Alcances, Similitudes y Referencias
Dentro de la Administración de los Proyectos, debemos de iniciar definiendo un alcance, un producto, servicio o oportunidad negocios, en los cuales las organizaciones están expuestas cuando realizan la determinación del lanzamiento de una nueva oferta comercial o abordan un nuevo negocio.
Esta Administración de Proyectos tiene sustento en tres elementos clave:
• Tiempo
• Costo
• Desempeño
Esta herramienta se basa en el uso de una metodología utilizada para una línea de tiempo a través de las cuales se establecen una serie de requisitos y también indicadores para dar seguimiento a este tipo de elementos. Recordemos que vamos a partir de un caso de negocios y/o de un plan de actividades, ya sea de un requisito del cliente o de la organización, estas actividades definen una ruta crítica de elementos a cumplir.
Esta ruta crítica, se va a estar monitoreando a través de las diferentes reuniones y/o a través de las revisiones del proceso. También se considera un plan de seguimiento, a través de personas con responsabilidades y autoridades definidas, que darán cumplimiento a indicadores claves en los cuales vamos a buscar con su cumplimiento, el éxito de cada una de las etapas y pasos realizados
Además también es importante que se considere un plan de contingencia en caso de que alguna situación se presente y establecer accione por adelantado para abordar cualquier elemento que ponga el proyecto en riesgo. Es de suma importancia que en esta etapa también se considere todo relacionado al abastecimiento, compras y desarrollo de nuevos proveedores, fomentando evidentemente fuentes locales o cercanas a donde se lleve a cabo el ejercicio de desarrollo de proyecto. Y por último debemos de considerar la mejora continua, que va ligada al uso efectivo de lecciones aprendidas derivada de experiencias positivas y/o negativas, en las etapas de planificación, ejecución, variación y retroalimentación de la administración el proyecto.
La Planeación Avanzada de la Calidad (APQP)
Esta herramienta, es un método estructurado para la definición y establecimiento de pasos necesarios para asegurar que un producto satisface los requisitos de los clientes. Tiene como objetivo particular facilitar la comunicación con todos los involucrados, es decir clientes, proveedores, personal de la organización y/o accionistas.
Evidentemente para asegurar que todos los pasos requeridos en la implementación de un proyecto nuevo, modificado o de un producto y un servicio se han completado su tiempo y al más bajo costo, depende en todo momento del compromiso de la alta dirección en la organización, es decir del liderazgo que se aplique en los diferentes niveles en la más alta empresa.
Esta metodología promueve la identificación temprana de cambios de los requerimientos sobre productos y servicios, que va a ofrecer al cliente, además de ayudar a promover un producto de calidad a tiempo y al menor costo posible, recordemos qué la Planeación Avanzada de la Calidad es un documento o guía de referencia, que no da instrucciones específicas de cómo proceder, pero que sí proporciona los lineamientos a seguir y establece una terminología estandarizada, qué será de mucha utilidad para las diferentes partes interesadas de este proceso.
El equipo multidisciplinario debe de establecer un alcance de APQP, es decir cuáles son los necesidades, expectativas y requerimientos del cliente, cuál es el punto de partida y declarar cuáles van a ser precisamente esas fronteras de acción.
Un elemento interesante es que la alta dirección debe determinar un dueño del proceso y posteriormente establecer la participación activa de un equipo multidisciplinario en la organización.
Este equipo multidisciplinario debe de contar con roles, responsabilidades y la competencia necesaria para la definición de los elementos, además también determinar cuál va a ser la participación activa de los proveedores.
La Planeación Avanzada de la Calidad, debe de basarse en un plan de trabajo, es decir una línea de tiempo donde se establezcan las expectativas y/o requisitos del cliente, que va a depender evidentemente de la complejidad del producto o servicio que se va a ofrecer y que deben de estar adherido y o alineado a un programa general que el cliente ha determinado.
Esta metodología, APQP, la vamos a documentar bajo un concepto llamado Enfoque a Procesos donde se determinan, elementos de entrada, elementos de salida, infraestructura necesaria para el desarrollo de este proceso y además también el personal, con competencias, habilidades y autoridades sobre el proceso e información documentada para sostenimiento del mismo y evidentemente indicadores de desempeño, que me van ayudar a entender, si el proceso está logrando o no la salida esperada.
Derivado de estas referencias ya vistas, podemos llegar a la siguiente conclusión:
• La Administración de Proyectos determina toda la gestión y el desarrollo de los pasos a seguir para la ejecución de un programa nuevo o modificado.
• APQP establece el ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo? y cuál es la información esperada mínima en cada una de las etapas, siendo qué es la administración de proyectos no requiere a este nivel de detalle o ejecución.
• La Administración de Proyectos, solicita para determinar el éxito de un proyecto la definición de indicadores de desempeño, pudiendo ser de cumplimiento un programa o relacionado al costo del propio proyecto de inversión
• La Planeación Avanzada de la Calidad, establece en cada una de las fases o divisiones en las cuales se va a llevar a cabo este proyecto, declarar indicadores también de desempeño, como eficiencia y eficacia, pero de manera muy particular y/o específica, sin dar oportunidad o justificación a su ausencia.
Algunos elementos en común entre ambas herramientas:
• Un factor común de éxito, es el liderazgo de los responsables o dueños de los procesos, que van a marcar la pauta en el cumplimiento del ejercicio tanto de la programación de los proyectos como de la planeación avanzada de la calidad en la cual no debería ser solamente del responsable del proyecto o programa de manera unilateral sino va a depender también, del liderazgo e Involucramiento en los diferentes niveles en la organización, del cliente y los proveedores.
• Un entregable de cumplimiento de actividades en tiempo y forma, determinando la forma o manera en que declaremos que el nuevo producto o servicio, ha completado los requisitos establecidos, comparándolo con las actividades establecidas durante la planificación, de esta manera nos aseguramos que se logren resultados esperados.
• El desarrollo y documentación de lecciones aprendidas que se generaran a partir información valiosa, que se va a ir fluyendo a lo largo de las etapas de los proyectos, de tal manera van hacer la fuente del conocimiento que va a generar valor a los próximos proyectos nuevos o modificados.
Estas metodologías se complementan, la Administración de Proyectos y la Planeación Avanzada Calidad, sin que se contrapongan o discrepen entre sí. Los profesionales de los programas y/o nuevos proyectos, deben estar siempre atento y vigilantes de las nuevas propuestas que ofrezcan las organizaciones y/o comités a nivel internacional, que rigen estas herramientas, con el fin de aportar valor a los procesos establecidos.
Conclusión:
En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y entrenamientos para implementar APQP en tu empresa, mediante nuestros Servicios de Consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones prácticas y efectivas.
Si deseas saber más sobre este artículo, o requieres consultoría especializada para tu empresa comunícate hoy con nosotros, o te invitamos a nuestros próximos entrenamientos en las ciudades de Monterrey, Querétaro, Guadalajara, León y Ciudad de México. Para acceder a nuestro catálogo completo de cursos 2020 haz click aquí.