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Criterios para la selección de proveedores

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Criterios para la selección de proveedores

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Realizar la selección de proveedores no debe ser un simple impulso, usando factores como proximidad o de lo contrario a través de superfluos rumores de algún colega o amigo; sino debe ser elegido a través de un proceso de análisis y planteamientos.

Es fundamental que la selección de proveedores se realice de manera cuidadosa y basada en datos sólidos, ya que una elección adecuada puede impactar significativamente en la calidad del producto o servicio final, así como en la eficiencia y rentabilidad de la empresa.

Métodos de selección de proveedores

Cualquiera que sea nuestra metodología para encontrar, identificar y seleccionar proveedores, el primer paso siempre será tener bien claros nuestros requisitos, tanto del producto que vamos a adquirir, como del servicio y condiciones que necesitamos. Estos requisitos pueden incluir aspectos como calidad del producto, capacidad de producción, cumplimiento de normas y regulaciones, experiencia en el mercado, capacidad financiera, entre otros.

Selección de Proveedores | SPC Consulting Group

Podemos formular un cuestionario o una lista de verificación con la cual revisar los proveedores potenciales y como estos puedan o no cumplir nuestros requisitos.

 

Procedemos ahora a identificar y evaluar a los candidatos. Se pueden utilizar diversas fuentes de información, como bases de datos de proveedores, referencias de otras empresas, investigaciones en línea y recomendaciones de la industria.

 

Así que, ya identificados a los posibles proveedores a través de los medios previamente mencionados, se procede con la selección de proveedores.

Las 3 etapas de la selección de proveedores

    1. Identificación de necesidades: En esta etapa inicial, la empresa identifica las necesidades y requerimientos específicos que debe satisfacer el proveedor. Se consideran aspectos como el tipo de bienes o servicios necesarios, la cantidad requerida, la calidad deseada, el plazo de entrega y los estándares de desempeño.
    2. Evaluación y calificación: Una vez que se han identificado las necesidades, se procede a evaluar a los proveedores potenciales mediante la comparación de sus capacidades y atributos con los requisitos establecidos. Esta evaluación puede incluir la revisión de documentación, visitas a las instalaciones del proveedor y análisis de su historial y experiencia.
    3. Selección y seguimiento: Finalmente, se selecciona al proveedor que mejor cumple con los requisitos establecidos y se procede a establecer una relación comercial con él. Es importante mantener un seguimiento constante del desempeño del proveedor para asegurarse de que continúa cumpliendo con los estándares de calidad y satisfaciendo las necesidades de la empresa.

Listado para la selección de proveedores

Lo más recomendable para realizar una selección de proveedores adecuada es solicitar una cotización por lo menos a tres proveedores diferentes, en la cual puedan proporcionar información como:

 

    • Precio – costo del artículo, costo de transporte
    • Condiciones de pago – generalmente es a plazos y el tiempo dependerá de las políticas de cada empresa
    • Tiempo de entrega – tiempo que le tomará al proveedor realizar la entrega
    • Garantías – grado de responsabilidad del proveedor en caso de falla de su producto o servicio

 

Adicional a lo mencionado en la cotización se recomienda considerar la calidad de los insumos, productos o servicios que ofrece, así como la reputación, el prestigio y las buenas referencias que tiene.

Los criterios para la selección de proveedores antes mencionados, pueden ser validados a través de:

 

    • Solicitando información

Ya sea pidiéndosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores, representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos realizados, sus principales clientes, etc.). O pidiéndosela a través de correo electrónico o una carta (por ejemplo, podemos pedirle información sobre sus precios, las características de sus productos, facilidades de pago, pedirle que nos envíen catálogos, presupuestos, etc.).

 

    • Visitas

Para obtener la información de los posibles proveedores podemos optar también por visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeño de su personal, su organización, su atención al cliente, su infraestructura, etc.

 

    • Buscando referencias

También podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar quiénes son o han sido sus clientes, contactarlos y consultarles por sus impresiones, opiniones o la satisfacción que tienen con respecto al proveedor.

 

    • Visitando sus páginas web

Una forma rápida y sencilla de obtener información del potencial proveedor es visitando su página web, en donde además de poder obtener la información que ellos incluyan en ella, podemos analizar su página para darnos una idea de la empresa, una página descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.

 

    • Realizando pruebas

Otra forma de obtener información del potencial proveedor, es ponerlo a prueba, por ejemplo, solicitándole una muestra, haciéndole un pedido y evaluar si cumplen con los plazos, contratarlos para la producción de una pequeña cantidad de productos, etc.

 

Una vez que contamos con una lista de posibles proveedores y contamos con suficiente información de cada uno de ellos, pasamos al análisis o evaluación de éstos en base a los criterios establecidos.

 

Para ello podemos elaborar un cuadro comparativo, en donde señalemos lo que ofrece cada proveedor o la calificación o apreciación que le damos con respecto a cada criterio determinado.

Un ejemplo podemos ver en el siguiente cuadro:

SPC Consulting Group | Ejemplo selección de proveedores

Y luego, una vez elaborado nuestro cuadro comparativo, pasamos a evaluar las ventajas y desventajas de cada proveedor, teniendo en cuenta los criterios previamente definidos, donde la decisión será tomada en base a la importancia que la empresa le de a cada criterio.

 

Es recomendable que una vez seleccionado el proveedor, se realice una evaluación preliminar basada en varios aspectos que veremos a continuación.

Clasificación de proveedores: Criterios de evaluación

Para clasificar a los proveedores, se pueden utilizar diferentes criterios o categorías para evaluar su desempeño y capacidad de satisfacer las necesidades de la empresa. Aquí te presento algunas formas comunes de clasificar a los proveedores:

Capacidad técnica y de ingeniería

Contempla el análisis de capacidad actual y futura en lo que a calidad y asistencia técnica se refiere. Calidad e ingeniería son quienes normalmente realizan este tipo de evaluaciones.

Calidad del producto o servicio

Los proveedores pueden clasificarse en función de la calidad de los bienes o servicios que ofrecen. Esto implica evaluar la conformidad de sus productos con los estándares y especificaciones requeridos por la empresa.

Capacidad de producción

Se puede clasificar a los proveedores según su capacidad para satisfacer las cantidades requeridas por la empresa. Esto implica evaluar su capacidad de producción, disponibilidad de recursos y capacidad para atender pedidos de manera oportuna.

Cumplimiento de normas y regulaciones

Los proveedores pueden clasificarse según su grado de cumplimiento con las normas y regulaciones aplicables a su industria. Esto puede incluir aspectos relacionados con la seguridad, el medio ambiente, las prácticas laborales, entre otros.

Experiencia y trayectoria

Se puede clasificar a los proveedores según su experiencia y trayectoria en el mercado. Proveedores con una larga historia y reputación positiva pueden ser considerados más confiables y seguros.

Situación financiera

Asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el período de suministro mediante la evaluación de estados financieros auditados, incluyendo un balance, una declaración de ingresos y una declaración de flujos de efectivo.

Capacidad financiera

Es la fuerza y capacidad para manejar el negocio exitosamente. Es importante evaluar la solidez financiera de los proveedores, ya que esto puede afectar su capacidad para cumplir con los contratos y compromisos a largo plazo.

Nivel de servicio y atención al cliente

Los proveedores pueden clasificarse según la calidad de su servicio y atención al cliente. Esto incluye aspectos como la rapidez de respuesta, la disponibilidad para atender consultas y resolver problemas, entre otros.

Innovación y mejora continua

Algunas empresas pueden clasificar a los proveedores según su capacidad para innovar y mejorar continuamente sus productos o servicios.

¿Cuáles son las características de un buen proveedor?

Además de la alta calidad de sus productos, es crítico que todo proveedor demuestre una actitud positiva y de servicio. La flexibilidad y el entendimiento ante los cambios del mercado y las demandas de los clientes son indispensables.

 

Si bien el costo es un factor importante, también es crucial considerar el valor que el proveedor aporta a la empresa. Un proveedor que ofrezca una excelente relación costo-beneficio puede ser más valioso que uno que simplemente tenga el precio más bajo.

 

Es esencial que la empresa realice una evaluación exhaustiva de los proveedores potenciales para garantizar que cumplan con estas características y que sean adecuados para mantener una relación comercial duradera y exitosa. La elección de proveedores adecuados puede tener un impacto significativo en la calidad de los productos o servicios de la empresa y en su capacidad para ser competitiva en el mercado.

 

La selección y evaluación de proveedores es un proceso continuo y dinámico, que debe ser revisado y actualizado periódicamente para garantizar que se mantengan relaciones sólidas y beneficiosas con los proveedores seleccionados.

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