5 porque, ¿Cómo aplicar correctamente esta metodología?

Los Cinco Porqué es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría ocasionar que el equipo falle en identificar las causes más probables del problema debido a que ellos no buscaron con la suficiente profundidad. La técnica requiere que el equipo pregunte ‘Porqué” aproximadamente cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle aproximadamente.

Una vez que sea difícil para el equipo responder al “Porqué”, la o las causas más probables habrán sido identificadas.

La técnica de los 5 Porqué es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5 Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego culminarían en el Toyota Production System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.

¿Cómo se utiliza?

  1. Se puede utilizar una sesión de Lluvia de Ideas, normalmente utilizando el modelo del Diagrama de Causa y Efecto.
  2. Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué es así…?” o “¿Por qué está pasando esto…?”
  3. Continuar preguntando Porqué al menos cinco veces. Esto reta al equipo a buscar a fondo y no conformarse con causas ya “probadas y ciertas”.
  4. Habrá ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando Porqué para poder obtener lea las causas principales y otras en las que no será posible llegar a cinco veces pues la causa raíz ya fue encontrada.
  5. Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar “Quien”. Se debe recordar que el equipo está interesado en el proceso y no en las personas involucradas.

Esta técnica se utiliza mejor en equipos pequeños (5 a 10 personas). EI facilitador deberá conocer la dinámica del equipo y las relaciones entre los miembros del equipo. Durante “los Cinco Porqués”, existe la posibilidad de que muchas preguntas de Porqué, Porqué, etc. podrían causar molestia entre algunos de los miembros del equipo.

Características de la aplicación de la técnica 5 porqués:

  • Mantiene la investigación basada en los hechos preguntando: ¿por qué ocurrió?
  • Genera muchas ideas enfocadas en el camino de la causa más probable.
  • Si hay más de una causa raíz, se deberá desarrollar más de una acción correctiva
  • Es mejor usarla para incidentes simples con pocas causas.
  • Se debe iniciar las preguntas con el hecho último que generó el incidente (acción o condición).

Beneficios

Se puede identificar la raíz de un problema de una forma rápida y sencilla, a veces incluso en menos de 5 pasos. Con esta técnica se consigue un notable ahorro de tiempo a la hora de focalizar la atención sobre un problema o dificultad, consiguiendo llegar a su solución con un notable ahorro también de energía. Poner en marcha los 5 porqués, podemos acabar resolviendo otros problemas entroncados o relacionados con el que hemos comenzado.

Limitaciones

Es una técnica implementada inicialmente en grandes empresas, que la utilizan desde hace décadas y que aseguran que les funciona. Pero existen muchas ocasiones en las que la técnica de los 5 porqués se queda corta, ofreciendo una respuesta demasiado simple, con un desglose informativo demasiado ambiguo, con lo que las conclusiones que se adoptan podrían no ser las causas raíz del problema.

Conclusión:

En resumen, la técnica de los 5 porqués es una interesante herramienta de gestión y análisis aplicable a cualquier área de su organización. Es importante que, a través de la investigación, vayamos eliminando causas que se alejen del planteamiento inicial; de este modo, también conseguiremos eliminar todos los efectos anexos a estas causas impropias. De esta manera, vamos a conseguir focalizar la atención sobre el verdadero problema y evitar andarnos por las ramas. De otro modo acabaríamos perdidos entre una multitud de causas y efectos que nada aportarían al asunto para el que intentamos encontrar una respuesta adecuada.

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