Etapas de una Negociación

Preguntas frecuentes

La negociación debe verse como un proceso del cual podemos no solamente obtener beneficios materiales en una transacción comercial, sino como un aprendizaje que puede aplicarse tanto en la vida personal como profesional. Es muy importante conocer las bases, etapas y elementos de la negociación. Con la negociación podemos resolver conflictos, alcanzar acuerdos, tomar decisiones y establecer relaciones satisfactorias entre individuos, grupos o entidades.

La preparación es la primera etapa de la negociación y es una actividad interna del grupo negociador que se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas a esclarecer la tarea, dominar el tema de negociación, buscar la información necesaria y definir los roles, de manera que cada uno de los integrantes del equipo conozca los aspectos generales de la negociación y las particularidades de su participación, para lograr con ello, una mayor coherencia e integración del grupo.

En la fase de preparación se establecen objetivos para cumplir lo que queremos lograr y la forma de lograrlo. Se hace un análisis sobre los escenarios en los que podemos ceder u ofrecer descuentos en caso de ser necesario. Es importante detectar los objetivos de la otra parte para compararlos con los nuestros.

Esta segunda etapa de la negociación es la parte central y probablemente la más difícil del proceso de negociación. En ella se intenta acercar lo más posible el acuerdo final a nuestra posición.

Para ello se utilizan argumentos que refuercen y apoyen nuestras tesis y otros que debiliten la fuerza de las tesis contrarias. Esta es la parte más compleja del proceso del negociador, pues en esta etapa se llega a utilizar casi todas las estrategias posibles: la sugestión, la persuasión o la disuasión.

La negociación entre personas se hace para resolver conflictos de derechos o de intereses. La etapa de discusión también se le llama etapa de conversación, intercambio o de intereses y se pretende eliminar la agresividad al negociar o discutir así como explorar las actitudes e intereses de ambas partes. Esta etapa es similar a la etapa de determinación de necesidades.

Durante cualquier negociación las posiciones siempre van moviéndose ya sea para acercarse o para distanciarse del mutuo acuerdo. En esta tercera etapa de la negociación, los negociadores utilizan estas señales para replantear su disposición a negociar. Comúnmente las afirmaciones durante las primeras fases de la negociación son de carácter absoluto, como lo son “es imposible ofrecer ese descuento” o “no aceptamos otra forma de pago”.

En una negociación, se negocian las propuestas y no las discusiones, aunque generalmente las propuestas son foco de discusión. Una oferta o petición diferente de la inicial puede causar el desenfoque de la negociación, por lo que es importante evitarlas en las primeras propuestas, debiendo ser cautelosos ya que es probable que se expongan más adelante y con una buena negociación sean aceptadas.

En una propuesta se establecen procedimientos que les permitirán lograr sus objetivos a ambas partes negociadoras.

En ella se equilibran los intereses de las partes, lo que quiere una parte y lo que quiere la otra. Una vez que se hayan comprendido cabalmente los intereses de la otra parte por medio de una comunicación eficaz esto se plasma en una propuesta. Es por eso que podemos decir que “Sin una buena propuesta no hay una buena negociación”.

Durante esta quinta etapa de la negociación, se exige un gran esmero por ambas partes ya que se puede tornar muy intensa. Durante esta negociación se define si se obtiene algo mientras se renuncia a otra cosa. Ante cualquier propuesta se debe ser condicional ya que por cada cosa que se conceda se debe obtener algo a cambio.

El propósito del cierre de las negociaciones y última etapa es llegar a un acuerdo. Una negociación siempre debe hacerse en forma segura y firme para llenar y agradar a la otra parte en cuanto a sus necesidades y expectativas. Esto sucede igual que en las ventas.

Es la forma más común durante el cierre de las negociaciones. Con este cierre al terminar la fase del intercambio se ofrece una concesión para conseguir un acuerdo.

Después del cierre por concesión, es el tipo de cierre de negociación más común. Al cerrar la fase de intercambio se hace una recapitulación de todos los acuerdos logrados hasta ese momento, resaltando las concesiones que se han hecho por nuestra parte y subrayando los beneficios de llegar a un acuerdo sobre los puntos pendientes.

A lo largo de los años, se han ido integrando una serie de principios interesantes, que nos ayudan a recordar los puntos clave a la hora de negociar.

Las seis «P» son una guía que se utiliza para recordar y resumir algunos de los conceptos a tener en cuenta durante el proceso de negociación.

Estas seis «P» son:

La preparación es fundamental para una negociación exitosa. Implica investigar y recopilar información relevante sobre la otra parte, sus intereses, necesidades, objetivos y posibles alternativas. También implica definir claramente tus propios objetivos y límites para la negociación.

Ejemplo: Antes de comprar un coche usado, investigas el modelo y el precio de mercado, estableces tu presupuesto máximo y te informas sobre el historial del vehículo que te interesa.

La paciencia es una virtud en la negociación. A veces, el proceso puede ser largo y complejo, y es esencial mantener la calma y no ceder a la presión para llegar a acuerdos rápidos que no sean satisfactorios.

Ejemplo: Negocias con tu compañero de piso sobre la hora de limpiar la casa. Ambos tienen diferentes horarios, así que se toman el tiempo para discutir y encontrar un compromiso que funcione para ambos. Cuando apresuras las cosas, y eres el mas interesado, tenderás a dar mas concesiones.

La negociación implica persuadir a la otra parte de que tu propuesta es beneficiosa y razonable. La habilidad para comunicar de manera efectiva y presentar argumentos sólidos es esencial para influir en las decisiones de la otra parte.

Ejemplo: Estás buscando cerrar un trato con un cliente potencial. Le presentas una propuesta bien fundamentada y destacas los beneficios de trabajar contigo para convencerlo de que es la mejor opción. Tomar siempre en cuenta que es lo que va a ganar la otra parte y no solo la propia.

Hacer preguntas y escuchar activamente es crucial para comprender las necesidades y puntos de vista de la otra parte. A través de la escucha activa, se pueden identificar oportunidades para crear valor y encontrar soluciones que satisfagan a ambas partes.

Ejemplo: Al negociar un contrato de trabajo, preguntas a tu empleador potencial sobre el paquete de beneficios, oportunidades de crecimiento y horarios flexibles para asegurarte de que se ajuste a tus necesidades.

Una vez que se ha recopilado la información y se ha comprendido la situación de la otra parte, es el momento de presentar una propuesta clara y fundamentada. La propuesta debe enfocarse en los intereses y beneficios mutuos, no solo en posiciones rígidas.

Ejemplo: Estás tratando de convencer a tus amigos de ir a un restaurante en particular. Les explicas por qué crees que les gustará la comida, el ambiente y las ofertas especiales.

Una vez que se ha llegado a un acuerdo, es importante tener paciencia y asegurarse de que todos los detalles y términos estén bien comprendidos antes de cerrar oficialmente el trato. No conviene apresurarse y pasar por alto aspectos importantes.

Ejemplo: Has acordado vender un artículo a través de una plataforma en línea. Antes de finalizar la transacción, te tomas el tiempo para confirmar todos los detalles del envío y el pago para evitar malentendidos.

En conclusión, dominar estas etapas es fundamental para una negociación efectiva. La preparación, la comunicación efectiva y la voluntad de colaborar son pilares esenciales. Una negociación exitosa no es solo sobre ganar, sino sobre encontrar soluciones que beneficien a ambas partes, construyendo relaciones duraderas y fortaleciendo el éxito empresarial. ¡Apliquemos estas etapas para lograr acuerdos exitosos en el mundo empresarial!

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