Auditoría al Sistema de Gestión de Calidad
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una auditoría del Sistema de Gestión de Calidad?
¿Cómo hacer una auditoría al Sistema de Gestión de Calidad?
- Planificar: Definir objetivos, alcance, criterios y equipo auditor.
- Recopilar evidencias: Revisar documentos, entrevistar personal y observar procesos.
- Evaluar: Comparar evidencias con requisitos y normas.
- Informar: Elaborar un informe con hallazgos y recomendaciones.
- Implementar acciones correctivas: Corregir no conformidades detectadas.
- Realizar seguimiento: Verificar la eficacia de las acciones correctivas.
¿Qué es una auditoría de sistemas de gestión?
¿Cuáles son los 3 tipos de auditoría?
Los tres tipos de auditoría son:
- Auditoría Interna: Realizada por o en nombre de la propia organización.
- Auditoría de Segunda Parte: Llevada a cabo por clientes o partes interesadas.
- Auditoría de Tercera Parte: Ejecutada por entidades externas e independientes, como organismos de certificación.
¿Qué es una auditoría del Sistema de Gestión de Calidad?
Una auditoría del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es un proceso sistemático e independiente para evaluar si el SGC de una organización cumple los requisitos establecidos y si es eficaz para lograr sus objetivos de calidad.
El sistema de gestión de calidad se evalúa de dos maneras:
• Revisión por la Dirección
• Auditorías
Es conveniente referirse a la norma ISO 19011:2011 “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión” aunque no es obligatoria ni requerida por el sistema de gestión de la calidad.
Es importante recordar que una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
Tipos de auditorías del Sistema de Gestión de Calidad
Auditoría Interna
Las auditorías internas son denominadas en algunos casos «auditorías de primera parte».
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- Auditorías de primera parte: se realizan por, o en nombre de la propia organización para la revisión por la dirección y otros fines internos y puede constituir la base para la declaración de conformidad de una organización
En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
Auditoría Externa
Las auditorías externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorías de segunda y tercera parte.
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- Auditorías de segunda parte: se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, tal como los clientes o por otras personas en su nombre
- Auditorías de tercera parte: se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que proporcionan la certificación / registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001
Cuando se auditan juntos dos o más sistemas de gestión, se denomina «auditoría combinada».
Cuando dos o más organizaciones auditoras cooperan para auditar a un único auditado, se denomina «auditoría conjunta».
Conceptos clave del Proceso de Auditoría
1. Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
2. Sistemático
Se realiza de acuerdo a un método preestablecido, que se documenta en un procedimiento.
3. Principio de independencia
La auditoría se desarrolla por personas que no tienen responsabilidad directa sobre el área examinada, para evitar sesgos. Un auditor no debe auditar el área en la que trabaja.
4. Documentado
Debe existir un procedimiento por escrito que describa el proceso de auditoría y además, debe quedar registro de los resultados de la auditoría y de las acciones que se derivan de ella.
5. Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Pueden obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo / prueba u otros medios.
6. Evaluación objetiva
La evaluación debe ser imparcial y basada en evidencias objetivas.
7. Criterios de auditoría
Es el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se comparará la evidencia de la auditoría.
Se encuentran expresados en el manual de calidad, procedimientos, norma adoptada, regulaciones y requisitos establecidos por la propia organización.
8. Evidencia de auditoría
Registros, declaraciones de hecho u otra información que sea relevante para el criterio de auditoría y verificable. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
9. Hallazgos de auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recolectada contra el criterio de auditoría. Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad.
Principios de Auditoría
La auditoría debe estar caracterizada por el apego a una serie de principios. Estos principios ayudan a hacer de la auditoría una herramienta efectiva y confiable que provee información en la cual la organización se puede basar para mejorar su desempeño.
Estos principios son:
1. Integridad
Es la base del profesionalismo. El auditor debería:
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- Hacer su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad
- Cumplir con cualquier requerimiento legal aplicable
- Demostrar su competencia mientras desempeña su trabajo
- Realizar su trabajo de forma imparcial, permanecer justo y sin sesgos
- Ser sensible a cualquier influencia en su juicio mientras se realiza la auditoría
2. Presentación ecuánime
Obligación de presentar con veracidad y exactitud los hallazgos de auditoría, las conclusiones de auditoría y los reportes de auditoría. Informar sobre obstáculos encontrados durante la auditoría y opiniones divergentes entre el equipo de auditoría y el auditor.
3. Cuidado profesional
La aplicación de diligencia y juicio de los auditores debe ejercitarse de acuerdo con la importancia de la tarea que se desempeña y la confianza puesta en ellos por el cliente y otras partes interesadas. Un factor importante es tener la habilidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de auditoría.
4. Confidencialidad
El auditor debe ser discreto en el uso y protección de la información adquirida. La información de la auditoría no debe ser usada de manera inapropiada para ganancia personal o del cliente que audita, o de una manera que afecte los intereses del auditado. Este punto incluye el manejo de información de información confidencial.
5. Independencia
Es la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de auditoría. El auditor debe ser independiente de la actividad que está siendo auditada y en todos los casos debe actuar de manera que esté libre de sesgos y conflictos de intereses. En el caso de las auditorías internas, el auditor debe ser independiente de los gerentes y de la función que está siendo auditada.
6. Enfoque basado en evidencia
La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible y debe usar adecuadamente el muestreo.
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