DMAIC “Las 5 Fases para la mejora de los Procesos”

¿Qué es?

Sabías que la metodología DMAIC fue desarrollada inicialmente por Motorola a principios de los 90´s siendo empleada en proyectos seis sigma para mejorar la calidad de los procesos. El objetivo es conocer y resolver las diferentes causas que ocasionan los defectos a través de las etapas ya definidas. El nombre DMAIC proviene de las siglas de las iniciales de cada etapa en inglés y que cada fase es esencial para que el proyecto seis sigma sea un éxito. La diferencia esencial entre el ciclo PDCA y el ciclo DMAIC radica en que mientras el ciclo PDCA en sus fases P (plan) y D (do) define lo QUÉ hay qué hacer, el ciclo DMAIC define además de lo QUÉ hay que hacer, el CÓMO lo hacemos.

 ¿En qué consiste cada una de las 5 fases?

 

  1. Es la primera etapa del ciclo de mejora DMAIC, la fase Definir implica describir el problema y determinar de qué forma afecta. Además, en esta etapa se trazan los objetivos que se pretenden lograr.

Se debe definir el alcance, los límites descritos, los recursos potenciales y los plazos. Este paso es importante porque es donde se define el éxito – ¿Cómo vamos a saber cuándo el proyecto se ha completado con éxito?

También debe ser capaz de responder a preguntas como:

  • ¿Qué impacto tiene este problema en su organización y su gente?
  • ¿Quién es el cliente (el cliente final y / o clientes internos)?

 

  1. La siguiente fase es la de Medir. ¿Cómo vamos a saber si las acciones que se han realizado han resultado en una mejora? Implementando un sistema de recolección de datos nos ayudara a identificar los métricos de rendimiento objetivos y que se pueden comparar con el tiempo. Este paso es muy importante ya que permite una evaluación objetiva del impacto real de un proyecto. Toda la información recopilada se utilizará para conocer en profundidad las variables implicadas en el proceso. Para asegurar la calidad de los datos, es necesario disponer de sistemas de medida (equipos y procedimientos) con un nivel adecuado de precisión y veracidad.

El equipo debe determinar:

  • ¿Qué indicadores se buscan mejorar en el rendimiento?
  • Cómo van a medir con precisión el estado actual y el cambio en el tiempo
  • ¿Quién será responsable de la medición y presentación de informes y con qué frecuencia se recogerán los datos?

 

  1. Al realizar la fase de análisis se podrán conocer las causas de los errores y obtener un DPMO (defectos por millón de oportunidades) aceptable. Para realizar este análisis se pueden utilizar algunas herramientas estadísticas como ensayos de hipótesis, ANOVA, análisis de regresión y correlación, sin olvidar el AMEFde proceso. Al tratar de resolver un problema, es esencial que el equipo de mejora entienda su verdadera causa (s) raíz(ces). ¿De qué otra forma vamos a saber qué aspecto debemos enfocarnos para mejorar el proceso de desviación del objetivo de mejora del trabajo? El equipo va a preguntar:
  • ¿Cuáles son las causas probables del problema?
  • ¿A qué se debe dar prioridad a cada causa?

 

  1. Sólo después de haber completado los tres primeros pasos, es tiempo para identificar, implementar y probar una solución. A veces, la solución se convertirá rápidamente en algo claro y tangible, pero a veces la lluvia de ideas y la creatividad puede ser necesarias en esta etapa. Debemos eliminar las causas de error e introducir los cambios necesarios para garantizar un procedimiento óptimo, rentable y robusto.

En este punto, tendrá que determinar:

  •  ¿Cuál es el plan de mejora, y cómo se va a implementar?
  •  ¿Cuáles son los riesgos del plan son, y cómo pueden ser minimizados?

 

  1. El último paso es determinar si las mejoras se pueden mantener con el tiempo, y si la mejora se puede aplicar a otros procesos de toda la organización. La clave de este paso es saber:
  •  ¿Cómo se va a documentar la mejora?
  •  ¿Cómo será supervisado el proceso a través del tiempo?
  •  ¿Cómo lo que hemos aprendido puede ser compartido y aplicado en otras áreas?

 

¿Cuáles son los beneficios que obtienes?

Aun y cuando la mayoría de las empresas están conscientes de que tienen operaciones problemáticas o ineficientes dentro de los procesos, a menudo no tienen un método claro para abordarlos. DMAIC es una metodología para mejorar la resolución de problemas al traer un poco de estructura. Debido a que este enfoque es impulsado por los datos, es más fácil identificar los objetivos adecuados y las causas fundamentales, y para asegurarse de que se aplican los cambios que obtienen mejores resultados que con el método anterior.

Al buscar oportunidades de mejora, puede ser muy benéfico consultar a la gente especializada – mientras que los empleados de primera línea son más capaces de identificar los problemas en sus procesos de trabajo, una perspectiva exterior puede a menudo prestar a la búsqueda de una solución “fuera de la caja”

¿Cuáles son algunas desventajas?

  • En muchas ocasiones no se sabe si se está usando correctamente esta metodología ya que es sencilla su aplicación.
  • Para tener éxito se requiere la participación de todos los miembros de la organización en todos los niveles.
  • Con esta herramienta parecería que los resultados son impresionantes, pero rápidamente serán limitados.

Conclusión:

El éxito de la metodología DMAIC depende no sólo de la difusión de conocimientos en métodos estadísticos sino del compromiso y la disposición de los dueños o gerentes encargados de liderar este cambio de cultura dentro de la organización, así como los recursos humanos y materiales destinados a este programa, finalmente la motivación y seguimiento de este cambio en cada uno de los empleados en todos los niveles, de adoptar una nueva metodología de mejora de la calidad.

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