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5 Porqués ¿Cómo aplicar correctamente esta metodología?

SPC Consulting Group | 5 Porqués técnica herramienta

5 Porqués ¿Cómo aplicar correctamente esta metodología?

¿Qué es 5 Porqués?

5 Porqués es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema.

Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas utilizando esta técnica. Esto podría ocasionar que el equipo falle en identificar las causes más probables del problema debido a que ellos no buscaron con la suficiente profundidad.

SPC Consulting Group | 5 Porqués técnica herramienta

La técnica 5 Porqués requiere que el equipo pregunte «¿Por qué?» aproximadamente cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle aproximadamente. Una vez que sea difícil para el equipo responder al último de los “Porqués”, la o las causas más probables habrán sido identificadas.

La técnica 5 Porqués es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

¿Cómo aplicar correctamente la metodología 5 Porqués?

Dentro del arsenal de herramientas de calidad existen algunas que pueden considerarse relativamente sencillas, pero cuando se utilizan de manera apropiada y fomentan la participación y el involucramiento de los equipos de trabajo, pueden lograr muy buenos resultados.

Un punto crítico en resolución de problemas es cuando después de describir un problema, tenemos que encontrar sus causas. Si no vamos a fondo, corremos el riesgo de generar soluciones que serán superficiales y mientras la causa exista ahí, el problema podría volver a ocurrir.

Por lo anterior, tenemos que hacer las preguntas correctas. Los 5 Porqués es una técnica de investigación en base a preguntas sucesivas, hasta encontrar las posibles causas principales de un problema.

Los 5 porqués en Toyota

La técnica 5 Porqués la utilizó por primera vez Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego formarían parte del Toyota Production System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.

Este método de 5 porqués es ampliamente utilizado en Toyota y en otras compañías a nivel mundial como parte de su filosofía de mejora continua y ayuda a resolver problemas de manera eficiente y efectiva. La educación y capacitación de los equipos de trabajo es muy importante, porque los problemas deben ser resueltos preferentemente en el nivel en el cual ocurren.

Muchos problemas están al alcance del equipo de trabajo del área, sin necesidad de la intervención de un nivel superior o de algún especialista. Sin embargo pueden ser involucrados cuando el equipo y el líder consideren que requieren su apoyo.

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Características de la aplicación de la técnica 5 Porqués:

  • Mantiene la investigación basada en hechos preguntando: ¿por qué ocurrió?
  • Genera muchas ideas enfocadas en el camino de la causa más probable
  • Si hay más de una causa raíz, se deberá desarrollar más de una acción correctiva
  • Es mejor usarla para incidentes simples con pocas causas
  • Se debe iniciar las preguntas con el hecho último que generó el incidente (acción o condición)

Como utilizar la metodología de 5 Porqués

Para utilizar esta técnica de 5 porqués, deberemos tener nuestro problema descrito correctamente, de manera clara y concisa.

5 Porqués metodología | SPC Consulting Group

Pasos para utilizar 5 Porqués

Paso 1: Reunir al equipo de participantes para trabajar los 5 porqués

Esta técnica 5 porqués se utiliza mejor en equipos pequeños (5 a 10 personas). EI facilitador deberá conocer la dinámica del equipo y las relaciones entre los miembros del equipo.

Es importante que todos los involucrados en el área o departamento donde ocurre el problema participen o al menos, estén representados. La idea es tener todos los puntos de vista, ideas y contribuciones por parte de todo el equipo ya que durante los 5 Porqués existe la posibilidad de que muchas preguntas de ¿Por qué…? puedan causar molestia entre algunos de los miembros del equipo.

Con los 5 porqués se puede utilizar una sesión de lluvia de ideas normalmente utilizando el modelo del Diagrama de Causa y Efecto, para que de una manera organizada y ordenada se vayan anotando las respuestas a la pregunta ¿Por qué ocurre el problema? Si por ejemplo, tenemos un problema de vibración en la máquina de la línea de soldadura, preguntaremos al equipo:

5 Porqués metodología | SPC Consulting Group

Paso 2 – 2ndo ¿por qué? en 5 porqués

Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué es así…?” o “¿Por qué está pasando esto…?”

Por ejemplo, ya obtenida la respuesta a la primera pregunta, el equipo determinó que la vibración se debía a que los baleros de rodamiento la estaban generando. tomaremos dicha respuesta como base para ahora preguntar por que pasa esta. Como mencionamos, seguirá preguntar “¿Por qué es así…?” o “¿Por qué está pasando esto…?”

5 Porqués metodología | SPC Consulting Group

De este modo obtenemos la respuesta al segundo por qué…y en este caso encontramos que se debe a que los baleros están presentando un desgaste prematuro.

Paso 3 – Preguntar los 5 porqués

Continuar preguntando «¿Por qué?» al menos cinco veces. Esto retará al equipo a buscar más a fondo del problema y no conformarse con causas ya «probadas y ciertas». Durante “los 5 Porqués”, existe la posibilidad de que muchas preguntas continuas se vean como un cuestionamiento que podría causar molestia entre algunos de los miembros del equipo. Es por esto que el líder debe crear un clima de imparcialidad y profesionalismo, evitando que las cosas se personalizen. Vamos a investigar que pasó, no quien tuvo la culpa.

 

Ejemplo de la aplicación de 5 porqués:

5 Porqués metodología | SPC Consulting Group

Paso 4 – Seguir preguntando más de 5 porqués

Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando «por qué» para poder obtener lea las causas principales y otras en las que no será posible llegar a cinco veces pues la causa raíz ya fue encontrada.

Paso 5 – Causa raíz con 5 porqués

Llevar a cabo las preguntas necesarias hasta que el equipo considere que ya se encontró la causa raíz. La técnica 5 Porqués requiere que el equipo pregunte «¿Por qué?» aproximadamente cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle aproximadamente. Una vez que sea difícil para el equipo responder al último de los “Porqués”, la o las causas más probables habrán sido identificadas. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar “¿Quién?”. Se debe recordar que el equipo está interesado en el proceso y no en las personas involucradas.

En este punto estaremos listos para identificar la causa o causas de raíz y por lo tanto ya podremos empezar a generar soluciones más a fondo.

En nuestro ejemplo aplicando 5 porqués, si nos hubiésemos quedado en el segundo por que, (que los baleros sufren desgaste prematuro) tal vez simplemente hubiéramos reemplazado los baleros, pero al fin de cuentas a estos tampoco se les iba a generar su mantenimiento y lubricación, ni esto se establecería como crítico en el sistema de mantenimiento preventivo. En otras palabras, nos iba a volver a pasar tarde o temprano. Ir a fondo es la clave para que la herramienta 5 porqués nos ayude a encontrar la verdadera causa de raíz y por tanto mejores soluciones.

Te recomendamos el siguiente video:

Beneficios de 5 Porqués

Los beneficios de 5 Porqués son:

    • Se puede identificar la raíz de un problema de una forma rápida y sencilla, a veces incluso en menos de 5 pasos
    • Se consigue un notable ahorro de tiempo a la hora de focalizar la atención sobre un problema o dificultad, consiguiendo llegar a su solución con un notable ahorro también de energía
    • Podemos acabar resolviendo otros problemas entroncados o relacionados con el que hemos comenzado

Limitaciones de 5 porqués

La técnica 5 porqués es implementada inicialmente en grandes empresas, que la utilizan desde hace décadas y que aseguran que les funciona. Pero existen muchas ocasiones en las que la técnica de los 5 porqués se queda corta, ofreciendo una respuesta demasiado simple, con un desglose informativo demasiado ambiguo, con lo que las conclusiones que se adoptan podrían no ser las causas raíz del problema.

Conclusión

La técnica de los 5 porqués es una interesante herramienta de gestión y análisis aplicable a cualquier área de su organización. Es importante que, a través de la investigación, vayamos eliminando causas que se alejen del planteamiento inicial; de este modo, también conseguiremos eliminar todos los efectos anexos a estas causas impropias.

De esta manera, con 5 porqués vamos a conseguir focalizar la atención sobre el verdadero problema y evitar andarnos por las ramas. De lo contrario acabaríamos perdidos entre una multitud de causas y efectos que nada aportarían al asunto para el que intentamos encontrar una respuesta adecuada.

En SPC Consulting Group contamos con amplia experiencia en la técnica 5 Porqués, consultoría y entrenamientos para implementar en tu empresa.

Mediante nuestros Servicios de Consultoría ayudamos a nuestros clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades, proporcionando soluciones prácticas y efectivas.

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Artículo por SPC Consulting Group en colaboración con el Ingeniero Gustavo Gutiérrez.

 

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