6 Elementos que debes considerar al hacer una lista de Verificación de Auditoría

Durante la planificación de las auditorías internas en las organizaciones, es común que se utilice en lista de verificación para llevar a cabo los ejercicios en los diferentes procesos.

Estás listas de verificación deberían de ser diseñadas o contar con una serie de elementos para que realmente nos agregue valor al momento de hacer la auditoría, recordemos que una lista de verificación o checklist de auditoría, no es un requisito normativo y también debemos de saber que la auditoría no es una entrevista o un “juicio”, debe de convertirse en un diálogo o una conversación entre dos personas que buscan el cumplimiento de un requisito normativo, legal o regulatorio.

Por lo tanto, están listas de auditoría deben de ayudarnos a agregar y generar valor al proceso de auditoría y que no sea como un elemento rígido y pensar que al utilizar las listas de verificación van a generar el éxito del ejercicio interno, de tal manera que vamos a hacer algunas recomendaciones o elementos de importancia al momento de desarrollar e implementar estas listas de verificación.

#1

Debemos de considerar la complejidad del proceso que vamos a auditar, el cuadro de auditores debe de tener en cuenta cuando es un proceso o producto, es de nueva creación o un proceso modificado y la interacción que existe entre cada uno de sus propios elementos.

Recordemos que cuando ya ha habido procesos que han estado expuestos a ejercicios de auditoría se esperan resultados de cumplimiento, derivado de cierta madurez de ese sistema de gestión o de esa operación de esta manera que el cuadro de auditores debe de entender cuál es la condición actual a partir de indicadores de proceso, cantidad de personas involucradas, uso de tecnología de vanguardia, además de otras de las variables que participan en el proceso  como interacción con sitio de soporte y relación con clientes y proveedores.

#2

El grado de madurez del sistema de gestión, es importante que el equipo de auditores se reúna y revise resultados de evaluaciones y auditorías previas, resultados de visita de cliente, indicadores de los proveedores o algún elemento que nos haga saber cómo el proceso ha estado en cumplimiento a través del tiempo.

Cuando tenemos un sistema de gestión nuevo o de reciente implementación, se debería de revisar cual ha sido la interacción de la Alta Dirección, y como el sistema de gestión ha impactado los objetivos de negocio, ya sea para mantener la línea de productos actual o la generación de nuevos clientes y/o aumento en cuota de mercado. Incluyendo el aumento de la satisfacción de clientes actuales y/o potenciales, por medio de indicadores “duros” y no solo sea una percepción de los involucrados.

#3

El cuadro de auditores debe de ser muy sensible a entender el nivel jerárquico del auditado,  no para marcar diferencias entre Alta Dirección, Dueños de Proceso o personal operativo, y ofrecer un trato “especial” a posiciones organizacionales altas, más bien para entender que estas posiciones en la empresa, tienen diferentes roles y responsabilidades y niveles de autoridad, y que deberían de brindar resultados diferenciados derivado de su interacción con el sistema de gestión, de tal manera que dependiendo de esta posición organizacional va a ser la exigencia de cumplimiento esperada.

De la Alta Dirección se espera que disponga de recursos necesarios, definición de valores y visión a largo plazo, establezca políticas de negocios, decisiones y acciones sobre indicadores de desempeño, entre otras cosas. De los Dueños de proceso, que establezcan las condiciones operacionales y que respondan sobre el estado actual de los procesos (indicadores 2do nivel); de los miembros de equipo, personal operativo, técnicos de diferentes departamentos, que den cumplimiento a las operaciones planificadas y definidas por los Dueños de los procesos y que contribuyan con el aporte de ideas de mejora y reducción de variación de los procesos.

#4

El elemento relevante dentro del desarrollo y ejecución de auditorías es el tiempo asignado por el responsable de la planificación, sabemos que ese tiempo establecido puede depender de un resultado anterior o de un ejercicio previo de una auditoría realizada en un período pasado de tal manera que como parte de los análisis de riesgos el cuadro de auditores, deben de determinar el tiempo necesario y apegarse al tiempo establecido en la agenda de auditoria.

En caso fortuito de que no se satisfaga las pistas de auditoría y el auditor tenga que extender el tiempo sólo podrá hacerlo si el auditado está de alguna manera de acuerdo, de esta forma puede pensarse en una mala planeación del ejercicio de auditoría, aquí reviste la importancia de apegarnos a la definición y e implementación de acciones preventivas previas, derivada de Análisis de Riesgos, para evitar que esto impacte el resultado esperado.

#5

Debemos de determinar cuáles son los objetivos principales del proceso recordemos que las normas de referencia nos hablan de objetivos de calidad a los niveles pertinentes, indicadores de eficiencia y eficacia de los procesos, aunque en algunas ocasiones la eficiencia no puede ser determinada o no puede ser un elemento que podríamos definir por la naturaleza del propio proceso.

Este elemento de cumplimiento los conocemos que como las salidas esperadas de cada proceso de tal manera que el cuadro de auditores debe de solicitar resultado de las auditorías previas, resultado de los indicadores del proceso de manufactura o del proceso administrativo para entender en base a esto cómo va a impactar al momento de hacer su lista de verificación.

#6

Es importante que se compruebe el cumplimiento de los requisitos, es decir si tenemos requisitos del cliente, requisitos de corporativos, legales, reglamentarios o algún requisito aplicable de una parte interesada, debemos de incluirlo como parte de nuestra muestra en el ejercicios de auditoría, recordemos no estamos auditando solamente requisitos de un sistema de gestión, si no todos los requisitos aplicables a ese proceso y/o actividad, de tal forma que es importante que al momento de desarrollar nuestra lista de verificación consideremos estos elementos que están aquí declarados.

 

Conclusión:

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