DMAIC “Las 5 fases para la mejora de los procesos”

Preguntas frecuentes

El nombre de la metodología DMAIC proviene de las siglas de las iniciales de cada etapa en inglés y que cada fase es esencial para que el proyecto Seis Sigma sea un éxito. La diferencia esencial entre el ciclo PDCA y la metodología DMAIC radica en que mientras el ciclo PDCA en sus fases P (plan) y D (do) define QUÉ hay qué hacer, la herramienta DMAIC define además de QUÉ hay que hacer, el CÓMO lo haremos.

Ésta es la primera etapa de la metodología DMAIC. La fase definir implica describir el problema u oportunidad de mejora y determinar de qué forma afecta. Además, en esta etapa se trazan los objetivos que se pretenden lograr.

Se debe definir el alcance, los límites descritos, los recursos potenciales y los plazos. Este paso DMAIC es importante porque es donde se define el éxito – ¿Cómo vamos a saber cuándo el proyecto se ha completado con éxito? Se utiliza la palabra “entregables” para establecer de manera clara y precisa los logros cuantificables esperados de nuestro proyecto.

También debe ser capaz de responder a preguntas como:

• ¿Qué impacto tiene este problema en su organización y su gente?
• ¿Quién es el cliente (cliente final y/o clientes internos)?

Herramientas clave de la fase 1 de DMAIC y más utilizadas:

• • Diagrama SIPOC: Identifica los proveedores, insumos, procesos, salidas y clientes clave de un proceso
  • Diagrama de Pareto: Ayuda a identificar y priorizar los problemas
  • Análisis de Stakeholders: Identifica las partes interesadas clave y sus necesidades

La siguiente fase de DMAIC es la de medir. ¿Cómo vamos a saber si las acciones que se han realizado han resultado en una mejora?

Implementar un sistema de recolección de datos nos ayudara a identificar los métricos de rendimiento objetivos y que se pueden comparar con el tiempo.

Este paso es muy importante ya que permite una evaluación objetiva del impacto real de un proyecto.

Es necesario saber cómo evaluaremos nuestros entregables, desde su estado original o actual y cómo se comportan a lo largo de las etapas del proyecto.

El equipo debe determinar:

• • ¿Qué indicadores se buscan mejorar en el rendimiento?
  • ¿Cómo aseguraremos la confiabilidad y la representatividad de nuestras evaluaciones?
  • ¿Cómo van a medir con precisión el estado actual y el cambio en el tiempo?
  • ¿Quién será responsable de la medición y presentación de informes y con qué frecuencia se recogerán los datos?

Herramientas clave de la fase 2 de DMAIC:

• • Mapa de Flujo de Valor: Muestra el flujo de materiales e información en un proceso, identificando actividades que agregan o no valor
  • Plan de Muestreo: Define la estrategia de recolección de datos y muestras
  • Análisis de Capacidad: Evalúa si un proceso cumple con las especificaciones establecidas

Al realizar la fase de análisis en DMAIC se podrán conocer las causas de los errores y obtener un DPMO (defectos por millón de oportunidades) aceptable. Para realizar este análisis se pueden utilizar algunas herramientas estadísticas como pruebas de hipótesis, ANOVA, análisis de regresión y correlación, y AMEF.

Al tratar de resolver un problema, es esencial que el equipo de mejora entienda su verdadera causa (s) raíz(ces), así como el comportamiento de las variables dentro del proceso.

El equipo debe preguntar:

• • ¿Cuáles son las causas probables del problema?
  • ¿A qué se debe dar prioridad a cada causa?
  • ¿Qué factores o variables de nuestro proceso (entradas o inputs) son las que determinan el comportamiento de nuestros entregables (salidas u outputs)
  • ¿Qué relaciones o interacciones debemos considerar entre las variables para lograr la optimización de nuestro proceso y su estabilidad?

Herramientas clave de la fase 3 de DMAIC:

• • Diagrama de Causa y Efecto (Ishikawa o espina de pescado): Identifica y organiza las posibles causas de un problema para determinar su origen
  • Análisis de Regresión: Estudia la relación entre una variable dependiente y una o más variables independientes para predecir resultados

Después de haber completado las 3 primeras fases de la metodología DMAIC, es tiempo para identificar, implementar y probar una solución.

A veces, la solución se convertirá rápidamente en algo claro y tangible, pero a veces la lluvia de ideas y la creatividad puede ser necesarias en esta etapa. Debemos eliminar las causas de error e introducir los cambios necesarios para garantizar un proceso óptimo, rentable y robusto.

La estrategia de optimización de nuestras variables de entrada y sus interacciones debe buscar el logro consistente de nuestras salidas.

En este punto, tendrá que determinarse:

• • ¿Cuál es el plan de mejora, y cómo se va a implementar?
  • ¿Cuáles son los riesgos del plan y cómo pueden ser minimizados?

Herramientas clave de la fase 4 de DMAIC:

• • Diseño de Experimentos (DOE): Permite identificar las variables más influyentes en un proceso y optimizar sus configuraciones para obtener mejores resultados
  • Análisis de Valor Agregado (AVA): Evalúa si una actividad agrega valor al cliente y elimina actividades que no lo hacen
  • Kaizen: Se enfoca en mejoras incrementales y continuas mediante la identificación de oportunidades en el proceso

El último paso de DMAIC es determinar si las mejoras se pueden mantener con el tiempo, y si la mejora se puede aplicar a otros procesos de toda la organización.

La clave de este paso es saber:

• • ¿En qué niveles deberemos manejar nuestras variables de entrada para optimizar nuestras salidas?
  • ¿Cómo se va a documentar la mejora?
  • ¿Cómo será supervisado el proceso a través del tiempo?
  • ¿Cómo lo que hemos aprendido puede ser compartido y aplicado en otras áreas?

Herramientas clave de la fase 5 de DMAIC:

• • Plan de Control: Establece los métodos y criterios para mantener y monitorear la estabilidad y rendimiento del proceso
  • Gráficos de Control: Monitorean la variabilidad del proceso a lo largo del tiempo, detectando desviaciones significativas
  • Auditoría de Procesos: Evalúa regularmente el cumplimiento de los estándares y procedimientos establecidos

Aún y cuando la mayoría de las empresas están conscientes de que tienen operaciones problemáticas o ineficientes dentro de los procesos, a menudo no tienen un método claro para abordarlos. DMAIC es una metodología para mejorar la resolución de problemas al traer orden y estructura al equipo. Debido a que este enfoque es impulsado por los datos, es más fácil identificar los objetivos adecuados y las causas fundamentales, y para asegurarse de que se aplican los cambios que obtienen mejores resultados que con el método anterior.

El enfoque en equipo y en la aplicación de métodos de análisis avanzados hacen que las probabilidades de éxito se incrementen.

• • En muchas ocasiones no se sabe si se está usando correctamente la metodología DMAIC, ya que es sencilla su aplicación
  • Para tener éxito se requiere la participación de todos los miembros de la organización en todos los niveles
  • Requiere la aplicación de conocimientos y técnicas más avanzadas

Para entender mejor la metodología DMAIC exploremos el siguiente ejemplo.

Supongamos que una empresa manufacturera está experimentando un problema de alta tasa de defectos en uno de sus productos. Para abordar este problema, deciden aplicar la metodología DMAIC.

Fase 1 DMAIC: Definir

En esta etapa, el equipo de mejora se reúne con los stakeholders relevantes para definir claramente el problema y establecer los objetivos del proyecto. En este caso, el problema se define como la alta tasa de defectos en el producto, lo cual está afectando la calidad y la satisfacción del cliente. El objetivo del proyecto es reducir la tasa de defectos en un 50% en un plazo de 6 meses.

Fase 2 DMAIC: Medir

Ahora, el equipo recopila y analiza datos relacionados con el problema. Recopilan datos sobre los defectos encontrados, y utilizan herramientas como el mapa de flujo de valor para identificar las áreas problemáticas y las fuentes de variabilidad.

Fase 3 DMAIC: Analizar

Luego, el equipo analiza los datos para identificar las causas raíz de los defectos. Utilizan herramientas como el diagrama de causa y efecto, el diagrama de dispersión y el análisis de regresión para determinar las variables clave que están contribuyendo a los defectos.

Fase 4 DMAIC: Mejorar

El equipo desarrolla soluciones para abordar las causas raíz identificadas. Por ejemplo, realizar modificaciones en los equipos o materiales utilizados.

Fase 5 DMAIC: Controlar

Finalmente, se establecen medidas para monitorear la efectividad de las soluciones implementadas y asegurarse de que los defectos se mantengan bajo control. Esto puede incluir el uso de gráficos de control, todo reflejado en un plan de control que ayudará a tener estable el proceso y la implementación de auditorías para garantizar el cumplimiento.

A medida que el proyecto avanza, el equipo revisa y ajusta las soluciones implementadas según sea necesario. Al final del proyecto, se realiza una evaluación para medir el éxito de las mejoras implementadas y asegurar que los resultados se mantengan a largo plazo.

El éxito de la metodología DMAIC depende no sólo de la difusión de conocimientos en métodos estadísticos sino del compromiso y la disposición de los dueños o gerentes encargados de liderar este cambio de cultura dentro de la organización, así como los recursos humanos y materiales destinados a este programa. Es muy importante fomentar la motivación y seguimiento de este cambio en todos los participantes.

Artículo por SPC Consulting Group en colaboración con el Ingeniero Gustavo Gutiérrez.

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