Auditoria al Sistema de Gestion de Calidad
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Preguntas frecuentes
¿Que es una auditoria del Sistema de Gestion de Calidad?
Una auditoria del Sistema de Gestion de Calidad (SGC) es un proceso sistematico e independiente para evaluar si el SGC de una organizacion cumple los requisitos establecidos y si es eficaz para lograr sus objetivos de calidad.
¿Como hacer una auditoria al Sistema de Gestion de Calidad?
- Planificar: Definir objetivos, alcance, criterios y equipo auditor.
- Recopilar evidencias: Revisar documentos, entrevistar personal y observar procesos.
- Evaluar: Comparar evidencias con requisitos y normas.
- Informar: Elaborar un informe con hallazgos y recomendaciones.
- Implementar acciones correctivas: Corregir no conformidades detectadas.
- Realizar seguimiento: Verificar la eficacia de las acciones correctivas.
¿Que es una auditoria de sistemas de gestion?
Una auditoria de sistemas de gestion es un proceso sistematico e independiente para evaluar si el sistema de gestion de una organizacion cumple los requisitos establecidos y es eficaz para lograr sus objetivos.
¿Cuales son los 3 tipos de auditoria?
Los tres tipos de auditoria son:
- Auditoria Interna: Realizada por o en nombre de la propia organizacion.
- Auditoria de Segunda Parte: Llevada a cabo por clientes o partes interesadas.
- Auditoria de Tercera Parte: Ejecutada por entidades externas e independientes, como organismos de certificacion.
¿Que es una auditoria del Sistema de Gestion de Calidad?
Una auditoria del Sistema de Gestion de Calidad (SGC) es un proceso sistematico e independiente para evaluar si el SGC de una organizacion cumple los requisitos establecidos y si es eficaz para lograr sus objetivos de calidad.
El sistema de gestion de calidad se evalua de dos maneras:
• Revision por la Direccion
• Auditorias
Es conveniente referirse a la norma ISO 19011:2011 “Directrices para la auditoria de sistemas de gestion” aunque no es obligatoria ni requerida por el sistema de gestion de la calidad.
Es importante recordar que una auditoria es un proceso sistematico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.
Tipos de auditorias del Sistema de Gestion de Calidad
Auditoria Interna
Las auditorias internas son denominadas en algunos casos «auditorias de primera parte».
- Auditorias de primera parte: se realizan por, o en nombre de la propia organizacion para la revision por la direccion y otros fines internos y puede constituir la base para la declaracion de conformidad de una organizacion
En muchos casos, particularmente en organizaciones pequenas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
Auditoria Externa
Las auditorias externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias de segunda y tercera parte.
- Auditorias de segunda parte: se llevan a cabo por partes que tienen un interes en la organizacion, tal como los clientes o por otras personas en su nombre
- Auditorias de tercera parte: se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como las que proporcionan la certificacion / registro de conformidad con las Normas ISO 9001 o ISO 14001
Cuando se auditan juntos dos o mas sistemas de gestion, se denomina «auditoria combinada».
Cuando dos o mas organizaciones auditoras cooperan para auditar a un unico auditado, se denomina «auditoria conjunta».
Conceptos clave del Proceso de Auditoria
1. Proceso
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactuan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
2. Sistematico
Se realiza de acuerdo a un metodo preestablecido, que se documenta en un procedimiento.
3. Principio de independencia
La auditoria se desarrolla por personas que no tienen responsabilidad directa sobre el area examinada, para evitar sesgos. Un auditor no debe auditar el area en la que trabaja.
4. Documentado
Debe existir un procedimiento por escrito que describa el proceso de auditoria y ademas, debe quedar registro de los resultados de la auditoria y de las acciones que se derivan de ella.
5. Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Pueden obtenerse por medio de la observacion, medicion, ensayo / prueba u otros medios.
6. Evaluacion objetiva
La evaluacion debe ser imparcial y basada en evidencias objetivas.
7. Criterios de auditoria
Es el conjunto de politicas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se comparara la evidencia de la auditoria.
Se encuentran expresados en el manual de calidad, procedimientos, norma adoptada, regulaciones y requisitos establecidos por la propia organizacion.
8. Evidencia de auditoria
Registros, declaraciones de hecho u otra informacion que sea relevante para el criterio de auditoria y verificable. La evidencia de auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.
9. Hallazgos de auditoria
Resultados de la evaluacion de la evidencia de auditoria recolectada contra el criterio de auditoria. Los hallazgos de auditoria indican conformidad o no conformidad.
Principios de Auditoria
La auditoria debe estar caracterizada por el apego a una serie de principios. Estos principios ayudan a hacer de la auditoria una herramienta efectiva y confiable que provee informacion en la cual la organizacion se puede basar para mejorar su desempeno.
Estos principios son:
1. Integridad
Es la base del profesionalismo. El auditor deberia:
- Hacer su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad
- Cumplir con cualquier requerimiento legal aplicable
- Demostrar su competencia mientras desempena su trabajo
- Realizar su trabajo de forma imparcial, permanecer justo y sin sesgos
- Ser sensible a cualquier influencia en su juicio mientras se realiza la auditoria
2. Presentacion ecuanime
Obligacion de presentar con veracidad y exactitud los hallazgos de auditoria, las conclusiones de auditoria y los reportes de auditoria. Informar sobre obstaculos encontrados durante la auditoria y opiniones divergentes entre el equipo de auditoria y el auditor.
3. Cuidado profesional
La aplicacion de diligencia y juicio de los auditores debe ejercitarse de acuerdo con la importancia de la tarea que se desempena y la confianza puesta en ellos por el cliente y otras partes interesadas. Un factor importante es tener la habilidad de hacer juicios razonados en todas las situaciones de auditoria.
4. Confidencialidad
El auditor debe ser discreto en el uso y proteccion de la informacion adquirida. La informacion de la auditoria no debe ser usada de manera inapropiada para ganancia personal o del cliente que audita, o de una manera que afecte los intereses del auditado. Este punto incluye el manejo de informacion de informacion confidencial.
5. Independencia
Es la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de auditoria. El auditor debe ser independiente de la actividad que esta siendo auditada y en todos los casos debe actuar de manera que este libre de sesgos y conflictos de intereses. En el caso de las auditorias internas, el auditor debe ser independiente de los gerentes y de la funcion que esta siendo auditada.
6. Enfoque basado en evidencia
La evidencia de la auditoria es verificable. Esta basada en muestras de la informacion disponible y debe usar adecuadamente el muestreo.
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