Como implementar las 5S en tu empresa
Acceso rapido
Preguntas frecuentes
¿Cuales son las 5S y su significado?
Las 5S son una metodologia japonesa de gestion de la calidad y mejora continua que se basa en cinco principios, cada uno representado por una palabra japonesa que comienza con la letra «S»:
- Seiri (Clasificacion): Separar lo necesario de lo innecesario y eliminar lo que no se necesita.
- Seiton (Orden): Organizar todo de manera eficiente para que sea facil de encontrar y usar.
- Seiso (Limpieza): Mantener el area de trabajo limpia y libre de suciedad y desorden.
- Seiketsu (Estandarizacion): Crear estandares y procedimientos para mantener la clasificacion, el orden y la limpieza.
- Shitsuke (Disciplina): Hacer que las 5S sean un habito y mantener la disciplina para seguir los estandares establecidos.
¿Que son las 5S japonesas y su significado?
Las 5S son una metodologia japonesa de mejora continua que busca optimizar la organizacion y eficiencia en el lugar de trabajo. Su nombre proviene de cinco palabras japonesas que comienzan con «S»:
- Seiri (Clasificacion): Separar lo necesario de lo innecesario y eliminar lo superfluo.
- Seiton (Orden): Organizar los elementos necesarios de forma eficiente y accesible.
- Seiso (Limpieza): Mantener el area de trabajo limpia y ordenada.
- Seiketsu (Estandarizacion): Establecer procedimientos y normas para mantener los tres primeros pasos.
- Shitsuke (Disciplina): Fomentar la disciplina y el compromiso para seguir los estandares establecidos.
¿Que son las 5S en una empresa ejemplos?
Las 5S son una metodologia de mejora continua que busca optimizar la organizacion y eficiencia en el lugar de trabajo. En una empresa, algunos ejemplos de su aplicacion son:
- Seiri (Clasificacion): Desechar documentos obsoletos, eliminar herramientas rotas o sin uso, organizar el almacen separando materiales por tipo y frecuencia de uso
- Seiton (Orden): Asignar un lugar especifico para cada herramienta y material, etiquetar estanterias y cajones, utilizar senalizacion clara para indicar areas de trabajo y pasillos
- Seiso (Limpieza): Establecer rutinas de limpieza diaria, asignar responsabilidades de limpieza a cada empleado, mantener equipos y herramientas en buen estado
- Seiketsu (Estandarizacion): Crear manuales de procedimientos, utilizar ayudas visuales como fotos y diagramas, realizar auditorias periodicas para verificar el cumplimiento de los estandares
- Shitsuke (Disciplina): Fomentar la participacion de los empleados en la mejora continua, reconocer y premiar los logros, realizar capacitaciones periodicas sobre las 5S
¿Como se aplican las 5S en una empresa?
Las 5S se aplican en una empresa a traves de un proceso sistematico que involucra:
- Compromiso de la direccion: La alta gerencia debe liderar y apoyar la implementacion.
- Formacion y concienciacion: Capacitar a los empleados sobre los principios y beneficios de las 5S.
- Implementacion por areas: Comenzar en un area piloto y luego extenderlo a toda la empresa.
- Auditorias y seguimiento: Evaluar periodicamente el progreso y tomar acciones correctivas.
- Mejora continua: Fomentar la participacion de los empleados y buscar siempre la optimizacion.
Es fundamental que las 5S se conviertan en una filosofia de trabajo y no solo en una serie de acciones puntuales.
¿Que son las 5S?
Las 5s es una metodologia de mejora continua que tiene como finalidad lograr areas de trabajo eficientes, facilitando el flujo y mejorando el orden, limpieza y efectividad en cualquier proceso.
Las “5s” son las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen el metodo, resultando en el nombre compacto “5s” que es como se han dado a conocer en todo el mundo.
El objetivo de la metodologia 5s es mantener y mejorar las condiciones de organizacion, el orden y limpieza, asi como la mejora de las condiciones de trabajo, seguridad, clima laboral, motivacion personal y eficiencia.
La metodologia 5s proporciona los medios para generar sitios mas productivos, seguros y agradables, donde se elaboran productos y servicios de mayor calidad. El metodo 5s es igualmente util en empresas de servicios, empresas de manufactura, transformacion o de cualquier otra indole, incluso puede ser aplicado en hogares, asi como en actividades diarias.
Es importante aclarar que, contrario a lo que muchos creen, la metodologia 5s no consiste simplemente en estar limpiando y ordenando las instalaciones y areas de trabajo. Es la disciplina y el involucramiento de todos los integrantes del equipo de trabajo, la que marcara la diferencia en la implementacion exitosa.
Las 5S responden a los siguientes vocablos y conceptos:
SEIRI - Organizacion
Es el primer paso de las 5s y consiste en identificar y separar los materiales, equipos, herramientas y accesorios necesarios de los innecesarios y darle la disposicion adecuada a estos ultimos.
Para organizar este esfuerzo, se deben nominar equipos y designar las areas y estaciones de la planta, oficinas, almacenes y lugares de trabajo a ser cubiertas de manera que se organicen y lleven a cabo la identificacion de los articulos a los que se les dara disposicion retirandolos del lugar. El uso de tarjetas que identifiquen el articulo, su descripcion y la razon por la cual se estaran desechando. Hacer una lista de aquellos que aun esten en buenas condiciones y compartirla con los demas equipos tambien puede ayudar a que se utilicen en otra area donde si se requieran.
Ser estrictos y realmente hacer el esfuerzo de deshacernos de lo que realmente no tiene un uso y solo esta ocupando espacio valioso. Incluir todo, papeleria, herramientas, muebles, y cualquier elemento que no sea necesario para la operacion.
SEITON - Orden
Una vez que tenemos en nuestras areas solo aquello que realmente necesitamos, de acuerdo a las 5s procederemos en esta fase a establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los mismos, de manera que sea facil y rapido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Para definir en donde deben colocarse las herramientas e implementos de nuestra estacion de trabajo u oficina, podemos emplear tableros con las “sombras” o contornos de cada uno, para asi visualmente saber en donde debemos colocarlos. Tambien podemos tomar fotografias o hacer planos o dibujos que muestren como deben estar las areas, como deben ponerse todos sus elementos y asi, tener un estandar visual de referencia.
Una buena practica en este paso es tambien poner las cosas que usamos con mayor frecuencia, mas cerca y mas retiradas aquellas que se emplean solo ocasionalmente. Como ejemplo, en un almacen debemos tener mas a la mano los articulos que con mas frecuencia son solicitados. Es importante Identificar las areas, pasillos y estaciones con senalizacion apropiada y que nos ayude a ubicarlas.
SEISO - Limpieza
Las etapas anteriores facilitan el camino de implementacion de nuestra metodologia 5s, y ahora estaremos en posicion de aplicar un proceso de limpieza. Pero no se trata solo de limpiar. En esta tercera fase de las 5s deberemos ir mas alla. Hay que identificar y eliminar las fuentes de suciedad. Por ejemplo, si en una estacion de proceso continuamente vemos mucho aceite, aunque lo limpiemos todos los dias, no estaremos logrando llegar al estado deseado. Si habia una fuga, o desperfecto que ocasionaba el aceite, habremos de repararla, de esta manera al estar el area libre de contaminantes, cualquier problema podra ser mas visible. Ademas de generar un ambiente mas agradable de trabajo, la limpieza nos ayuda a asegurar que todas las areas y procesos se encuentren siempre en perfecto estado.
Las areas de oficinas o administrativas no se deben quedar atras, tambien deben dar ejemplo y aplicar los pasos de la metodologia, asegurando que tambien se logre tenerlas en orden, limpias y siguiendo las disciplinas requeridas.
SEIKETSU - Control Visual
Una vez que tenemos nuestras areas ordenadas y limpias, deberemos estandarizar, es importante que no perdamos lo ganado. Y la manera de hacerlo es documentando y asegurando que ahora contemos con estandares y normas que definiran como se deben mantener las areas de trabajo.
El uso de ayudas visuales, fotografias, diagramas, y layouts o esquemas que definan la distribucion y organizacion de todas las estaciones. El objetivo es distinguir facilmente una situacion normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.
SHITSUKE - Disciplina y Habito
Es aqui en donde muchos esfuerzos y programas suelen fallar. Y es que ahora, tendremos que seguir y mantener los estandares que hemos definido. La participacion de todo el personal de cada zona es la clave. Mantener reuniones periodicas con los miembros de los equipos, para seguir haciendo mejoras y repetir los pasos cuantas veces se requiera, para que esto no decaiga. Aqui la mision consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas y estandares establecidos.
Mientras las primeras tres fases de las 5s son operativas, la cuarta fase tiende a mantener el estado alcanzado en las anteriores, y la quinta fase de las 5s permite adquirir el habito de su practica y mejora continua en el trabajo.
Para reforzar la implementacion del sistema 5s, es muy recomendable que se definan listas de verificacion para cada zona y departamento. Estas deben basarse en los principios de las 5s asi como en los estandares previamente definidos. Con estas listas o cuestionarios podemos efectuar auditorias cruzadas, donde se obtengan las calificaciones y areas de oportunidad a ser atacadas por cada equipo.
Las auditorias como medio de sostenimiento de las 5S
Normalmente las empresas tratan auditorias de 5s como una actividad para sorprender a las areas en como estan en su dia a dia. Los resultados numericos muchas veces sirven apenas para “juzgar”, para premiar y/o hacer comparaciones entre las areas. Algunas veces sirven tambien para mostrar la evolucion del 5s en tu empresa, independientemente si las mismas extraen la situacion real de las areas y, por lo tanto, de la empresa.
Objetivos de las auditorias 5S
Las auditorias de 5S deben tener los siguientes objetivos:
- Servir como retroalimentacion para evaluacion del plan de implantacion
- Presentar las oportunidades de mejora para las areas auditadas
- Medir el nivel actual de 5s para posteriormente evaluar su evolucion en tu empresa
- Verificar el nivel actual de 5s para comparar con la meta establecida
- Servir como herramienta de promocion continua de las 5s
- Comparar la evolucion del proceso de 5s por toda la empresa
- Verificar el nivel de consolidacion de la implantacion de las 5s
- La metodologia 5s no consiste en zafarranchos de limpieza que se organizan antes de la visita a tu empresa de cualquier consejero, politico, clientes o auditores
Etapas de implantacion de las 5S
En resumen las etapas de implantacion 5s son las siguientes:
1. Eliminar lo que es inutil: Viendo si podemos volverlo a emplear o reciclarlo. Como ultima opcion, se descarta.
2. Asignarle un lugar a todo lo que queda despues de la eliminacion: A nuestro lado aquello que es de uso frecuente o dificil de manipular. Lejos de nosotros lo que raramente usamos o es ligero para transportar.
3. Limpiar e inspeccionar para detectar fugas y suciedades: Si detectamos alguna, tenemos que corregirla o en su defecto comunicar a la jefatura inmediatamente.
4. Respetar las reglas y la mejora de los estandares: Es fundamental que todo el personal de la empresa sea consciente de que la planta de produccion al completo (talleres y oficinas) es el primer escaparate ante nuestros clientes. Por otro lado, la Direccion debe asumir que las condiciones de trabajo son un factor clave de calidad y eficiencia.
Beneficios de las 5S
- Los materiales y articulos innecesarios son eliminados
- Todo se encuentra ordenado e identificado
- Se eliminan las fuentes de suciedad
- Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina
- Resalta los tipos de desperdicios que existen en el lugar de trabajo
- Senala productos con defecto y/o los hace visibles, los excesos de inventarios
- Reduce movimiento innecesario
- Permite que se identifiquen visualmente y se solucionen los problemas relacionados con escasez de materiales, lineas des balanceadas, averias en las maquinas y demoras en las entregas
- Reduce los accidentes de trabajo
- Mejora la eficiencia en el trabajo
- Reduce los costos de operacion
- Aumenta el area de trabajo disponible
- Todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente
En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoria y entrenamientos para implementar las 5S en tu empresa, mediante nuestros Servicios de Consultoria ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones practicas y efectivas.
DERECHOS DE USO: Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte de este material sin la correcta atribucion correspondiente o sin la autorizacion previa por escrito de Servicios Profesionales de Alta Consultoria S.C. (SPC Consulting Group) o de los titulares correspondientes.
Usted debera citar este articulo copiando y pegando el siguiente texto:
Como implementar las 5S en tu empresa
SPC Consulting Group
https://spcgroup.com.mx/como-implementar-las-5ss-en-tu-empresa/
Si deseas saber mas sobre la herramienta 5S comunicate hoy con nosotros, o te invitamos a nuestros proximos entrenamientos en diferentes ciudades de la Republica Mexicana y en modalidad en linea desde cualquier lugar.
Muy buena herramienta de trabajo es muy agradable tener un lugar de trabajo donde se aplica esta disciplina
Excelente aplicar las 5 S en el lugar donde trabajo y en mi casa, se puede tener buenos resultados de progreso y desarrollo