DMAIC “Las 5 fases para la mejora de los procesos”

Preguntas frecuentes

El nombre de la metodologia DMAIC proviene de las siglas de las iniciales de cada etapa en ingles y que cada fase es esencial para que el proyecto Seis Sigma sea un exito. La diferencia esencial entre el ciclo PDCA y la metodologia DMAIC radica en que mientras el ciclo PDCA en sus fases P (plan) y D (do) define QUE hay que hacer, la herramienta DMAIC define ademas de QUE hay que hacer, el COMO lo haremos.

Esta es la primera etapa de la metodologia DMAIC. La fase definir implica describir el problema u oportunidad de mejora y determinar de que forma afecta. Ademas, en esta etapa se trazan los objetivos que se pretenden lograr.

Se debe definir el alcance, los limites descritos, los recursos potenciales y los plazos. Este paso DMAIC es importante porque es donde se define el exito – ¿Como vamos a saber cuando el proyecto se ha completado con exito? Se utiliza la palabra “entregables” para establecer de manera clara y precisa los logros cuantificables esperados de nuestro proyecto.

Tambien debe ser capaz de responder a preguntas como:

• ¿Que impacto tiene este problema en su organizacion y su gente?
• ¿Quien es el cliente (cliente final y/o clientes internos)?

Herramientas clave de la fase 1 de DMAIC y mas utilizadas:

• • Diagrama SIPOC: Identifica los proveedores, insumos, procesos, salidas y clientes clave de un proceso
  • Diagrama de Pareto: Ayuda a identificar y priorizar los problemas
  • Analisis de Stakeholders: Identifica las partes interesadas clave y sus necesidades

La siguiente fase de DMAIC es la de medir. ¿Como vamos a saber si las acciones que se han realizado han resultado en una mejora?

Implementar un sistema de recoleccion de datos nos ayudara a identificar los metricos de rendimiento objetivos y que se pueden comparar con el tiempo.

Este paso es muy importante ya que permite una evaluacion objetiva del impacto real de un proyecto.

Es necesario saber como evaluaremos nuestros entregables, desde su estado original o actual y como se comportan a lo largo de las etapas del proyecto.

El equipo debe determinar:

• • ¿Que indicadores se buscan mejorar en el rendimiento?
  • ¿Como aseguraremos la confiabilidad y la representatividad de nuestras evaluaciones?
  • ¿Como van a medir con precision el estado actual y el cambio en el tiempo?
  • ¿Quien sera responsable de la medicion y presentacion de informes y con que frecuencia se recogeran los datos?

Herramientas clave de la fase 2 de DMAIC:

• • Mapa de Flujo de Valor: Muestra el flujo de materiales e informacion en un proceso, identificando actividades que agregan o no valor
  • Plan de Muestreo: Define la estrategia de recoleccion de datos y muestras
  • Analisis de Capacidad: Evalua si un proceso cumple con las especificaciones establecidas

Al realizar la fase de analisis en DMAIC se podran conocer las causas de los errores y obtener un DPMO (defectos por millon de oportunidades) aceptable. Para realizar este analisis se pueden utilizar algunas herramientas estadisticas como pruebas de hipotesis, ANOVA, analisis de regresion y correlacion, y AMEF.

Al tratar de resolver un problema, es esencial que el equipo de mejora entienda su verdadera causa (s) raiz(ces), asi como el comportamiento de las variables dentro del proceso.

El equipo debe preguntar:

• • ¿Cuales son las causas probables del problema?
  • ¿A que se debe dar prioridad a cada causa?
  • ¿Que factores o variables de nuestro proceso (entradas o inputs) son las que determinan el comportamiento de nuestros entregables (salidas u outputs)
  • ¿Que relaciones o interacciones debemos considerar entre las variables para lograr la optimizacion de nuestro proceso y su estabilidad?

Herramientas clave de la fase 3 de DMAIC:

• • Diagrama de Causa y Efecto (Ishikawa o espina de pescado): Identifica y organiza las posibles causas de un problema para determinar su origen
  • Analisis de Regresion: Estudia la relacion entre una variable dependiente y una o mas variables independientes para predecir resultados

Despues de haber completado las 3 primeras fases de la metodologia DMAIC, es tiempo para identificar, implementar y probar una solucion.

A veces, la solucion se convertira rapidamente en algo claro y tangible, pero a veces la lluvia de ideas y la creatividad puede ser necesarias en esta etapa. Debemos eliminar las causas de error e introducir los cambios necesarios para garantizar un proceso optimo, rentable y robusto.

La estrategia de optimizacion de nuestras variables de entrada y sus interacciones debe buscar el logro consistente de nuestras salidas.

En este punto, tendra que determinarse:

• • ¿Cual es el plan de mejora, y como se va a implementar?
  • ¿Cuales son los riesgos del plan y como pueden ser minimizados?

Herramientas clave de la fase 4 de DMAIC:

• • Diseno de Experimentos (DOE): Permite identificar las variables mas influyentes en un proceso y optimizar sus configuraciones para obtener mejores resultados
  • Analisis de Valor Agregado (AVA): Evalua si una actividad agrega valor al cliente y elimina actividades que no lo hacen
  • Kaizen: Se enfoca en mejoras incrementales y continuas mediante la identificacion de oportunidades en el proceso

El ultimo paso de DMAIC es determinar si las mejoras se pueden mantener con el tiempo, y si la mejora se puede aplicar a otros procesos de toda la organizacion.

La clave de este paso es saber:

• • ¿En que niveles deberemos manejar nuestras variables de entrada para optimizar nuestras salidas?
  • ¿Como se va a documentar la mejora?
  • ¿Como sera supervisado el proceso a traves del tiempo?
  • ¿Como lo que hemos aprendido puede ser compartido y aplicado en otras areas?

Herramientas clave de la fase 5 de DMAIC:

• • Plan de Control: Establece los metodos y criterios para mantener y monitorear la estabilidad y rendimiento del proceso
  • Graficos de Control: Monitorean la variabilidad del proceso a lo largo del tiempo, detectando desviaciones significativas
  • Auditoria de Procesos: Evalua regularmente el cumplimiento de los estandares y procedimientos establecidos

Aun y cuando la mayoria de las empresas estan conscientes de que tienen operaciones problematicas o ineficientes dentro de los procesos, a menudo no tienen un metodo claro para abordarlos. DMAIC es una metodologia para mejorar la resolucion de problemas al traer orden y estructura al equipo. Debido a que este enfoque es impulsado por los datos, es mas facil identificar los objetivos adecuados y las causas fundamentales, y para asegurarse de que se aplican los cambios que obtienen mejores resultados que con el metodo anterior.

El enfoque en equipo y en la aplicacion de metodos de analisis avanzados hacen que las probabilidades de exito se incrementen.

• • En muchas ocasiones no se sabe si se esta usando correctamente la metodologia DMAIC, ya que es sencilla su aplicacion
  • Para tener exito se requiere la participacion de todos los miembros de la organizacion en todos los niveles
  • Requiere la aplicacion de conocimientos y tecnicas mas avanzadas

Para entender mejor la metodologia DMAIC exploremos el siguiente ejemplo.

Supongamos que una empresa manufacturera esta experimentando un problema de alta tasa de defectos en uno de sus productos. Para abordar este problema, deciden aplicar la metodologia DMAIC.

Fase 1 DMAIC: Definir

En esta etapa, el equipo de mejora se reune con los stakeholders relevantes para definir claramente el problema y establecer los objetivos del proyecto. En este caso, el problema se define como la alta tasa de defectos en el producto, lo cual esta afectando la calidad y la satisfaccion del cliente. El objetivo del proyecto es reducir la tasa de defectos en un 50% en un plazo de 6 meses.

Fase 2 DMAIC: Medir

Ahora, el equipo recopila y analiza datos relacionados con el problema. Recopilan datos sobre los defectos encontrados, y utilizan herramientas como el mapa de flujo de valor para identificar las areas problematicas y las fuentes de variabilidad.

Fase 3 DMAIC: Analizar

Luego, el equipo analiza los datos para identificar las causas raiz de los defectos. Utilizan herramientas como el diagrama de causa y efecto, el diagrama de dispersion y el analisis de regresion para determinar las variables clave que estan contribuyendo a los defectos.

Fase 4 DMAIC: Mejorar

El equipo desarrolla soluciones para abordar las causas raiz identificadas. Por ejemplo, realizar modificaciones en los equipos o materiales utilizados.

Fase 5 DMAIC: Controlar

Finalmente, se establecen medidas para monitorear la efectividad de las soluciones implementadas y asegurarse de que los defectos se mantengan bajo control. Esto puede incluir el uso de graficos de control, todo reflejado en un plan de control que ayudara a tener estable el proceso y la implementacion de auditorias para garantizar el cumplimiento.

A medida que el proyecto avanza, el equipo revisa y ajusta las soluciones implementadas segun sea necesario. Al final del proyecto, se realiza una evaluacion para medir el exito de las mejoras implementadas y asegurar que los resultados se mantengan a largo plazo.

El exito de la metodologia DMAIC depende no solo de la difusion de conocimientos en metodos estadisticos sino del compromiso y la disposicion de los duenos o gerentes encargados de liderar este cambio de cultura dentro de la organizacion, asi como los recursos humanos y materiales destinados a este programa. Es muy importante fomentar la motivacion y seguimiento de este cambio en todos los participantes.

Articulo por SPC Consulting Group en colaboracion con el Ingeniero Gustavo Gutierrez.

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