9 Tips que debes de saber para la Administración de Almacenes

Una buena Administración de Almacenes se construye desde principios esenciales que aplican tanto a operaciones avanzadas como a las que aún están en desarrollo.

Este artículo contiene brevemente fundamentos básicos sin importar si tu almacén esté preparado con la más alta tecnología o todavía tenga un camino largo por recorrer. A veces es poco alentador cuando todo mundo te habla de tecnologías como scanners, RFID, picking por voz, modula systems, etc… Pero en mi trayectoria me toca trabajar como Líder de Supply Chain y también como instructor y darte cuenta que este tipo de mejoras son buenas pero NO son la base de la buena Administración de un Almacén.

Tips para la administración de almacenes

Estos 9 tips aunque parecen básicos, algunos Líderes de Almacén o Gerentes de Logística siguen trabajando en mejorar.

1. El almacén somos un área de servicio

La lucha eterna con los de producción, customer service u otras áreas y el buscar culparlos por pedir tarde los materiales es una mentalidad muy pobre. Recordemos que somos un área de servicio, y como tal debemos buscar entender las necesidades de nuestros clientes internos, información que nuestros almacenistas deben conocer tales como: el “rate” de producción por día, ¿qué materiales son high runners?, ¿qué materiales no se ocupan y están de más en la línea?, ¿qué podría colocar en contenedores en vez de cajas?, ¿qué materiales tienen problemas de calidad? Y sobre todo una actitud de servicio, empatía, escucha activa entre otras.

2. Aire es espacio vital

Todos los que trabajamos en Almacén nos quejamos que “YA NO HAY ESPACIO”. Pero recuerden que optimizar espacios en el aire NO solo es “Cómprame racks”, también observemos el aire entre nuestros racks, el aire entre las cajas y el producto. Sacando producto actual en cajas con mucho aire y reempacando en contenedores o huacales de manera más comprimida es una buena solución a nuestros esfuerzos de reducción de espacio.

3. Los formatos de entrada y salida tienen muchas áreas de oportunidad

Es común encontrar inconsistencia en los formatos de salida, tales como firmas pero sin nombres, almacenes de la misma empresa y con diferentes formatos, firmas de autorización pero sin firma de vigilantes o viceversa. Recordemos que en algunas empresas los problemas de “Compliance” (Conflictos de Intereses y Business Conduct) y los grandes robos han sido en las áreas de Almacén, y reforzar los controles en algunos casos NO es opcional, ES UNA OBLIGACIÓN. Por tanto realizar auditorías, benchmarking y pruebas de confianza a nuestros empleados son una buena herramienta para detectar áreas de oportunidad.

4. Bitácora de lecciones aprendidas en los embarques

Es muy típico escuchar a los almacenistas tener problemas en el embarque tales como retrasos y fallas en la documentación y excusarse con “Es la primera vez que nos pasa”, “Me marcó un error bien raro la impresora”, etc. Por tanto, si les digo que hagan un Ishikawa, 5 porqués o un 8D los voy a abrumar con algo que se puede evitar con una simple bitácora de 4 columnas: 1. ¿Qué nos pasó? 2. ¿Cómo lo resolví? 3. ¿Quién me ayudó? (si aplica) 4. ¿Cuándo te pasó? Y después obviamente ajustar nuestros procedimientos para guardar todo ese conocimiento en un documento o manual oficial para después entrenar a todo el personal con ese nuevo cambio en el manual.

5. Tres consejos: los conteos cíclicos, los conteos cíclicos y los conteos cíclicos

Aunque parece obvio, existen muy malas prácticas, como que cada almacenista decide qué contar, o los realizan a nivel monto financiero, ajustan $1,000 USD negativos y los compensan con $1,000 positivos, entre otras malas prácticas. Los programas se hacen con ABC, de manera aleatoria y se actualizan conforme entran y salen nuevos números de parte, además de que el métrico de los cíclicos DEBE considerar la variación absoluta, a nivel número de parte y por locación. NO aplicar el “Aquí no estaba pero estaba en el otro rack”. Además deben hacerse religiosamente de manera diaria y mostrar los resultados con la alta gerencia.

6. Conozcan sus cuellos de botella en los inventarios anuales

Si vamos a realizar un inventario anual, es importante NO parar el flujo del conteo por gente contando en básculas, falta de montacarguistas o falta de auditores. Al igual que una línea de producción, es importante conocer qué equipo o qué proceso corre más lento y de tal manera colocar más recursos desde la planeación de nuestros inventarios anuales. Tan sencillo como rentar esos días básculas adicionales, montacargas y/o montacarguistas, y colocar más auditores en el conteo. ¿Parece simple y obvio? Pero créanme que cada inventario anual es una nueva experiencia y siempre se aprende algo nuevo a donde voy.

7. Las caminatas Gemba en el Almacén también existen

El Gemba no solo es en el piso de producción, también debe ocurrir en el almacén. Basado en que “Gemba” significa “lugar de trabajo”, entonces el almacén también es un lugar de trabajo donde ocurren las cosas. En las caminatas podemos encontrar áreas de oportunidad en 5S, issues de seguridad, pero sobre todo para que planeadores, compradores y en general otros miembros de logística conozcan físicamente los productos, dónde están almacenados, cómo están almacenados, problemas de recibo y sobre todo empezar a crear esas conexiones con nuestros compañeros de almacén.

8. No olviden el área de indirectos (MRO)

Existen materiales indirectos (MRO) que debido a que no están en el inventario, se compran a diestra y siniestra, y olvidamos que tenemos un gasto como “inventario” almacenado sin producir dinero. Por tanto, revisen sus niveles de inventarios de herramientas, cajas, bolsas, químicos, etc., tal vez en algún lugar del ERP o alguna bitácora electrónica. Y muy importante empezar a limpiar, desechar o inclusive buscar posibles negociaciones con proveedores para enviar de regreso productos de MRO o tal vez transferir/vender con nuestras intercompañías para así evitarles un gasto.

9. Busquen el reconocimiento y el entrenamiento en sus almacenistas

Todos queremos ser reconocidos y necesitamos entrenamiento. Existe talento en el almacén, gente que tiene ideas y ganas de hacer mejoras que después se convertirán en proyectos de ahorro. Por tanto, analicen a su personal de almacén, busquen talentos que puedan desarrollar y no escatimen en entrenamientos ya sea internos o externos, pero nuestros almacenistas pueden ayudarnos a mejorar otras áreas de logística. Estoy 100 % seguro que algunos de ustedes después de leer este breve artículo recordaron alguno que otro Gerente de Almacén o Logística olvidando algunos de estos puntos básicos. ¡No duden compartirlo con ellos!

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