Diagrama de Flujo de Proceso

En este artículo encontraras los aspectos más importantes para la elaboración de un diagrama de flujo de proceso, así como la importancia de obtener este tipo documento para un buen control de proceso.

Sabías que el diagrama de flujo de proceso a parte de describir y documentar de manera simbólica y con anotaciones un proceso, también te ayuda a una mejor la comprensión ya que permite que cada persona de la empresa se situé dentro del proceso; facilita el poder identificar perfectamente quien es su cliente y quien su proveedor interno, así como la cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas en la organización.

Es obvio decir que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas como referencia para la capacitación de los nuevos empleados incorporados a la empresa. Este también es el punto de partida para la estandarización y en consecuencia el mejoramiento de la eficiencia y la repetitividad. Quizá te podrás preguntar, como puedo lograr esto último, la respuesta es muy sencilla:

  1. eliminando todos aquellos pasos que no le agregan valor al producto o servicio
  2. eliminando los cuellos de botella promoviendo el flujo continuo
  3. mejorando los procesos existentes y plasmarlos en el diagrama propuesto

Lo mas importante es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que será más fácil lograr motivarlas a conseguir procesos más eficientes en tiempo y costos bajos, mejorando las relaciones internas entre los clientes-proveedores del proceso.

Otro aspecto muy importante de este documento es que se utiliza como punto de partida para la elaboración del AMEF de proceso.

Sabias también que los símbolos mas comunes que se utilizan provienen de cuatro agencias principales:

  • American Society of Mechanical (ASME)
  • American National Standard Institute (ANSI)
  • International Organization for Standarization  (ISO)
  • Instituto Alemán de Normalización (DIN)

 ¿Cuáles son las reglas básicas?

  1. Utilizar una simbología simple y conocida por todos los involucrados en el proceso
  2. Consensuar el diagrama de flujo de proceso actual y el propuesto
  3. Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

Algunas preguntas que debemos contestarnos durante la elaboración de un diagrama de flujo  

¿De dónde viene el servicio o el material?

¿Quién toma la decisión?

¿Qué pasa si la decisión es afirmativa o negativa?

¿Hay algo mas que se deba hacer en este momento en el proceso?

¿Qué pasa si el producto o servicio no cumple con las especificaciones?

Paso a paso

  1. Se elegirán a los miembros del equipo de trabajo que elaboraran el diagrama considerando a los que tienen mayor conocimiento del proceso, junto con proveedores y cliente internos; además de una persona ajena al proceso que actué como moderador.
  2. Todos los datos que se obtengan de las preguntas anteriores, deberán ser representadas en hojas tipo post-it que se deberán de colocar en un lugar visible para todo el equipo durante la realización del diagrama.
  3. Una recomendación es elaborar una tabla de símbolos estándar que se vayan a utilizar normalmente en el diagrama a construir.
  4. Es recomendable comenzar dibujando el diagrama de flujo más general del proceso para posteriormente ir detallándolo en aquellas características que nos interesen más resaltar. Algunas personas recomiendan comenzar a elaborar este documento del fin al inicio del proceso, con el propósito de no asumir pasos memorizados del proceso y como consecuencia omitirlos en el mismo.

Errores más comunes en la elaboración de un Diagrama de flujo:

  1. Debe haber un solo inicio y un solo fin en cada diagrama; poner más de un inicio, o de un fin provoca confusión y es un error.
  2. Poner el flujo de retorno en el lado derecho en diagramas verticales es un error debido a que confunde al lector.
  3. Desarrollar si es necesario los diagramas con mucho detalle en otro documento evitando tener más de dos páginas ya que esto hace ilegible el documento.
  4. Es erróneo tener más, o menos de dos salidas en rombos de decisión. Solo debe haber un “Si” y un “No”
  5. Es erróneo representar las decisiones con un símbolo diferente al rombo.
  6. Es erróneo sacar dos o más flechas de un rectángulo.

Conclusión:

En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y te ayuda a entender, comprender y considerar los errores más comunes en la elaboración de un Diagrama de Flujo de Proceso, mediante nuestros Servicios de Consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones prácticas y efectivas.

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