El Informe Lean A3

Cuando escuchamos mencionar un documento A3 simplemente se nos viene a la mente un tamaño de papel (11×17, también conocido como A3). Sin embargo, también asi se le conoce a una herramienta pilar del sistema de producción de Toyota y se utiliza para:

  • Realizar propuestas
  • Informes de estado
  • Resolución de problemas

A3 tiene un enfoque para la resolución de problemas que surgió de Lean Manufacturing en Toyota. El informe A3 condensa la información del proyecto en una sola página, en un formato gráfico fácil de leer. Esta plantilla A3 proporciona secciones para describir información básica, condiciones actuales, análisis de causa raíz, objetivo, plan de implementación y seguimiento.

¿Por qué realizar el A3?

  • Nos ayuda a Identificar el problema, el área de oportunidad o la necesidad.
  • Podemos comprender el estado actual.
  • Desarrollar un objetivo simple.
  • Se comprende la causa raíz
  • Podemos realizar una lluvia de ideas o identificar contramedidas
  • Se genera un plan de acción y se verifica la efectividad de las acciones correctivas o mejoras realizadas.
  • Podemos mantener los resultados a través del tiempo.

Cómo llevar a cabo el A3

  • Identifique claramente el problema.
  • Considere el impacto como un argumento convincente para llamar la atención sobre el problema.
  • Asegúrese de tener un liderazgo apropiado para estar trabajando en este problema
  • Identifique las partes involucradas: este ejercicio es mejor cuando todas las partes interesadas tienen un representante en la mesa (piense fuera de la caja sobre quién podría ser).
  • Identifique un facilitador y, si los recursos lo permiten, un tomador de notas. (Considere que ambas partes no estén relacionadas directamente).
  • Programe una cantidad de espacio de tiempo apropiada (típicamente al menos 90 minutos).

Como facilitar la resolución de problemas de A3

  • Proporcione una copia en papel de la plantilla a todos, use una pizarra o un rotafolio para capturar las posibles causas.
  • Facilite una lluvia de ideas efectiva: ninguna idea es mala o criticada, todas las causas ofrecidas se registran e incluyen.
  • Haga preguntas de sondeo para profundizar en las posibles causas y aclarar.
  • Indique al grupo que ignore las categorías (humano, capacitación, equipo, política / procedimiento, proceso)
  • Estas son sugerencias y pueden modificarse según sea necesario, excluyendo algunas o agregando otras. (no se requiere un número establecido)
  • Intentar categorizar las causas a medida que se comparten hará más difícil su facilitación y limitará la capacidad de los participantes para pensar sobre todas las causas potenciales.
  • Una vez que se hayan agotado todas las causas posibles, solicite al grupo que identifique cuál de las causas parece ser la más importante para resolver primero (pregunte si alguna necesita datos adicionales o validación).
  • Transfiera todo a la plantilla después de la sesión y envíela a todos los participantes para revisar y tener mayor precisión.

Suficientemente fácil, pero ¿y ahora qué?

  • Como con cualquier proyecto de mejora de calidad, desea tener un plan de trabajo sólido, método para evaluar si las mejoras tienen los efectos deseados (o no) y un plan para mantener las mejoras.
  • Una vez que haya completado el plan de acción de alto nivel, cree un plan de trabajo más detallado para acciones / mejoras que sean complejas, de varias fases, involucren múltiples departamentos si se requieren recursos significativos.
  • Use la herramienta preferida de su organización. Debe, como mínimo, incluir:
  • Una persona responsable para completar o supervisar la finalización de cada tarea
  • Fecha objetivo para completar cada tarea.

Beneficios de usar A3

  • A diferencia de muchas otras herramientas de calidad, no requiere mucha instrucción u orientación; es bastante intuitivo.
  • Ayuda a enfocarse en problemas de proceso o errores humanos comunes en lugar del desempeño individual.
  • Ayuda a cambiar el enfoque de los síntomas del defecto a las causas del defecto.
  • Útil cuando no hay datos disponibles para identificar las causas raíz exactas.
  • Puede ayudar a identificar otros problemas de proceso que pueden estar relativamente ocultos.
  • Permite la identificación de todas las causas posibles.
  • Permite una representación visual clara del problema y sus causas, el proceso solía llegar a acciones de mejora.

 

Conclusión:

Si la persona que realiza el proceso A3 no es un gerente, es imprescindible recordar la importancia de obtener la aprobación de una figura de autoridad para llevar a cabo el plan propuesto. La figura de autoridad debe verificar que el problema ha sido suficientemente estudiado y que todas las partes afectadas están “de acuerdo” con la propuesta. La figura de autoridad puede aprobar el cambio y permitir la implementación.

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