Factores de éxito del Project Management

La Gestión de proyectos o Project Management es una metodología que consiste en identificar un proyecto, planificar los pasos para conseguirlo, ejecutar el plan de trabajo en tiempos acordados y costos.

En el ambiente empresarial, la gestión de proyectos o el Project Management se define como la secuencia estructurada de pasos o método de planear un Proyecto con la finalidad de lograr exitosamente los objetivos trazados, con el uso eficiente de los recursos asignados.

En el proceso de desarrollo de un proyecto se deben definir como información detallada el nombre del proyecto, los objetivos, fechas, alcance y el presupuesto. El reto principal de la gestión de proyectos es lograr exitosamente los objetivos planteados en cumplimiento de los tiempos y costos.

En la actualidad, con el uso de la tecnología se han desarrollado modelos de programación de proyectos para estimar costos y tiempos de proyectos.

El estándar o norma de referencia para la gestión de proyectos es el ISO 21500, Guía para la Gestión de Proyectos

¿Qué es un proyecto?

Se define un proyecto como una iniciativa en un marco de tiempo definido con el fin de o tener un resultado, un bien o servicio.

Objetivo de Project Management

El objetivo principal de la metodología Project Management es ejecutar un proyecto exitoso que cumpla con los requisitos del cliente, a través de planificar y establecer los pasos, así como los tiempos de las actividades a realizar. Identificando riesgos o barreras y contar con los planes de contingencia en caso de ser necesarios. Buscando la eficacia del cumplimiento a los objetivos y la eficiencia de los recursos utilizados

Si los objetivos de un proyecto desde su concepción son demasiado estrictos o mal definidos podrían afectar a los resultados esperados en tiempo y costos.

Responsable de Proyecto

Un responsable o Gerente de proyecto es aquel profesional que estará a cargo y con autoridad de toma de decisiones de la gestión del proyecto. Será responsable de la planificación, implementación y seguimiento del proyecto hasta su finalización o entrega de proyecto. El gerente o responsable del proyecto deberá tener claras las necesidades y requisitos del cliente, ya que se enfocará en la satisfacción del cliente considerando a su vez las cuestiones de costo, tiempos y entregables de calidad del proyecto.

Tipos de Project Management

La metodología de la gestión de proyectos puede ser aplicada a cualquier proyecto, comúnmente se identifica el tamaño del proyecto, el giro de la aplicación o tipo de industria.

Para cada tipo de proyectos, los gerentes o administradores de proyecto deben considerar:  Un plan a seguir, tipo de proceso, personas y las líneas de autoridad (poder), tomadores de decisiones. A estos aspectos clave, se les conoce como las cuatro P.

Existen diferentes maneras de dar seguimiento, organizar y completar las fases de un proyecto, teniendo en mente el cumplimiento de los objetivos, el cronograma así como los costos.

Control de Proyectos

Para mantener en el seguimiento y monitoreo de un proyecto el Control del Proyecto nos ayudará a monitorear los indicadores en los tiempos planeados y su adecuación dentro del presupuesto.

Un proyecto puede ser auditado o revisado aún mientras el proyecto este en proceso y también en la conclusión del mismo. Las auditorías o revisiones formales generalmente abarcan el cumplimiento a indicadores clave, la alta gerencia estará informada del progreso y resultado de estas revisiones.

Con el objetivo de reforzar el desempeño definido en la fase de planeación, para algunas organizaciones dar seguimiento a los proyectos es parte de un proceso de control de proyectos o Ingeniería de Costos (en algunas organizaciones lo gestiona Administración de Finanzas) que es un proceso independiente a la gestión de proyectos o Project Management. Estos son algunos temas comunes referidos al control de seguimiento:

  1. Revisión de los indicadores clave del proyecto (común mente llamados KPI’s).
  2. Procedimientos, formatos para la información que será revisada como parte de los entregables del proyecto.
  3. Establecer los criterios de comunicación de las discrepancias del proyecto.
  4. Entregas de reportes de la revisión.

Bajo la metodología definida del control del proyecto, cada uno de los proyectos trazados deberán evaluarse con el nivel apropiado del control. Demasiado control llevará más tempo invertido y tener muy poco control pudiera ser un riesgo. El control del proyecto por tanto debe ser claro en su alcance, mostrando las áreas de oportunidad sea en términos de tiempos o costos. La alta gerencia aportará las observaciones apropiadas de las revisiones de control.

Algunas organizaciones utilizan procesos de tecnología formales para dar seguimiento a los proyectos (software de gestión de proyectos), los cuales ayudarán a planificar, organizar, controlar presupuestos y comunicación con el equipo de trabajo.

Características de los proyectos

Un proyecto debe contar con las siguientes características:

  1. Planificación.

Alcance, Fechas, se requiere una fecha de inicio y termino acordadas con los clientes. Costos, Equipo de trabajo, definir el equipo de trabajo, recurso humano.

  1. Implementación.

Contar con Indicadores Claves, sistemas de monitoreo y control del proyecto. Se recomiendan revisiones periódicas.

  1. Los entregables del proyecto Final a los clientes.

Factores de éxito de la gestión de proyectos

Para determinar si un proyecto fue exitoso, debemos de evaluarlo considerando los siguientes factores de éxito en la gestión de proyectos:

  1. Criterios de éxito de la gestión del proyecto.

Considerar el cumplimiento del alcance, presupuesto y tiempos acordados.

  1. Criterios de éxito del proyecto.

Logro del propósito (o caso del negocio) original del proyecto.

Beneficios del Project Management

  • El ejecutar adecuadamente la metodología del Project management o gestión de proyectos en las organizaciones ayudará a:
  • Alcanzar objetivos planeados.
  • Mejora en la comunicación inter site.
  • Mejora de costos presupuestales.
  • Uso de lecciones aprendidas.
  • Implementación de mejores prácticas

Conclusión:

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