7 reglas básicas para ejecutar una auditoría y que resulte exitosa

Importancia de la competencia en las auditorías internas

Durante el desarrollo de las auditorías internas nos hemos percatado que el éxito de la implementación y ejecución de estos ejercicios va a depender mucho de la competencia de quien hace las veces de responsable de la gestión del programa de auditoría y evidentemente de quien ejecuta, es decir, de los auditores internos.

Debemos de considerar que existen una serie de guías ya conocidas como la norma ISO 19011 o la Guía del Auditor para IATF; en esas normas se establecen una serie de pasos o elementos que se deben considerar por parte del equipo auditor. Este tipo de normas, que sabemos que son voluntarias, de alguna manera consideran ciertas competencias y ciertos lineamientos, pero se confunde el desempeño del auditor con esa competencia necesaria, de tal manera que, en este momento, les voy a compartir 7 reglas básicas para ejecutar una auditoría y que resulte exitosa.

Reglas clave para una auditoría interna exitosa

Regla #1

Debemos asegurarnos de presentar reportes sin discrepancias o omisiones; este es un punto importante y básico para el desarrollo de los reportes de auditoría, ya que de este reporte se van a derivar acciones y decisiones que evidentemente van a dirigir el rumbo de la organización, de tal forma que el reporte de auditoría debe ser completo, libre de salvedades, además de evitar algún tipo de problema semántico en palabras y quizás de sinónimos que, dependiendo del contexto de la organización y de su cultura, pareciera que son palabras que todos entenderíamos.

Regla #2

Evitar discusiones infértiles; recordemos que nos vamos a encontrar con una serie de competencias y liderazgos diferenciados, y nadie quiere obtener un resultado negativo o positivo en la auditoría, de tal manera que tanto auditor como auditado deben de ser firmes en sus disposiciones y conclusiones.

El auditor debe de ser firme pero negociador, entender que en ocasiones puede haber algunas “zonas grises” en el conocimiento de los requisitos normativos; por lo tanto, es importante que entendamos que, si se va a entablar una discusión, debe ser desde el punto de vista positivo y para llegar a una conformidad que incluya ambas partes, no para demostrar quién sabe más o quién tiene mayor poder dentro de la empresa, cualquiera que sea su posición dentro de la organización.

Regla #3

Es muy importante evitar en todo momento entrar en conflicto de interés; este punto es relevante para las organizaciones que están apegadas a códigos de ética o códigos de conducta de su personal y, evidentemente, ante una situación de este tipo y por la magnitud que reviste en relación con el éxito de los planes y programas de auditoría de la organización, pudiéramos estar expuestos a tomar una salida falsa, en la cual alguien tome la decisión de tratar de influenciar el resultado obtenido.

Definitivamente este escenario se considera inadecuado e inaceptable; es importante que entendamos que tanto el auditor, el cuadro de auditores o responsables en planta van a estar expuestos a esta condición, de tal forma que una situación de este tipo en todo momento debemos detectarla y ser muy sensibles ante esta condición y elevarlo a la Dirección correspondiente para tomar la mejor decisión en base a lo sucedido.

Regla #4

Comunicación clara y sin juicios por adelantado; parte de las actitudes y comportamientos que debe tener un auditor es hablar con hechos y datos. Cualquier condición ajena o lejana a esta posición va a impactar en el resultado de la auditoría, de tal manera que cuando se quiera transmitir un resultado o un informe de auditoría debemos de apegarnos a este elemento básico.

Quien haga las veces de auditor responsable tiene la autoridad de limitar o eliminar evidencia que no fuera reproducible o que no sea objetiva; evidentemente, el auditor debe asegurar que se apeguen a procesos internos para obtener el resultado esperado. El responsable de auditoría, al momento de comunicar el resultado obtenido a las partes interesadas (alta dirección o cliente), debería de reflejar solo el estado actual del proceso y no conclusiones de índole personal.

Regla #5

Es muy importante que se tomen las medidas necesarias para nunca traicionar el vínculo de confidencialidad; recordemos que como auditores vamos a estar, de alguna manera, teniendo acceso a información que como miembros del equipo no tendríamos oportunidad de abordar (información como proyectos nuevos, desarrollos tecnológicos, planes de inversión). Por lo tanto, toda la información que se genere debe servir solamente para fines de auditoría o como evidencia para el desarrollo y la ejecución de la misma.

Cualquier uso indebido para obtener un beneficio o perjudicar a terceras personas debe de ser detectado inmediatamente y comunicado a los responsables dentro de la organización.

Regla #6

Este punto es importante, ya que auditores y auditados deberían escuchar lo suficiente y hablar lo necesario, apegándose a los protocolos del ejercicio de auditoría y, al momento en que se les solicite su apoyo, brindar la evidencia suficiente para poder sostener las conclusiones obtenidas.

Es muy probable que se presenten miembros de la organización que limiten la interacción de los auditados con los miembros del equipo de auditores y que esta situación genere que los auditados no ofrezcan información suficiente, lo cual puede poner en riesgo confirmar el cumplimiento a estándares y requisitos por parte de la organización.

Regla #7

Por último, no perder la objetividad y la independencia al emitir conclusiones. Recordemos que el resultado de la auditoría va a determinar acciones y decisiones por parte de la Alta Dirección; de tal manera que la información que se genere debe de ser reproducible y objetiva, además de agregar valor al ejercicio de auditoría.

Toda la información que se genere debe de estar libre de salvedades y de cualquier tipo de condición que aleje al auditor del objetivo principal, que es entender el cumplimiento de nuestro sistema de gestión.

Conclusión

En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoría y entrenamientos para implementar una auditoría y lograr que resulte exitosa en tu empresa; mediante nuestros servicios de consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades y proporcionando soluciones prácticas y efectivas.

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