Las 9 cosas que todo Project Manager debe conocer

Preguntas frecuentes

Este articulo contiene brevemente fundamentos academicos y de otros autores, pero son mas vivencias reales en manejo de proyectos, de cosas que vi triunfar y tambien fracasar.

Es evidente que para temas de administracion de proyectos (Effective Project Management) habra una cantidad de libros, cursos, metodologias, tal vez algunas academicas o algunas “customizadas” para cada empresa. Pero sin importar el proyecto, la empresa, la industria, etc. Estos 9 tips aunque parecen basicos ¡creanme! que algunos Project Managers siguen olvidandolos.

Empecemos con algo basico, realizar un plan de comunicacion, en forma de matriz plantear: ¿Que van reportar?, que metodo… ¿mail?, ¿shared drive?, ¿juntas?, ¿cada cuando?, ¿quien lo envia? y ¿a quien? parece tan sencillo, pero el problema es que llenan de correos innecesarios a la gente innecesaria, con reportes que nadie le interesa leer, o demasiado detallados o tecnicos para un director/VP. Por otro lado ironicamente la informacion realmente importante no se comparte o se requiere un foro que promueva la participacion de otras personas.

No subestimen a ciertos stakeholders, son solo stakeholders que en algun momento seran pieza clave en tu proyecto. Un ejemplo claro es el tipico proyecto donde olvidaste invitar al encargado de EH&S (seguridad y medio ambiente) y al principio no parece tan critico, pero mas adelante el/ella se entera de tu proyecto, y tristemente, va sabotear tu proyecto con alguna frase como “Este material, este proceso no cumple con la Ley XYZ y por tanto no podras continuar”, y despues tu respuesta ingenua es “¿por que me dices hasta ahorita?’’ donde el te contesta (obvio agresiva y justificadamente) con una frase “pues porque no me invitaste”.

Realizar algo parecido a un AMEF para su analisis de riesgos, que para eso son este tipo de herramientas.

No tienen por que entrar en panico y no a todos los riesgos vamos a aplicar una accion que requiera invertir dinero, inclusive algunas estrategias de respuesta seran “aceptarlo y vivir”.

Pero si es importante tener una bitacora de riesgos, que incluya, tipo, area de impacto, sintomas, efectos, nivel de severidad y nivel de probabilidad, y despues lo mas importante tu estrategia de respuesta (eliminar, mitigar, transferir, aceptar, escalar).

Bien dice el dicho que el hombre es el unico animal que comete el mismo error varias veces. He visto proyectos cometer los mismos errores, por eso, es valioso llevar una bitacora de “Lessons Learned”. Algo sencillo… ¿Que paso?, ¿como lo resolvimos?

PMI (Project Management Institute) promueve las Lessons Learned, y nos dice que es una entrada para muchos de nuestros procesos dentro de cada una de las areas y procesos de Project Management.

Aunque parece obvio, pero es un desgaste tener ejecutivos, ingenieros y gente que se necesita en la operacion teniendo juntas de proyectos donde NO estan haciendo nada.

Entiendan los roles de cada quien y los tiempos cuando realmente deben de participar antes de realizar cualquier invitacion.

Peor aun, enviar juntas a ultima hora y no revisar la disponibilidad en el calendario de los invitados. O no haber negociado con los gerentes funcionales ¡creanme!, no importa que tan importante sea el proyecto, a cualquier Gerente le va irritar que el Project Manager este saboteando la operacion con juntas a quemarropa.

Vean a los recursos de los proyectos como una maquina. Ustedes pueden balancear las cargas, corriendo ciertas actividades dias antes o dias despues. O tal vez buscar alguien que pueda realizar la misma actividad.

PMI promueve que antes de solicitar cualquier cambio al plan es necesario presentar diferentes alternativas antes de meter el cambio y cuales son los impactos, en especial en las demas areas del proyecto (costos, calidad, recursos, tiempo, alcance, etc…). Tener un sistema de control de cambios y un comite de control de cambios seria lo correcto.

Esto es una realidad, en todos los proyectos habra problemas, la clave esta en anticiparlos.

Arnold Glasow define el liderazgo de la siguiente manera “es la habilidad de reconocer un problema antes que se convierta en una emergencia”.

Esta cualidad para que sea bien desarrollada esta basada en el buen conocimiento de Project Manager en los procesos, productos, industria de la empresa, entrenamiento en manejo de proyectos, asi como un buen equipo de trabajo y tener stakeholders que tenga el conocimiento tecnico.

Esta es una metafora que aprendi durante algunas certificaciones de planeacion de la demanda. Crear Forecast de Demanda es como el baston de un ciego, no asegura que NO te vas a tropezar y te puedas caer, pero en definitiva es mucho mejor eso que andar sin un baston.

Lo mismo aplica para proyectos, un plan NO es garantia de “0” errores, pero si te da mejores probabilidades de tener exito. Esta es una frase que siempre promuevo en mis cursos “Entre mas inviertas en planeacion menos invertiras en la ejecucion’’.

No saben la cantidad de Project Managers que he tenido que corregir, tratando de escalar con la alta direccion o solicitando juntas extraordinarias para asuntos que ni siquiera son de la ruta critica.

Los asuntos que no son de la ruta critica, se pueden negociar.

Se da tiempo de pensar y buscar un “workaround”, es decir, alguna forma de corregirlo con el minimo impacto, pero no tienes por que crear panico o presionar a un director queriendo tomar decisiones en asuntos que ni siquiera son de la ruta critica. O caso contrario, algunos Project Managers retrasan pendientes “sin importancia” pero que despues resulta que se convierten en parte de la ruta critica.

Estoy 100% seguro que algunos de ustedes despues de leer este breve articulo, recordaron alguno que otro Project Manager o algun otro proyecto cometiendo algunos errores que pudieron evitar si siguieran estos tips basicos.

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