7 reglas básicas para ejecutar una auditoría y que resulte exitosa

Durante el desarrollo de las auditorías internas nos hemos percatado que el éxito de la implementación y ejecución de estos ejercicios va a depender mucho de la competencia de quién hace las veces de responsable de la gestión del programa de auditoría y evidentemente de quién ejecuta, es decir de los auditores internos.

Debemos de considerar que existen una serie de guías ya conocidas como la norma ISO 19011 o la Guía del Auditor para IATF, en esas normas se establecen una serie de pasos o elementos que se debe de considerar por parte del equipo auditor. Este tipo de normas que sabemos que son voluntarias de alguna manera considera ciertas competencias y ciertos lineamientos, pero se confunde el desempeño del auditor con esa competencia necesaria de tal manera que, en este momento, les voy a compartir 7 reglas básicas para ejecutar una auditoría y que resulte exitosa.

Primer elemento debemos de asegurarnos de presentar reportes sin discrepancias o emisiones, este es un punto importante básico para el desarrollo de los reportes de auditoría ya que de este reporte se van a derivar acciones y decisiones evidentemente que van a dirigir el rumbo de la Organización de tal forma que se reporte de auditoría debe de ser completo libre de salvedades, además de evitar algún tipo de problema semántico en palabras y quizás de sinónimos que dependiendo del contexto de la organización y de su cultura parecieran ser que son palabras que todos entenderíamos.

Elemento 2, evitar discusiones infértiles recordemos que nos vamos a encontrar con una serie de competencias y liderazgos diferenciados, y nadie quiere obtener un resultado negativo positivo en la auditoria, de tal manera que tanto auditor como auditado deben de ser firmes en su disposiciones y conclusiones.

El auditor debe de ser firme pero negociador, entender que en ocasiones puede haber  algunas “zonas grises” en el conocimiento de los requisitos normativos, por lo tanto es importante que entendamos que sí se va a entablar una discusión, debe ser desde el punto de vista positivo y para llegar a una conformidad, que incluya ambas partes, no para demostrar quién sabe más o para saber quién tiene mayor poder dentro de la empresa, cualquiera que sea su posición dentro de la organización.

Tercer elemento, es muy importante evitar en todo momento entrar en conflicto de interés, este  punto es relevante para las organizaciones que están apegadas a códigos de ética o códigos de conducta de su personal y evidentemente ante una situación de este tipo y por la magnitud que reviste en relación al éxito de los planes y programas de auditoria de las organización, pudiéramos estar expuestos a tomar una salida falsa,  en la cual alguien tomé la decisión de tratar de influenciar el resultado obtenido.

Definitivamente este escenario se considera inadecuada e inaceptable, es importante que entendamos que tanto el auditor, el cuadro de auditores o responsables en planta van a estar expuestos a esta condición es de tal forma que una situación de este tipo en todo momento debemos detectarla y ser muy sensibles, ante esta condición y elevarlo a la Dirección correspondiente para tomar la mejor decisión en base a lo sucedido.

Elemento 4 comunicación clara y sin juicios por adelantado; parte de las actitudes y comportamientos que debe tener un auditor es hablar con hechos y datos, cualquier condición ajena o lejana a esta posición, va a impactar en el resultado de la auditoría, de tal manera que cuando se quiera transmitir un resultado o un informe de auditoría debemos de apegarnos a este elemento básico. Quién haga las veces de auditor responsable, tiene la autoridad de limitar o eliminar evidencia que no fuera reproducible, o que no sea objetiva, evidentemente el auditor debe de asegurar que se apeguen a procesos internos, para obtener el resultado esperado.

El responsable de auditoria, al momento de comunicar el resultado obtenido a las partes interesadas, (alta dirección o cliente) debería de reflejar solo el estado actual del proceso, y no conclusiones de índole personal.

Elemento número 5 es muy importante que se tome las medidas necesarias para nunca traicionar el vínculo de confidencialidad, recordemos que como auditores vamos a estar de alguna manera teniendo acceso a información que como miembro de equipo no tendríamos oportunidad de abordar, (información como proyectos nuevos, desarrollos tecnológicos , planes de inversión) por lo tanto,  toda la información que se genere debe de servir solamente para fines de auditoría o como evidencia para el desarrollo y la ejecución de la misma, la cual debe de evitarse su manejo o solicitud, a menos de que exista algún requisito en particular que así lo amerite. Cualquier uso indebido, para obtener un beneficio o perjudicar a terceras personas, debe de ser detectado inmediatamente y comunicado a responsables dentro de la organización.

Elemento 6, este punto es importante, ya que auditores y auditados, deberían, escuchar lo suficiente y hablar lo necesario, apegándose a protocolos del ejercicio de auditoría y al momento en que se lo solicite su apoyo, brindar la evidencia suficiente para poder sostener las conclusiones obtenidas. Es muy probable que se presenten miembros  de la organización, que van a limitar la interacción de los auditados con los miembros de equipo de auditores, y que quizás  esta situación, genere que los auditados, no ofrezcan información suficiente, que pueda utilizarse para obtener el resultado esperado, es decir que se vea perjudicado el ejercicio de auditoria, de tal manera que es importante que los auditores, sepan detectar esas  condiciones de mutismo o tácticas dilatoria, donde los auditados siguen “recomendaciones” de jefes directos, y brindan información escueta o limitada, al no obtener la información suficiente y completa, puede estar en riesgo confirmar el cumplimiento a estándares y requisitos, por parte de la organización.

Por último el número 7, no perder la objetividad y la independencia al emitir conclusiones recordemos que el resultado de la auditoria, va a determinar acciones y decisiones por parte de la Alta Dirección,  de tal manera que la información que se genere debe de ser reproducible y objetiva, además  agregar valor al ejercicio de auditoria. Recordemos, existe un cliente, que solicita al cuadro de auditores un servicio una auditoría, de tal manera que toda la información que se genere debe de estar libres de salvedades y de cualquier tipo de condición que los aleje de ese resultado que es entender el cumplimiento de nuestro sistema de gestión.

 

Conclusión:

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