Lessons Learned, y nos dice que es una entrada para muchos de nuestros procesos dentro de cada una de las áreas y procesos de Project Management.

Aunque parece obvio, pero es un desgaste tener ejecutivos, ingenieros y gente que se necesita en la operación teniendo juntas de proyectos donde NO están haciendo nada.

Entiendan los roles de cada quien y los tiempos cuando realmente deben de participar antes de realizar cualquier invitación.

Peor aún, enviar juntas a última hora y no revisar la disponibilidad en el calendario de los invitados. O no haber negociado con los gerentes funcionales ¡créanme!, no importa que tan importante sea el proyecto, a cualquier Gerente le va irritar que el Project Manager este saboteando la operación con juntas a quemarropa.

Vean a los recursos de los proyectos como una máquina. Ustedes pueden balancear las cargas, corriendo ciertas actividades días antes o días después. O tal vez buscar alguien que pueda realizar la misma actividad.

PMI promueve que antes de solicitar cualquier cambio al plan es necesario presentar diferentes alternativas antes de meter el cambio y cuáles son los impactos, en especial en las demás áreas del proyecto (costos, calidad, recursos, tiempo, alcance, etc…). Tener un sistema de control de cambios y un comité de control de cambios sería lo correcto.

Esto es una realidad, en todos los proyectos habrá problemas, la clave está en anticiparlos.

Arnold Glasow define el liderazgo de la siguiente manera “es la habilidad de reconocer un problema antes que se convierta en una emergencia”.

Esta cualidad para que sea bien desarrollada está basada en el buen conocimiento de Project Manager en los procesos, productos, industria de la empresa, entrenamiento en manejo de proyectos, así como un buen equipo de trabajo y tener stakeholders que tenga el conocimiento técnico.

Esta es una metáfora que aprendí durante algunas certificaciones de planeación de la demanda. Crear Forecast de Demanda es como el bastón de un ciego, no asegura que NO te vas a tropezar y te puedas caer, pero en definitiva es mucho mejor eso que andar sin un bastón.

Lo mismo aplica para proyectos, un plan NO es garantía de “0” errores, pero si te da mejores probabilidades de tener éxito. Esta es una frase que siempre promuevo en mis cursos “Entre más inviertas en planeación menos invertirás en la ejecución’’.

No saben la cantidad de Project Managers que he tenido que corregir, tratando de escalar con la alta dirección o solicitando juntas extraordinarias para asuntos que ni siquiera son de la ruta crítica.

Los asuntos que no son de la ruta crítica, se pueden negociar.

Se da tiempo de pensar y buscar un “workaround”, es decir, alguna forma de corregirlo con el mínimo impacto, pero no tienes por qué crear pánico o presionar a un director queriendo tomar decisiones en asuntos que ni siquiera son de la ruta crítica. O caso contrario, algunos Project Managers retrasan pendientes “sin importancia” pero que después resulta que se convierten en parte de la ruta crítica.

Estoy 100% seguro que algunos de ustedes después de leer este breve artículo, recordaron alguno que otro Project Manager o algún otro proyecto cometiendo algunos errores que pudieron evitar si siguieran estos tips básicos.

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