Criterios para la selección de proveedores

Preguntas frecuentes

Es fundamental que la seleccion de proveedores se realice de manera cuidadosa y basada en datos solidos, ya que una eleccion adecuada puede impactar significativamente en la calidad del producto o servicio final, asi como en la eficiencia y rentabilidad de la empresa.

Cualquiera que sea nuestra metodologia para encontrar, identificar y seleccionar proveedores, el primer paso siempre sera tener bien claros nuestros requisitos, tanto del producto que vamos a adquirir, como del servicio y condiciones que necesitamos. Estos requisitos pueden incluir aspectos como calidad del producto, capacidad de produccion, cumplimiento de normas y regulaciones, experiencia en el mercado, capacidad financiera, entre otros.

Podemos formular un cuestionario o una lista de verificacion con la cual revisar los proveedores potenciales y como estos puedan o no cumplir nuestros requisitos.

Procedemos ahora a identificar y evaluar a los candidatos. Se pueden utilizar diversas fuentes de informacion, como bases de datos de proveedores, referencias de otras empresas, investigaciones en linea y recomendaciones de la industria.

Asi que, ya identificados a los posibles proveedores a traves de los medios previamente mencionados, se procede con la seleccion de proveedores.

1. 1. Identificacion de necesidades: En esta etapa inicial, la empresa identifica las necesidades y requerimientos especificos que debe satisfacer el proveedor. Se consideran aspectos como el tipo de bienes o servicios necesarios, la cantidad requerida, la calidad deseada, el plazo de entrega y los estandares de desempeno.
   2. Evaluacion y calificacion: Una vez que se han identificado las necesidades, se procede a evaluar a los proveedores potenciales mediante la comparacion de sus capacidades y atributos con los requisitos establecidos. Esta evaluacion puede incluir la revision de documentacion, visitas a las instalaciones del proveedor y analisis de su historial y experiencia.
   3. Seleccion y seguimiento: Finalmente, se selecciona al proveedor que mejor cumple con los requisitos establecidos y se procede a establecer una relacion comercial con el. Es importante mantener un seguimiento constante del desempeno del proveedor para asegurarse de que continua cumpliendo con los estandares de calidad y satisfaciendo las necesidades de la empresa.

Lo mas recomendable para realizar una seleccion de proveedores adecuada es solicitar una cotizacion por lo menos a tres proveedores diferentes, en la cual puedan proporcionar informacion como:

• • Precio – costo del articulo, costo de transporte
  • Condiciones de pago – generalmente es a plazos y el tiempo dependera de las politicas de cada empresa
  • Tiempo de entrega – tiempo que le tomara al proveedor realizar la entrega
  • Garantias – grado de responsabilidad del proveedor en caso de falla de su producto o servicio

Adicional a lo mencionado en la cotizacion se recomienda considerar la calidad de los insumos, productos o servicios que ofrece, asi como la reputacion, el prestigio y las buenas referencias que tiene.

Los criterios para la seleccion de proveedores antes mencionados, pueden ser validados a traves de:

• • Solicitando informacion

Ya sea pidiendosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores, representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos realizados, sus principales clientes, etc.). O pidiendosela a traves de correo electronico o una carta (por ejemplo, podemos pedirle informacion sobre sus precios, las caracteristicas de sus productos, facilidades de pago, pedirle que nos envien catalogos, presupuestos, etc.).

• • Visitas

Para obtener la informacion de los posibles proveedores podemos optar tambien por visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeno de su personal, su organizacion, su atencion al cliente, su infraestructura, etc.

• • Buscando referencias

Tambien podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar quienes son o han sido sus clientes, contactarlos y consultarles por sus impresiones, opiniones o la satisfaccion que tienen con respecto al proveedor.

• • Visitando sus paginas web

Una forma rapida y sencilla de obtener informacion del potencial proveedor es visitando su pagina web, en donde ademas de poder obtener la informacion que ellos incluyan en ella, podemos analizar su pagina para darnos una idea de la empresa, una pagina descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.

• • Realizando pruebas

Otra forma de obtener informacion del potencial proveedor, es ponerlo a prueba, por ejemplo, solicitandole una muestra, haciendole un pedido y evaluar si cumplen con los plazos, contratarlos para la produccion de una pequena cantidad de productos, etc.

Una vez que contamos con una lista de posibles proveedores y contamos con suficiente informacion de cada uno de ellos, pasamos al analisis o evaluacion de estos en base a los criterios establecidos.

Para ello podemos elaborar un cuadro comparativo, en donde senalemos lo que ofrece cada proveedor o la calificacion o apreciacion que le damos con respecto a cada criterio determinado.

Un ejemplo podemos ver en el siguiente cuadro:

Y luego, una vez elaborado nuestro cuadro comparativo, pasamos a evaluar las ventajas y desventajas de cada proveedor, teniendo en cuenta los criterios previamente definidos, donde la decision sera tomada en base a la importancia que la empresa le de a cada criterio.

Es recomendable que una vez seleccionado el proveedor, se realice una evaluacion preliminar basada en varios aspectos que veremos a continuacion.

Para clasificar a los proveedores, se pueden utilizar diferentes criterios o categorias para evaluar su desempeno y capacidad de satisfacer las necesidades de la empresa. Aqui te presento algunas formas comunes de clasificar a los proveedores:

Contempla el analisis de capacidad actual y futura en lo que a calidad y asistencia tecnica se refiere. Calidad e ingenieria son quienes normalmente realizan este tipo de evaluaciones.

Los proveedores pueden clasificarse en funcion de la calidad de los bienes o servicios que ofrecen. Esto implica evaluar la conformidad de sus productos con los estandares y especificaciones requeridos por la empresa.

Se puede clasificar a los proveedores segun su capacidad para satisfacer las cantidades requeridas por la empresa. Esto implica evaluar su capacidad de produccion, disponibilidad de recursos y capacidad para atender pedidos de manera oportuna.

Los proveedores pueden clasificarse segun su grado de cumplimiento con las normas y regulaciones aplicables a su industria. Esto puede incluir aspectos relacionados con la seguridad, el medio ambiente, las practicas laborales, entre otros.

Se puede clasificar a los proveedores segun su experiencia y trayectoria en el mercado. Proveedores con una larga historia y reputacion positiva pueden ser considerados mas confiables y seguros.

Asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el periodo de suministro mediante la evaluacion de estados financieros auditados, incluyendo un balance, una declaracion de ingresos y una declaracion de flujos de efectivo.

Es la fuerza y capacidad para manejar el negocio exitosamente. Es importante evaluar la solidez financiera de los proveedores, ya que esto puede afectar su capacidad para cumplir con los contratos y compromisos a largo plazo.

Los proveedores pueden clasificarse segun la calidad de su servicio y atencion al cliente. Esto incluye aspectos como la rapidez de respuesta, la disponibilidad para atender consultas y resolver problemas, entre otros.

Algunas empresas pueden clasificar a los proveedores segun su capacidad para innovar y mejorar continuamente sus productos o servicios.

Ademas de la alta calidad de sus productos, es critico que todo proveedor demuestre una actitud positiva y de servicio. La flexibilidad y el entendimiento ante los cambios del mercado y las demandas de los clientes son indispensables.

Si bien el costo es un factor importante, tambien es crucial considerar el valor que el proveedor aporta a la empresa. Un proveedor que ofrezca una excelente relacion costo-beneficio puede ser mas valioso que uno que simplemente tenga el precio mas bajo.

Es esencial que la empresa realice una evaluacion exhaustiva de los proveedores potenciales para garantizar que cumplan con estas caracteristicas y que sean adecuados para mantener una relacion comercial duradera y exitosa. La eleccion de proveedores adecuados puede tener un impacto significativo en la calidad de los productos o servicios de la empresa y en su capacidad para ser competitiva en el mercado.

La seleccion y evaluacion de proveedores es un proceso continuo y dinamico, que debe ser revisado y actualizado periodicamente para garantizar que se mantengan relaciones solidas y beneficiosas con los proveedores seleccionados.

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