El Informe Lean A3

El A3 es una metodología Lean desarrollada para estructurar la resolución de problemas, la toma de decisiones y la mejora continua en un solo documento visual.

Cuando escuchamos mencionar un documento A3 simplemente se nos viene a la mente un tamaño de papel (11×17, también conocido como A3). Sin embargo, también así se le conoce a una herramienta pilar del Sistema de Producción de Toyota y se utiliza para:

• • Realizar propuestas
  • Informes de estado
  • Resolución de problemas

A3 tiene un enfoque para la resolución de problemas que surgió de Lean Manufacturing en Toyota. El informe A3 condensa la información del proyecto en una sola página, en un formato gráfico fácil de leer. Esta plantilla A3 proporciona secciones para describir información básica, condiciones actuales, análisis de causa raíz, objetivo, plan de implementación y seguimiento.

¿Por qué realizar el A3?

• • Nos ayuda a identificar el problema, el área de oportunidad o la necesidad
  • Podemos comprender el estado actual
  • Desarrollar un objetivo simple
  • Se comprende la causa raíz
  • Podemos realizar una lluvia de ideas o identificar contramedidas
  • Se genera un plan de acción y se verifica la efectividad de las acciones correctivas o mejoras realizadas
  • Podemos mantener los resultados a través del tiempo

Cómo llevar a cabo el A3

1. 1. Identifique claramente el problema
      

      

   2. Considere el impacto como un argumento convincente para llamar la atención sobre el problema
   3. Asegúrese de tener un liderazgo apropiado para estar trabajando en este problema
   4. Identifique las partes involucradas: este ejercicio es mejor cuando todas las partes interesadas tienen un representante en la mesa (piense fuera de la caja sobre quién podría ser)
   5. Identifique un facilitador y, si los recursos lo permiten, un tomador de notas (considere que ambas partes no estén relacionadas directamente)
   6. Programe una cantidad de espacio de tiempo apropiada (típicamente al menos 90 minutos)

Cómo facilitar la resolución de problemas de A3

1. 1. Proporcione una copia en papel de la plantilla a todos, use una pizarra o un rotafolio para capturar las posibles causas
   2. Facilite una lluvia de ideas efectiva: ninguna idea es mala o criticada, todas las causas ofrecidas se registran e incluyen
   3. Haga preguntas de sondeo para profundizar en las posibles causas y aclarar
   4. Indique al grupo que ignore las categorías (humano, capacitación, equipo, política / procedimiento, proceso)
   5. Estas son sugerencias y pueden modificarse según sea necesario, excluyendo algunas o agregando otras (no se requiere un número establecido)
   6. Intentar categorizar las causas a medida que se comparten hará más difícil su facilitación y limitará la capacidad de los participantes para pensar sobre todas las causas potenciales
   7. Una vez que se hayan agotado todas las causas posibles, solicite al grupo que identifique cuál de las causas parece ser la más importante para resolver primero (pregunte si alguna necesita datos adicionales o validación)
   8. Transfiera todo a la plantilla después de la sesión y envíela a todos los participantes para revisar y tener mayor precisión

Suficientemente fácil, pero ¿y ahora qué?

Como con cualquier proyecto de mejora de calidad, desea tener un plan de trabajo sólido, método para evaluar si las mejoras tienen los efectos deseados (o no) y un plan para mantener las mejoras

Una vez que haya completado el plan de acción de alto nivel, cree un plan de trabajo más detallado para acciones o mejoras que sean complejas, de varias fases, involucren múltiples departamentos o si se requieren recursos significativos

Use la herramienta preferida de su organización. Debe, como mínimo, incluir:

• • Una persona responsable para completar o supervisar la finalización de cada tarea
  • Fecha objetivo para completar cada tarea

Beneficios de usar A3

• • A diferencia de muchas otras herramientas de calidad, no requiere mucha instrucción u orientación; es bastante intuitivo
  • Ayuda a enfocarse en problemas de proceso o errores humanos comunes en lugar del desempeño individual
  • Ayuda a cambiar el enfoque de los síntomas del defecto a las causas del defecto

Preguntas frecuentes sobre A3

Capacitación y Recursos

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El Informe Lean A3
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