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Cómo Redactar No Conformidades

Como resultado del proceso de auditorías internas se debe generar un Reporte de Auditoría que indique las No Conformidades encontradas. Un problema común es que estas No Conformidades no son claras ni entendibles para el auditado, lo cual no promueve la mejora continua pero sí es causa de dudas y discusiones.

Una No Conformidad es un no cumplimiento a un requisito, algo que está incorrecto en un producto, servicio o proceso; algo que debe ser abordado, revisado y corregido. Una No Conformidad debe ser solucionada para evitar errores recurrentes.

La correcta redacción de una No Conformidad consta de 3 partes:

1. Requisito / Criterio
El auditor deberá tener claro cuál es el requisito o criterio que no se está cumpliendo; éstos se encuentran en normas internacionales, procedimientos internos, leyes federales o locales, requerimientos específicos del cliente, políticas de trabajo, reglamentos, etc. Si el auditor no especifica cuál es el criterio que se está incumpliendo, no se puede levantar la No Conformidad, pues ésta no puede basarse en suposiciones, corazonadas o criterios personales.

2. Evidencia / Hallazgo
Es importante anotar lo más detallado posible qué fue lo que se encontró durante la auditoría, pues la evidencia es la base para que el dueño del proceso pueda implementar las acciones más adecuadas. La evidencia debe estar apegada a la verdad, basada en documentos, entrevistas o en la observación y además ser verificable. Si la evidencia no es sólida, no se puede redactar la No Conformidad. La evidencia no puede estar basada en la percepción, suposición ni ideas propias del auditor.

3. Redacción / Enunciado
La redacción de la No Conformidad debe ser clara, concisa, auto explicativa, y no prestarse a la ambigüedad. Es importante que el auditor busque la mejor forma de redactar la No Conformidad para que sea completamente entendida.

Aquí un ejemplo de una correcta redacción de No Conformidad:

Requisito
La instrucción de ingeniería 10/009 requiere que los páneles sean pintados dentro de una hora después de ser arenados.

Evidencia
Los registros examinados FO-45A de la pintura de los páneles 968/A y 971/C en el área de pintura 3, correspondientes al 1er turno del 18 de enero 2010, no fueron pintados hasta 4 horas después de haber sido arenadas; sin embargo, éstos páneles se muestran como aprobados.

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