Las 4 claves para la implementación exitosa de IATF 16949:2016

Compartir

En el desarrollo de múltiples proyectos en los que me ha tocado participar ya sea la implementación de nuevas metodologías de trabajo, modificación de la cultura organizacional o sistemas de gestión siempre están presentes los mismos factores de éxito y fracaso. En cualquier proyecto hay múltiples elementos involucrados, todos importantes pero algunos críticos para el éxito del mismo. No me refiero a los básicos como son el seguir el ciclo administrativo conocido como Planear, Hacer, Verificar y Actuar (en inglés Plan, Do, Check, Act: PDCA), me refiero más bien a los elementos tácticos en la implementación como son los siguientes:

Estas cuatro claves para la implementación son:

  1. Comunicación y sensibilización de las personas involucradas
  2. Soporte y compromiso de la Alta Dirección
  3. Conocimientos técnicos sobre el proyecto a implementar
  4. Ejecución disciplinada, metódica y consistente

 

a) Comunicación y sensibilización de las personas involucradas

Las personas técnicas tendemos a no reconocer la importancia de los factores humanistas al considerarlos poco complejos y no enfocados a la tarea. Tendemos sin embargo a sobreestimar la importancia de los cálculos técnicos complejos y el liderazgo de línea dura como factores de éxito. Nada puede estar más lejos de la realidad. La ejecución de las tareas de cualquier proyecto descansa en el fundamental compromiso de las personas que participaran en los procesos de implementación y de gestión de las operaciones. Esto no se logrará sin el compromiso de las personas quienes para lo cual deberán conocer y entender lo que se desea implementar. Sin embargo, cuando las ideas se han comunicado correctamente pueden despertar un alto interés y compromiso por las mismas. Ese entusiasmo es fundamental para no caer ante las adversidades y frustraciones que un proyecto complejo pueda implicar. Al contrario, es posible que una idea bien comunicada pueda ayudar a generar muchas otras ideas disparando un efecto dominó de alta creatividad. Por eso no importa cuál sea el proyecto, siempre planifique como va a realizarse la comunicación correspondiente.

 

b) Soporte y compromiso de la Alta Dirección

Más de la mitad de la posibilidad de éxito en la implementación de cualquier proyecto y sobre todo tratándose de un sistema de gestión de calidad, descansa en el nivel de compromiso de la alta dirección. Es la alta dirección la que posee el control de los recursos de la organización, así como la dirección estratégica y la definición de los objetivos. Si usted alguna vez ha tratado de implementar algo sin la aprobación y compromiso de la Alta Dirección prepárese para altas dosis de frustración. En cambio, cuando usted cuenta con el respaldo del grupo gerencial parecen facilitarse muchísimo más las cosas, todo fluye más suavemente y se evitan conflictos interpersonales.

 

c) Conocimientos técnicos sobre el proyecto a implementar

Siempre el conocer los aspectos técnicos sobre el proceso a implementar van a crear una gran diferencia para el éxito de la implementación. Ya sea que esos conocimientos hayan sido adquiridos mediante una experiencia relevante o a través de una capacitación formal, van a permitir que los involucrados en el proyecto puedan hacer una determinación de metas realistas, con indicadores alineados a los objetivos, un análisis de riesgos lo suficientemente profundo y una planificación ordenada de las actividades necesarias.

  • Metas
  • Indicadores
  • Riesgos
  • Actividades

Metas: Cuando no se cuenta con la experiencia o conocimientos necesarios pueden establecerse por error o metas ambiguas e inalcanzables o completamente irrelevantes sin ningún reto involucrado, la mayoría de las veces será el primer caso. Todos hemos escuchado acerca de que las metas deben ser SMART (del inglés específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo de cumplimiento definido), pues bien, para ello es necesario conocer el proceso en el que se está trabajando.

Indicadores: Los indicadores o KPI’s mal determinados o alineados también son el resultado de no conocer que es lo que realmente se debe medir. Así por ejemplo si una planta de manufactura componentes metálicos por kilogramos sin considerar los tiempos y costos de proceso se sorprenderá de haber vendido muchos kilogramos de producto y sin embargo tener grandes pérdidas (basado en más de una historia real). Nuevamente la falta de los conocimientos técnicos puede tener un gran impacto.

Riesgos: Uno de los campos donde los conocimientos técnicos y la experiencia relevante es sumamente importante, por no decir vital, es en el análisis de riesgos, sobre todo en los análisis de riesgos técnicos de los procesos de la organización. El poder analizar las fallas potenciales del proceso, sus consecuencias y sus causas depende en gran medida de la capacidad de los integrantes del equipo multidisciplinario encargado de realizar esta tarea. Estos análisis de riesgos en los procesos pueden llevarse a cabo utilizando la herramienta conocida como AMEF.

Actividades: Los conocimientos técnicos permiten el identificar las actividades necesarias para logar un resultado o entregable. Además, bien dicen que la práctica hace al maestro o, dicho de otro modo, la experiencia permite que se encuentren mejores formas de hacer las cosas. En este sentido el mayor conocimiento técnico permitirá no sólo omitir actividades, pero además permitirá determinar la mejor forma de realizarlas.

 

d) Ejecución disciplinada, metódica y consistente

La cuarta clave para el éxito en el despliegue de un sistema de gestión de calidad IATF 16949:2016 es el apegarse metódicamente al plan, realizar las tareas en los tiempos determinados, sobre las tareas de verificación y validación. El gran enemigo por vencer en los planes mal ejecutados es “la falta de seguimiento”.  Es verdad que cierto nivel de flexibilidad y ajustes son necesarios, pero eso no significa la omisión de las actividades programadas o la implementación desorganizada de los cambios. Los ajustes deben ser coordinados y comunicados a todos los involucrados.

En resumen, estas cuatro claves marcan una gran diferencia en el éxito o fracaso de las implementaciones de cualquier nuevo proyecto en la organización como lo puede ser la implementación de un sistema de gestión de calidad IATF 16949:2016.

Para conocer más detalles de cómo realizar la planificación, despliegue y validación en la implementación de los sistemas de gestión de calidad te invitamos a participar en nuestro cursos y talleres. ¡Te esperamos!

 

Si deseas saber más sobre este artículo comunícate hoy con nosotros, o te invitamos a nuestros próximos entrenamientos.

Comentarios