La Administración de los Proyectos y la Planeación Avanzada de la Calidad (APQP)

Administración de Proyectos y APQP son metodologías clave que, al integrarse, permiten asegurar el cumplimiento de objetivos, la calidad del producto y el éxito del proyecto.

Alcances, Similitudes y Referencias

Administración de Proyectos: definición y alcance

Dentro de la Administración de los Proyectos, debemos de iniciar definiendo un alcance, un producto, servicio u oportunidad de negocios, en los cuales las organizaciones están expuestas cuando realizan la determinación del lanzamiento de una nueva oferta comercial o abordan un nuevo negocio.

Elementos clave de la Administración de Proyectos

Esta Administración de Proyectos tiene sustento en tres elementos clave:

• Tiempo
• Costo
• Desempeño

Metodología, planeación y ruta crítica

Esta herramienta se basa en el uso de una metodología utilizada para una línea de tiempo, a través de la cual se establecen una serie de requisitos y también indicadores para dar seguimiento a este tipo de elementos. Recordemos que vamos a partir de un caso de negocios y/o de un plan de actividades, ya sea de un requisito del cliente o de la organización; estas actividades definen una ruta crítica de elementos a cumplir.

Seguimiento, control y responsabilidades

Esta ruta crítica se va a estar monitoreando a través de las diferentes reuniones y/o revisiones del proceso. También se considera un plan de seguimiento, a través de personas con responsabilidades y autoridades definidas, que darán cumplimiento a indicadores clave, en los cuales vamos a buscar, con su cumplimiento, el éxito de cada una de las etapas y pasos realizados.

Contingencias, proveedores y mejora continua

Además, es importante considerar un plan de contingencia en caso de que alguna situación se presente y establecer acciones por adelantado para abordar cualquier elemento que ponga el proyecto en riesgo. Es de suma importancia que en esta etapa también se considere todo lo relacionado al abastecimiento, compras y desarrollo de nuevos proveedores, fomentando fuentes locales o cercanas a donde se lleve a cabo el desarrollo del proyecto.

Por último, debemos considerar la mejora continua, ligada al uso efectivo de lecciones aprendidas derivadas de experiencias positivas y/o negativas, en las etapas de planificación, ejecución, variación y retroalimentación de la administración del proyecto.

Planeación Avanzada de la Calidad (APQP)

Definición y objetivo del APQP

Esta herramienta es un método estructurado para la definición y establecimiento de los pasos necesarios para asegurar que un producto satisface los requisitos de los clientes. Tiene como objetivo particular facilitar la comunicación con todos los involucrados, es decir, clientes, proveedores, personal de la organización y/o accionistas.

Liderazgo y compromiso de la alta dirección

Evidentemente, para asegurar que todos los pasos requeridos en la implementación de un proyecto nuevo o modificado, o de un producto o servicio, se han completado a tiempo y al más bajo costo, depende en todo momento del compromiso de la alta dirección en la organización, es decir, del liderazgo que se aplique en los diferentes niveles de la empresa.

Enfoque preventivo y lineamientos del APQP

Esta metodología promueve la identificación temprana de cambios en los requerimientos sobre productos y servicios que se ofrecerán al cliente, además de ayudar a promover un producto de calidad a tiempo y al menor costo posible. La Planeación Avanzada de la Calidad es un documento o guía de referencia que no da instrucciones específicas de cómo proceder, pero sí proporciona lineamientos a seguir y establece una terminología estandarizada de gran utilidad para las partes interesadas.

Alcance, equipo multidisciplinario y proveedores

El equipo multidisciplinario debe establecer un alcance de APQP, es decir, cuáles son las necesidades, expectativas y requerimientos del cliente, el punto de partida y las fronteras de acción.

La alta dirección debe determinar un dueño del proceso y establecer la participación activa de un equipo multidisciplinario con roles, responsabilidades y competencias definidas, así como la participación activa de los proveedores.

Planeación, enfoque a procesos e indicadores

La Planeación Avanzada de la Calidad debe basarse en un plan de trabajo, es decir, una línea de tiempo donde se establezcan las expectativas y requisitos del cliente, dependiendo de la complejidad del producto o servicio, y alineada a un programa general determinado por el cliente.

Esta metodología se documenta bajo un enfoque a procesos, donde se determinan elementos de entrada, elementos de salida, infraestructura necesaria, personal competente, información documentada e indicadores de desempeño que permitan evaluar si el proceso está logrando la salida esperada.

Diferencias entre Administración de Proyectos y APQP

Derivado de estas referencias, podemos llegar a la siguiente conclusión:

• La Administración de Proyectos determina toda la gestión y desarrollo de los pasos para la ejecución de un programa nuevo o modificado
• APQP establece el ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo? y la información mínima esperada en cada etapa, a un nivel de detalle que la Administración de Proyectos no requiere
• La Administración de Proyectos solicita indicadores de desempeño relacionados con el cumplimiento del programa y costos
• APQP establece indicadores de desempeño específicos de eficiencia y eficacia en cada fase, sin dar oportunidad a su ausencia

Similitudes entre ambas metodologías

Algunos elementos en común entre ambas herramientas son:

• El liderazgo como factor común de éxito, involucrando a responsables del proceso, alta dirección, cliente y proveedores
• El cumplimiento de actividades en tiempo y forma, asegurando que el producto o servicio cumpla los requisitos establecidos
• El desarrollo y documentación de lecciones aprendidas como fuente de conocimiento para futuros proyectos

Complementariedad de las metodologías

Estas metodologías se complementan: la Administración de Proyectos y la Planeación Avanzada de la Calidad no se contraponen ni discrepan entre sí. Los profesionales de programas y proyectos deben mantenerse atentos a las nuevas propuestas de organismos y comités internacionales para aportar valor a los procesos establecidos.

Conclusión

En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y entrenamientos para implementar APQP en tu empresa. Mediante nuestros servicios de consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades y proporcionando soluciones prácticas y efectivas.