5 Mitos y realidades de las auditorías

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Durante el desarrollo de las auditorías a los sistemas de gestión en las organizaciones, nos hemos topado con una serie de conclusiones o juicios, derivadas de las experiencias de los auditores y de los auditados

 

 

Estas experiencias, las podemos resumir en 5 mitos y realidades en el desarrollo de las auditorías en los sistemas de gestión:

 

1. Mito: La experiencia profesional del auditor es clave de éxito para el desarrollo de una auditoría

 

Realidad: Es evidente que esa experiencia recabada lo largo de los años con la interacción que el auditor tiene en diferentes industrias y conociendo diferentes procesos, hace una diferencia o marca el éxito de un ejercicio de auditoría, pero también es importante recalcar que debe de complementarse esa experiencia con el conocimiento propio de los procesos que va a auditar, con las normas de referencia, requisitos corporativos, si los hubiera, y de los requisitos específicos de los clientes, que se está buscando cumplimiento.

 

 

2. Mito: Todas las empresas son iguales (se auditan igual)

 

Realidad: Aunque esta condición que se menciona pareciera ser reconocida o declarada por los auditores, lo cierto es que las empresas no son iguales, sino que tienen procesos en común.

El auditor puede conocer los procesos de las organizaciones, ya sea de realización, de soporte, de negocios, y puede buscar una réplica en otra organización donde se tengan controles parecidos.

Pudiese ser que los requisitos de los procesos pudieran ser los mismos en diferentes organizaciones que estén en una industria o en un sector particular, pero las especificaciones, además el contexto interno y externo, la cultura, los valores, los productos y servicios, el producto marcan una diferencia realmente sustentable.

Por lo tanto, el auditor debe estar atento a esas condiciones básicas en la organización, para poder ejercer el ejercicio de auditoría correspondiente

 

 

 3. Mito: Un sistema de gestión corporativo aplica para cualquier planta o sitio de soporte

 

Realidad: En este elemento nos queda bien claro que ese corporativo se convierte en una parte interesada en el sistema de gestión y que va a establecer requisitos particulares hacia sus subsidiarias o a sus llamadas plantas hermanas, pero también debemos de entender que esas oficinas corporativas y/o planta madre, tienen una serie de condiciones o especificaciones que van alineados a su propia organización de tal forma que podemos tomarlo como una referencia, como un inicio y las empresas que dependen de esos corporativos deben de desarrollar sus propios controles, su propio sistema de gestión, que sirva para ellos y que lleve a cumplir los requisitos corporativo, de manera productiva, sin que se llegue a tener un sistema “paralelo” o “doble”. En caso de duplicar evidencia o procesos, la Alta Dirección debe estar atenta a esta condición para abordarlo cuando sea requerido.

 

 

4. Mito: Puedo cambiar mi sistema de gestión cuando yo lo decida

 

Realidad: Es evidente que esta declaración surte efecto derivado de acciones y decisiones de la Alta Dirección al revisar el estado del sistema de gestión.

Del sistema de gestión que se diseñó, que se implementó y que se está manteniendo, podemos cambiar alcance, sus objetivos, inclusive productos y servicios, en los cuales tenemos control y/o podemos influir en él.

Por lo tanto, si se generan cambios en las condiciones externas, algún cambio con proveeduría, requisitos de los clientes, pudiéramos pensar que efectivamente ese sistema requiere alguna posible modificación o adecuación a las necesidades actuales.

También en algunas ocasiones, podemos observar que documentos o procesos establecidos no cambian, que parecieran ser eternos sin modificación alguna, puede existir esta posibilidad en la cual las empresas buscan esa permanencia de sus controles o de su información documentada y le apuesta a cambios mínimos para evitar resultados adversos o con la idea de que te puede dar mi resultado inesperado al hacer cambios a la documentación con la que se cuenta.

 

 

5. Mito: El éxito de la auditoría depende fundamentalmente de la competencia del auditor

 

Realidad: Este elemento que, aunque tiene cierta razón o hace sentido, debe de complementarse con una serie de condiciones mínimas o condiciones específicas, ya que esa competencia del auditor va a marcar una pauta en relación con el estado actual del sistema.

Pero no lo es todo, porque el auditor quizás desempeña esa función de forma puntual o momentánea, es decir solamente cuando sucede el ejercicio y posteriormente puede ya no existir esa relación.

Evidentemente que la competencia del auditor es importante, pero debemos esforzarnos en crear un sistema de gestión que no depende del punto de vista de una persona, sino del esfuerzo colectivo de los dueños de los procesos y miembros de equipo, es decir, no solamente que el auditor sea competente sino también el resto del cuadro de trabajo en la organización.

 

Recordemos finalmente que la auditoría interna o externa, no es un fin, si no un medio para entender el estado actual de los procesos y retroalimentar a la Alta Dirección, clientes y a la organización, en la toma decisiones que marquen el rumbo de la empresa.

 

 

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