Antes que todo, recordemos que debemos de tener una metodología en la organización para abordar la solución de problemas, cuando se presenten inconsistencias en los diferentes procesos vamos a revisar en este artículo 5 roles comunes al momento en que implementamos una herramienta como el 8Ds primer error, debemos de definir lo que es un problema que en pocas palabras es una desviación de un resultado esperado
La primer clave es, que nuestros procesos documentados debemos de determinar cuáles son las causales que motiva la generación o la emisión de un 8 disciplinas.
Es importante que en ese proceso documentado, declare como causales las que justifiquen el uso de esta metodología, tales como:
1) Problemas o quejas del cliente externo sin antecedentes de una situación similar.
2) Problemas o quejas del cliente externo con recurrencia es decir que ya habido un antecedente en algún tiempo de vida de nuestros productos nuestros servicios.
3) Problemas internos que vayan directo a incumplimiento de indicadores de satisfacción del cliente o indicadores de nuestros procesos.
4) Además también podemos utilizar esta metodología como parte de la resolución de problemas o de inconsistencias derivados en auditorías internas a nuestro sistema de gestión.
Segundo elemento clave, debemos de considerar que existen diferentes formas para solucionar un problema, primero que nada pudiéramos utilizar:
a) El sentido común, el cual tiene algunas ventajas y desventajas, no requiere de mucho análisis y en poco tiempo podemos llegar a una conclusión, dependiendo de la experiencia del líder de acciones.
b) Prueba y error, estaríamos haciendo algunos experimentos o ejercicios hasta llegar a una conclusión, la ventaja que se tiene sobre este proceder, es que nadie nos puede decir qué es lo que va a suceder porque ya lo estamos comprobando, pero debemos tener en mente que una gran desventaja es que quizá no tengamos suficiente tiempo como para poder estar experimentando con condiciones en las cuales quizá no podamos reproducir.
c) Por último tenemos el uso de una metodología en la cual puede ayudarnos precisamente establecer una serie de pasos a seguir normalmente y conocidos por la Industria del sector en el que nos en que trabajemos, la gran desventaja que tiene el uso de una metodología es que si no se cumplen los pasos establecidos o las recomendaciones podemos llegar a tener una serie de inconsistencias o debilidades en los resultados esperados además también o a depender mucho de la competencia del conocimiento que tiene el personal involucrado en el desarrollo de la herramienta.
Cómo tercer elemento clave, para la solución de los problemas, es que debemos entender que existen una serie de comportamientos esperados por los líderes, dueños de los problemas solucionadores, clientes y proveedores.
De tal manera que esos comportamientos o actitudes deben de ayudar al cumplimiento del desarrollo de la solución de los problemas, si estas condiciones particulares de las personas involucradas no se dan, de alguna manera va a perjudicar el resultado esperado de la solución del problema
Por lo tanto es importante que entendamos que el proceso o el departamento donde se detectó la inconsistencia, no es el único responsable o el único involucrado en la solución de estos problemas sino también existen ciertas condiciones que deben de ayudar a que se dé el resultado esperado, en relación a esta posible debilidad, sobre todo de los líderes o alta gerencia, la organización debe establecer los recursos necesarios e información necesaria de los clientes y proveedores, y que estos, participen de una manera activa en el desarrollo del ejercicio de solución de problemas.
Como cuarto elemento clave, es importante que abordemos una serie de herramientas ó metodologías en cada una de las disciplinas que se abordan en esta solución de problemas.
No solamente enfocarnos a diagrama de Ishikawa o 5 porqués, como parte de las herramientas utilizadas, si no que existen otras más que hemos de considerar, como por ejemplo:
1) Identificación del problema pudiéramos llegar a utilizar:
I) Un pareto
II) Un índice de capacidad
III) Una hoja de verificación
IV) Es no es
2) Contención podríamos podemos usar:
I) Estadística descriptiva
II) Gráfica de tendencias
III) Proceso de contención
3) Determinación de causa raíz:
I) Utilizar una matriz causa efecto
II) Lluvia de ideas
III) Diagrama de flujo
IV) Análisis del trabajo de las operaciones
V) 5 Porqués
4) Selección e implementación acciones correctivas:
I) Una matriz de decisión
II) Una gráfica de gantt
III) Gráfica de tendencias
IV) Índice de capacidad
5) Estableciendo controles de estandarización de nuestro proceso:
I) Plan de control herramientas
II) Gráficas de tendencias
III) Gráficas de control
Por último, les comparto inhibidores en la solución de problemas, nos vamos a topar con posibles zonas grises o contingencias en las cuales los problemas no son descritos de una manera correcta además los equipos de trabajo tienen premura para solucionar el problema es decir el tiempo es un factor clave.
También es importante que entendamos el conocimiento que se tiene de los procesos es importante para saber, qué es lo que está sucediendo y que herramienta se puede, implementar.
Otro inhibidor importante, es que la dirección o la gerencia, espera un resultado a la brevedad posible porque existe un cliente que ya requiere una solución a esta condición, impaciencia, evidentemente tiene que subsanarse con resultados firmes, además ya por último, que las acciones correctivas permanentes no son implementadas es decir se queda todo como una idea, o como una simple reflexión y no se ejecuta y se implementa en los procesos correspondientes.
Conclusión
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