6 Elementos que debes considerar al hacer una lista de Verificacion de Auditoria
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Preguntas frecuentes
¿Que es una lista de verificacion en auditoria?
Una lista de verificacion en auditoria es un documento que contiene una serie de preguntas o puntos especificos que deben ser revisados y verificados durante una auditoria. Sirve como guia para asegurar que se cubran todos los aspectos relevantes y que la auditoria sea completa y sistematica.
¿Cual es la lista de verificacion del informe de auditoria?
No existe una «lista de verificacion unica» para todos los informes de auditoria.
El contenido especifico de una lista de verificacion para evaluar un informe de auditoria dependera de varios factores, como:
- Tipo de auditoria: Financiera, de sistemas, de cumplimiento, etc.
- Normas y estandares aplicables: NIIF, ISO, regulaciones especificas del sector.
- Objetivos de la auditoria: ¿Que se buscaba evaluar?
- Alcance de la auditoria: ¿Que areas se cubrieron?
Sin embargo, algunos elementos comunes que suelen incluirse en una lista de verificacion para evaluar un informe de auditoria son:
- Claridad y concision: ¿El informe es facil de entender?
- Alcance y objetivos: ¿Se cumple con lo planificado?
- Evidencia: ¿Se presenta la evidencia suficiente para respaldar las conclusiones?
- Conclusiones: ¿Son logicas y estan respaldadas por la evidencia?
- Recomendaciones: ¿Son claras, practicas y viables?
- Cumplimiento normativo: ¿Se cumplen las normas y estandares aplicables?
- Presentacion: ¿El informe esta bien estructurado y formateado?
¿Que es una lista de verificacion de auditoria de procesos?
Una lista de verificacion de auditoria de procesos es un documento que detalla los puntos especificos a revisar durante la evaluacion de un proceso en particular. Sirve como guia para asegurar que se examinen todos los aspectos relevantes del proceso, desde sus entradas y salidas hasta los controles internos y la conformidad con los estandares establecidos.
¿Que es una lista de verificacion ejemplo?
Una lista de verificacion es un documento que enumera una serie de elementos o tareas que deben ser revisados o completados. Es como una guia que te ayuda a asegurarte de que no te olvides de nada importante.
Ejemplo:
En una empresa, una lista de verificacion podria utilizarse para verificar que una nueva maquina se haya instalado correctamente. La lista podria incluir puntos como:
- Conexion electrica
- Conexion neumatica
- Instalacion de software
- Prueba de funcionamiento
- Capacitacion del personal
Una lista de verificacion de auditoria es un documento que detalla los puntos especificos que deben ser revisados durante una auditoria. Es como una guia que asegura que nada importante se omita.
Diseno Efectivo de Listas de Verificacion para Auditorias
Durante la planificacion de las auditorias internas en las organizaciones, es comun que se utilice en lista de verificacion para llevar a cabo los ejercicios en los diferentes procesos.
Estas listas de verificacion deberian de ser disenadas o contar con una serie de elementos para que realmente nos agregue valor al momento de hacer la auditoria, recordemos que una lista de verificacion o checklist de auditoria, no es un requisito normativo y tambien debemos de saber que la auditoria no es una entrevista o un “juicio”, debe de convertirse en un dialogo o una conversacion entre dos personas que buscan el cumplimiento de un requisito normativo, legal o regulatorio.
Por lo tanto, estan listas de auditoria deben de ayudarnos a agregar y generar valor al proceso de auditoria y que no sea como un elemento rigido y pensar que al utilizar las listas de verificacion van a generar el exito del ejercicio interno, de tal manera que vamos a hacer algunas recomendaciones o elementos de importancia al momento de desarrollar e implementar estas listas de verificacion.
Elementos Clave al Hacer una Lista de Verificacion
1. Complejidad del proceso
Debemos de considerar la complejidad del proceso que vamos a auditar, el cuadro de auditores debe de tener en cuenta cuando es un proceso o producto, es de nueva creacion o un proceso modificado y la interaccion que existe entre cada uno de sus propios elementos.
Recordemos que cuando ya ha habido procesos que han estado expuestos a ejercicios de auditoria se esperan resultados de cumplimiento, derivado de cierta madurez de ese sistema de gestion o de esa operacion de esta manera que el cuadro de auditores debe de entender cual es la condicion actual a partir de indicadores de proceso, cantidad de personas involucradas, uso de tecnologia de vanguardia, ademas de otras de las variables que participan en el proceso como interaccion con sitio de soporte y relacion con clientes y proveedores.
2. Madurez del sistema de gestion
El grado de madurez del sistema de gestion, es importante que el equipo de auditores se reuna y revise resultados de evaluaciones y auditorias previas, resultados de visita de cliente, indicadores de los proveedores o algun elemento que nos haga saber como el proceso ha estado en cumplimiento a traves del tiempo.
Cuando tenemos un sistema de gestion nuevo o de reciente implementacion, se deberia de revisar cual ha sido la interaccion de la Alta Direccion, y como el sistema de gestion ha impactado los objetivos de negocio, ya sea para mantener la linea de productos actual o la generacion de nuevos clientes y/o aumento en cuota de mercado. Incluyendo el aumento de la satisfaccion de clientes actuales y/o potenciales, por medio de indicadores “duros” y no solo sea una percepcion de los involucrados.
3. Nivel jerarquico
El cuadro de auditores debe de ser muy sensible a entender el nivel jerarquico del auditado, no para marcar diferencias entre Alta Direccion, Duenos de Proceso o personal operativo, y ofrecer un trato “especial” a posiciones organizacionales altas, mas bien para entender que estas posiciones en la empresa, tienen diferentes roles y responsabilidades y niveles de autoridad, y que deberian de brindar resultados diferenciados derivado de su interaccion con el sistema de gestion, de tal manera que dependiendo de esta posicion organizacional va a ser la exigencia de cumplimiento esperada.
De la Alta Direccion se espera que disponga de recursos necesarios, definicion de valores y vision a largo plazo, establezca politicas de negocios, decisiones y acciones sobre indicadores de desempeno, entre otras cosas. De los Duenos de proceso, que establezcan las condiciones operacionales y que respondan sobre el estado actual de los procesos (indicadores 2do nivel); de los miembros de equipo, personal operativo, tecnicos de diferentes departamentos, que den cumplimiento a las operaciones planificadas y definidas por los Duenos de los procesos y que contribuyan con el aporte de ideas de mejora y reduccion de variacion de los procesos.
4. Tiempo
El elemento relevante dentro del desarrollo y ejecucion de auditorias es el tiempo asignado por el responsable de la planificacion, sabemos que ese tiempo establecido puede depender de un resultado anterior o de un ejercicio previo de una auditoria realizada en un periodo pasado de tal manera que como parte de los analisis de riesgos el cuadro de auditores, deben de determinar el tiempo necesario y apegarse al tiempo establecido en la agenda de auditoria.
En caso fortuito de que no se satisfaga las pistas de auditoria y el auditor tenga que extender el tiempo solo podra hacerlo si el auditado esta de alguna manera de acuerdo, de esta forma puede pensarse en una mala planeacion del ejercicio de auditoria, aqui reviste la importancia de apegarnos a la definicion y e implementacion de acciones preventivas previas, derivada de Analisis de Riesgos, para evitar que esto impacte el resultado esperado.
5. Determinar objetivos
Debemos de determinar cuales son los objetivos principales del proceso recordemos que las normas de referencia nos hablan de objetivos de calidad a los niveles pertinentes, indicadores de eficiencia y eficacia de los procesos, aunque en algunas ocasiones la eficiencia no puede ser determinada o no puede ser un elemento que podriamos definir por la naturaleza del propio proceso.
Este elemento de cumplimiento los conocemos que como las salidas esperadas de cada proceso de tal manera que el cuadro de auditores debe de solicitar resultado de las auditorias previas, resultado de los indicadores del proceso de manufactura o del proceso administrativo para entender en base a esto como va a impactar al momento de hacer su lista de verificacion.
6. Cumplimiento de requisitos
Es importante que se compruebe el cumplimiento de los requisitos, es decir si tenemos requisitos del cliente, requisitos de corporativos, legales, reglamentarios o algun requisito aplicable de una parte interesada, debemos de incluirlo como parte de nuestra muestra en el ejercicios de auditoria, recordemos no estamos auditando solamente requisitos de un sistema de gestion, si no todos los requisitos aplicables a ese proceso y/o actividad, de tal forma que es importante que al momento de desarrollar nuestra lista de verificacion consideremos estos elementos que estan aqui declarados.
Conclusion
En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en consultoria y entrenamientos para implementar una Verificacion de Auditoria en tu empresa, mediante nuestros Servicios de Consultoria ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones practicas y efectivas.
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