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Criterios para la selección de proveedores

Escoger a los proveedores no debe ser un simple impulso, usando factores como proximidad o de lo contrario a través de superfluos rumores de algún colega o amigo; sino debe ser elegido a través de un proceso de análisis y planteamientos.

Así que ya identificados a los posibles proveedores a través de los medios previamente mencionados, se procede con la selección del proveedor. Lo más recomendable para realizar una selección adecuada es solicitar una cotización por lo menos a tres proveedores diferentes, en la cual puedan proporcionar información como:

  • Precio – costo del artículo, costo de transporte
  • Condiciones de pago – generalmente es a plazos y el tiempo dependerá de las políticas de cada empresa
  • Tiempo de entrega – tiempo que le tomará al proveedor realizar la entrega
  • Garantías – grado de responsabilidad del proveedor en caso de falla de su producto o servicio

Adicional a lo mencionado en la cotización se recomienda considerar la calidad de los insumos, productos o servicios que ofrece, así como la reputación, el prestigio y las buenas referencias que tiene.

Los criterios antes mencionados, pueden ser validados a través de:

  • Solicitándoles información: ya sea pidiéndosela directamente, por ejemplo, a sus vendedores, representantes, etc. (por ejemplo, podemos preguntarles sobre su experiencia, sus trabajos realizados, sus principales clientes, etc.). O pidiéndosela a través de correo electrónico o una carta (por ejemplo, podemos pedirle información sobre sus precios, las características de sus productos, facilidades de pago, pedirle que nos envíen catálogos, presupuestos, etc.).
  • Visitándolos: para obtener la información de los posibles proveedores podemos optar también por visitar sus empresas y observar, por ejemplo, el desempeño de su personal, su organización, su atención al cliente, su infraestructura, etc.
  • Buscando referencias: también podemos buscar referencias, por ejemplo, podemos averiguar quiénes son o han sido sus clientes, contactarlos y consultarles por sus impresiones, opiniones o la satisfacción que tienen con respecto al proveedor.
  • Visitando sus páginas web: una forma rápida y sencilla de obtener información del potencial proveedor es visitando su página web, en donde además de poder obtener la información que ellos incluyan en ella, podemos analizar su página para darnos una idea de la empresa, una página descuidada, es muy probable que signifique un negocio descuidado.
  • Realizando pruebas: otra forma de obtener información del potencial proveedor, es ponerlo a prueba, por ejemplo, solicitándole una muestra, haciéndole un pedido y evaluar si cumplen con los plazos, contratarlos para la producción de una pequeña cantidad de productos, etc.

Una vez que contamos con una lista de posibles proveedores y contamos con suficiente información de cada uno de ellos, pasamos al análisis o evaluación de éstos en base a los criterios establecidos.

Para ello podemos elaborar un cuadro comparativo, en donde señalemos lo que ofrece cada proveedor o la calificación o apreciación que le damos con respecto a cada criterio determinado.

Un ejemplo podemos ver en el siguiente cuadro:

Precio

Calidad

Pago

Entrega

Proveedor A

US$60

buena

al contado

a 5 días

Proveedor B

US$50

regular

a 60 días

a 15 días

Proveedor C

US$55

muy buena

a 30 días

a 7 días

Y luego, una vez elaborado nuestro cuadro comparativo, pasamos a evaluar las ventajas y desventajas de cada proveedor, teniendo en cuenta los criterios previamente definidos, donde la decisión será tomada en base a la importancia que la empresa le de a cada criterio.

Es recomendable que una vez seleccionado el proveedor se realice una evaluación preliminar basada en cuatro aspectos.

  • Capacidad técnica y de ingeniería – contempla el análisis de capacidad actual y futura en lo que a calidad y asistencia técnica se refiere. Calidad e ingeniería son quienes normalmente realizan este tipo de evaluaciones.
  • Capacidad productiva – consiste en la flexibilidad del proveedor a responder a los requerimientos de los clientes. Considerando instalaciones y disponibilidad de máquina, equipo y mano de obra.
  • Situación financiera –  asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el período de suministro mediante la evaluación de estados financieros auditados, incluyendo un balance, una declaración de ingresos y una declaración de flujos de efectivo.
  • Capacidad gerencial – es la fuerza y capacidad para manejar el negocio exitosamente.

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