Cómo Redactar No Conformidades
Acceso rápido
Preguntas frecuentes
¿Cómo se redacta una no conformidad?
Para redactar una no conformidad se debe:
- Identificar: Registrar los datos básicos: quién, cuándo y dónde se detectó.
- Describir: Explicar de forma objetiva qué sucedió y cuál requisito no se cumplió.
- Analizar: Investigar la causa raíz del problema.
- Accionar: Definir las acciones correctivas y preventivas necesarias.
- Cerrar: Verificar la eficacia de las acciones y documentar el cierre del caso.
Se recomienda ser claro, conciso y respaldar cada punto con evidencia.
¿Cómo realizar un informe de no conformidad?
Para hacer un informe de no conformidad, se debe:
- Identificar los datos básicos: Quién, cuándo y dónde se detectó el problema.
- Describir la no conformidad: Explicar claramente el problema, el requisito que no se cumplió y la evidencia objetiva.
- Analizar la causa raíz: Determinar el origen del problema para evitar que vuelva a ocurrir.
- Establecer las acciones: Definir las acciones correctivas (para solucionar el problema) y, si es necesario, las preventivas (para evitar su reaparición).
- Dar seguimiento y cierre: Verificar que las acciones se implementaron correctamente, que fueron efectivas y cerrar el informe.
¿Cuál es un ejemplo de oración de no conformidad?
Ejemplo:
El producto X no cumple con la especificación técnica F-203, ya que la longitud medida de 15,2 cm está fuera del rango permitido de 15,0 ± 0,1 cm.
Esta oración es un buen ejemplo porque:
- Identifica el requisito (especificación técnica F-203)
- Describe el incumplimiento de forma objetiva y con datos (longitud de 15,2 cm fuera del rango)
¿Cuáles son los tres elementos principales de una declaración de no conformidad?
Los tres elementos principales de una declaración de no conformidad son:
- Requisito incumplido: La referencia específica a la norma, procedimiento o especificación que no se ha cumplido.
- Evidencia objetiva: Los datos, hechos o pruebas concretas que demuestran que el requisito no se ha cumplido.
- Descripción del hallazgo: Una declaración clara y concisa que explica qué se encontró y cómo se desvía del requisito.
Las no conformidades en auditorías internas deben redactarse con claridad, evidencia y fundamento para impulsar la mejora continua.
Importancia del reporte de auditoría
Como resultado del proceso de auditorías internas se debe generar un Reporte de Auditoría que indique las No Conformidades encontradas. Un problema común es que estas No Conformidades no son claras ni entendibles para el auditado, lo cual no promueve la mejora continua, pero sí es causa de dudas y discusiones.
¿Qué es una No Conformidad?
Una No Conformidad es un no cumplimiento a un requisito, algo que está incorrecto en un producto, servicio o proceso; algo que debe ser abordado, revisado y corregido. Una No Conformidad debe ser solucionada para evitar errores recurrentes.
Cómo redactar correctamente una No Conformidad
La correcta redacción de una No Conformidad consta de 3 partes:
1. Requisito / Criterio
El auditor deberá tener claro cuál es el requisito o criterio que no se está cumpliendo; estos se encuentran en normas internacionales, procedimientos internos, leyes federales o locales, requerimientos específicos del cliente, políticas de trabajo, reglamentos, etc. Si el auditor no especifica cuál es el criterio que se está incumpliendo, no se puede levantar la No Conformidad, pues esta no puede basarse en suposiciones, corazonadas o criterios personales.
2. Evidencia / Hallazgo
Es importante anotar lo más detallado posible qué fue lo que se encontró durante la auditoría, pues la evidencia es la base para que el dueño del proceso pueda implementar las acciones más adecuadas. La evidencia debe estar apegada a la verdad, basada en documentos, entrevistas o en la observación y, además, ser verificable. Si la evidencia no es sólida, no se puede redactar la No Conformidad. La evidencia no puede estar basada en la percepción, suposición ni ideas propias del auditor.
3. Redacción / Enunciado
La redacción de la No Conformidad debe ser clara, concisa, autoexplicativa y no prestarse a la ambigüedad. Es importante que el auditor busque la mejor forma de redactar la No Conformidad para que sea completamente entendida.
Ejemplo de una correcta redacción de No Conformidad
• Requisito
La instrucción de ingeniería 10/009 requiere que los paneles sean pintados dentro de una hora después de ser arenados.
• Evidencia
Los registros examinados FO-45A de la pintura de los paneles 968/A y 971/C en el área de pintura 3, correspondientes al 1er turno del 18 de enero 2010, no fueron pintados hasta 4 horas después de haber sido arenados; sin embargo, estos paneles se muestran como aprobados.
Capacitación y Recursos
DERECHOS DE USO: Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte de este material sin la correcta atribución correspondiente o sin la autorización previa por escrito de Servicios Profesionales de Alta Consultoría S.C. (SPC Consulting Group) o de los titulares correspondientes.
Usted deberá citar este artículo copiando y pegando el siguiente texto:
Cómo Redactar No Conformidades
SPC Consulting Group
https://spcgroup.com.mx/como-redactar-no-conformidades-2/
Si deseas saber más sobre ISO 9001, comunícate hoy con nosotros, o te invitamos a nuestros próximos entrenamientos en diferentes ciudades como Monterrey, Querétaro, Guadajalara, entre otras dentro y fuera de la República Mexicana y en modalidad online desde cualquier ciudad.
También te puede interesar:
No Comments