Preguntas frecuentes
¿Que es una auditoria y en que consiste?
Una auditoria es un examen sistematico y objetivo de los procesos, sistemas o estados financieros de una organizacion. Consiste en evaluar la conformidad con normas y procedimientos establecidos, identificar areas de mejora, y garantizar la eficacia y eficiencia operativa, asi como la transparencia y la rendicion de cuentas.
¿Cual es el objetivo de las auditorias?
El objetivo de las auditorias es evaluar la conformidad de los procesos y sistemas de una organizacion con estandares y regulaciones, identificar areas de mejora, asegurar la precision de la informacion financiera y operacional, y garantizar la eficacia y eficiencia de las operaciones.
¿Como se realizan las auditorias?
Las auditorias se realizan en varias etapas:
- Planificacion: Se define el alcance, los objetivos y el cronograma de la auditoria. Se selecciona el equipo auditor y se revisa la documentacion relevante.
- Ejecutar la auditoria: Se llevan a cabo entrevistas, revisiones de documentos y observaciones directas en el lugar de trabajo para recopilar evidencia.
- Evaluacion: Se analiza la informacion recopilada para identificar cumplimientos y no cumplimientos respecto a normas y procedimientos.
- Informe: Se elabora un informe que detalla los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Seguimiento: Se realiza un seguimiento para verificar la implementacion de las acciones correctivas sugeridas.
¿Cuantos y cuales son los tipos de auditorias?
Existen varios tipos de auditorias, entre los mas comunes se encuentran:
- Auditoria Financiera: Evalua la exactitud y conformidad de los estados financieros con normas contables.
- Auditoria de Cumplimiento: Verifica el cumplimiento de leyes, regulaciones y politicas internas.
- Auditoria de Sistemas: Examina la infraestructura tecnologica y la gestion de la informacion.
- Auditoria de Gestion: Analiza la eficacia y eficiencia de los procesos operativos y administrativos.
- Auditoria Interna: Realizada por personal de la misma organizacion para mejorar el control y la gestion.
- Auditoria Externa: Realizada por auditores independientes para proporcionar una opinion objetiva sobre la situacion financiera.
Introduccion
Durante el desarrollo de las auditorias a los sistemas de gestion en las organizaciones, nos hemos topado con una serie de conclusiones o juicios, derivadas de las experiencias de los auditores y de los auditados.
Estas experiencias, las podemos resumir en 5 mitos y realidades en el desarrollo de las auditorias en los sistemas de gestion:
1. Mito: La experiencia profesional del auditor es clave de exito para el desarrollo de una auditoria
Realidad: Es evidente que esa experiencia recabada lo largo de los anos con la interaccion que el auditor tiene en diferentes industrias y conociendo diferentes procesos, hace una diferencia o marca el exito de un ejercicio de auditoria, pero tambien es importante recalcar que debe de complementarse esa experiencia con el conocimiento propio de los procesos que va a auditar, con las normas de referencia, requisitos corporativos, si los hubiera, y de los requisitos especificos de los clientes, que se esta buscando cumplimiento.
2. Mito: Todas las empresas son iguales (se auditan igual)
Realidad: Aunque esta condicion que se menciona pareciera ser reconocida o declarada por los auditores, lo cierto es que las empresas no son iguales, sino que tienen procesos en comun.
El auditor puede conocer los procesos de las organizaciones, ya sea de realizacion, de soporte, de negocios, y puede buscar una replica en otra organizacion donde se tengan controles parecidos.
Pudiese ser que los requisitos de los procesos pudieran ser los mismos en diferentes organizaciones que esten en una industria o en un sector particular, pero las especificaciones, ademas el contexto interno y externo, la cultura, los valores, los productos y servicios, el producto marcan una diferencia realmente sustentable.
Por lo tanto, el auditor debe estar atento a esas condiciones basicas en la organizacion, para poder ejercer el ejercicio de auditoria correspondiente
3. Mito: Un sistema de gestion corporativo aplica para cualquier planta o sitio de soporte
Realidad: En este elemento nos queda bien claro que ese corporativo se convierte en una parte interesada en el sistema de gestion y que va a establecer requisitos particulares hacia sus subsidiarias o a sus llamadas plantas hermanas. Pero tambien debemos de entender que esas oficinas corporativas y/o planta madre, tienen una serie de condiciones o especificaciones que van alineados a su propia organizacion de tal forma que podemos tomarlo como una referencia, como un inicio.
Las empresas que dependen de esos corporativos deben de desarrollar sus propios controles, su propio sistema de gestion, que sirva para ellos y que lleve a cumplir los requisitos corporativo, de manera productiva, sin que se llegue a tener un sistema “paralelo” o “doble”.
En caso de duplicar evidencia o procesos, la Alta Direccion debe estar atenta a esta condicion para abordarlo cuando sea requerido.
4. Mito: Puedo cambiar mi sistema de gestion cuando yo lo decida
Realidad: Es evidente que esta declaracion surte efecto derivado de acciones y decisiones de la Alta Direccion al revisar el estado del sistema de gestion.
Del sistema de gestion que se diseno, que se implemento y que se esta manteniendo, podemos cambiar alcance, sus objetivos, inclusive productos y servicios, en los cuales tenemos control y/o podemos influir en el.
Por lo tanto, si se generan cambios en las condiciones externas, algun cambio con proveeduria, requisitos de los clientes, pudieramos pensar que efectivamente ese sistema requiere alguna posible modificacion o adecuacion a las necesidades actuales.
Tambien en algunas ocasiones, podemos observar que documentos o procesos establecidos no cambian, que parecieran ser eternos sin modificacion alguna, puede existir esta posibilidad en la cual las empresas buscan esa permanencia de sus controles o de su informacion documentada y le apuesta a cambios minimos para evitar resultados adversos o con la idea de que te puede dar mi resultado inesperado al hacer cambios a la documentacion con la que se cuenta.
5. Mito: El exito de la auditoria depende fundamentalmente de la competencia del auditor
Realidad: Este elemento que, aunque tiene cierta razon o hace sentido, debe de complementarse con una serie de condiciones minimas o condiciones especificas, ya que esa competencia del auditor va a marcar una pauta en relacion con el estado actual del sistema.
Pero no lo es todo, porque el auditor quizas desempena esa funcion de forma puntual o momentanea, es decir solamente cuando sucede el ejercicio y posteriormente puede ya no existir esa relacion.
Evidentemente que la competencia del auditor es importante, pero debemos esforzarnos en crear un sistema de gestion que no depende del punto de vista de una persona, sino del esfuerzo colectivo de los duenos de los procesos y miembros de equipo, es decir, no solamente que el auditor sea competente sino tambien el resto del cuadro de trabajo en la organizacion.
Recordemos finalmente que la auditoria interna o externa, no es un fin, si no un medio para entender el estado actual de los procesos y retroalimentar a la Alta Direccion, clientes y a la organizacion, en la toma decisiones que marquen el rumbo de la empresa.
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5 Mitos y realidades de las auditorias
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